Alertes et évènements

Les alertes et les évènements automatisent vos rappels et vos suivis : Nicoka envoie un email ou une notification, ou lance une action, sans que vous ayez à y penser. Ils se paramètrent dans l'administration et demandent les droits de paramétrage.

Alerte ou évènement ?

• Une alerte se déclenche par rapport à une date enregistrée dans Nicoka : avant, le jour même ou après cette date. Exemple : prévenir le responsable 15 jours avant la fin d'un CDD.
• Un évènement se déclenche quand une donnée change : à la création, à la modification ou à la suppression d'une fiche ou de certains champs. Exemple : prévenir la responsable RH quand un collaborateur modifie son adresse.

Chaque alerte ou évènement est rattaché à une entité de Nicoka (Collaborateur, Candidat, Job, Facture…) et envoie son action à des cibles (le responsable hiérarchique, le collaborateur, des personnes choisies…).

Quelques exemples d'alertes : fin de CDD, fin de période d'essai, expiration d'un titre de séjour, visite médicale ou habilitation à renouveler, bilan d'intégration, anniversaire d'un collaborateur, facture échue. Quelques exemples d'évènements : être prévenu du changement de statut d'un job ou d'un client, ou de la modification des données personnelles d'un collaborateur.

Les modèles fournis par Nicoka

Nicoka fournit des alertes et des évènements prêts à l'emploi : leur libellé commence par [Modèle] (par exemple [Modèle] - Alerte Fin de CDD ou [Modèle] - Joyeux Anniversaire). Vous pouvez les activer tels quels (case Actif), ou les copier avec l'icône de la colonne Copier pour les adapter à vos besoins.

Configurer une alerte

1. Dans le menu latéral, ouvrez Paramétrage > Administration, puis la rubrique Inter Application > Alertes.
2. Cliquez sur Créer une nouvelle alerte en bas de la liste, ou sur l'icône de la colonne MàJ d'une alerte existante.

3. Renseignez la fenêtre :
   • Entité : l'entité qui porte la date de référence, par exemple Collaborateur - Contrat pour une fin de contrat.
   • Libellé : un nom clair pour tous.
   • Actif : cochez la case pour que l'alerte fonctionne.
   • Déclencher l'événement : le délai (nombre, puis Jours, Mois ou An), le sens (Avant, Après ou Avant l'anniversaire de) et la date de référence. La liste propose les dates de l'entité choisie. Avec un délai de 0, l'alerte part le jour même.
   • Règles : les conditions que la fiche doit remplir, comme un filtre. Ajoutez au moins une règle qui exige que la date de référence soit non vide. Cliquez sur Ajouter une règle pour combiner plusieurs conditions (Si, Et si, Ou, Sinon).
   • Actions : ce qui se passe, par exemple l'envoi d'un Template d'email, une notification (Modèle de Notification) ou un Evènement comme le changement de statut. Cliquez sur Ajouter une ligne pour enchaîner plusieurs actions.
   • Cibles : cliquez sur le crayon pour choisir les destinataires.
4. Cliquez sur le bouton en bas de la fenêtre pour enregistrer (Mettre à jour pour une alerte existante).

Dans l'exemple ci-dessus, le responsable hiérarchique reçoit un email 15 jours avant la date de fin de chaque contrat qui en a une.

Configurer un évènement

1. Dans Paramétrage > Administration, ouvrez Inter Application > Evènements.
2. Cliquez sur Créer un nouvel evènement, ou sur l'icône de la colonne MàJ d'un évènement existant.

3. Renseignez la fenêtre :
   • Entité et Libellé.
   • Type de changement : A la création, A la modification, A la suppression, A chaque fois, ou seulement quand certains champs sont modifiés.
   • Champs : les champs surveillés, quand le type de changement porte sur des champs précis.
   • Priorité : l'ordre d'exécution quand plusieurs évènements portent sur la même entité.
   • Règles : les conditions à remplir, comme pour une alerte.
   • Moment : Immédiatement, ou Dans un délai (minutes, heures, jours…).
   • Actions : un email, une notification, une demande de validation, un changement de statut…
   • Actif et Cibles.
4. Cliquez sur le bouton en bas de la fenêtre pour enregistrer (Mettre à jour pour un évènement existant).

Dans cet exemple, quand un collaborateur modifie son adresse, son code postal, sa ville ou son IBAN, la responsable RH reçoit une demande de validation 15 minutes plus tard.

Personnaliser les emails et les notifications envoyés

Les emails envoyés par une alerte ou un évènement sont des templates d'email, et les notifications des modèles de notification. Ils se gèrent dans Paramétrage > Administration, rubrique Emails et Notifications, sous Templates d'email et Modèle de Notification.

• Partez d'un template existant (par exemple [Modèle] - Alerte standard) et copiez-le pour créer le vôtre.
• Choisissez la bonne entité : le template doit porter sur l'entité de l'alerte ou de l'évènement (par exemple Collaborateur) ou sur l'entité Alerte, sinon il n'est pas proposé dans la liste des actions.
• Conservez les étiquettes de données (en couleur) : elles affichent les informations de la fiche concernée.

Pour le détail de l'éditeur, voir Gérer les templates Email.

Tester votre paramétrage

• Pour un évènement : faites le changement prévu sur une fiche de test (par exemple modifiez une adresse) et vérifiez que l'email ou la notification arrive bien au destinataire, après le délai choisi dans Moment.
• Pour une alerte : vérifiez qu'au moins une fiche remplit les règles et a une date de référence qui correspond au délai. Notre équipe support peut vous aider à vérifier une alerte avant de l'activer.