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L'Appli Mobile Nicoka

L'application mobile Nicoka vous donne accès à l'essentiel de votre espace Nicoka depuis votre téléphone, pour le SIRH, l'ATS et le CRM. Elle est gratuite : il suffit d'avoir un compte Nicoka. Vous n'avez pas encore de compte ? Contactez-nous.

Ses fonctions :

  • notifications ;
  • recherche globale ;
  • congés et absences ;
  • notes de frais ;
  • documents ;
  • validations ;
  • contacts et candidats ;
  • HSE ;
  • identification des appels (bêta).

Les menus affichés dépendent des modules de votre espace et de vos droits.

Menu de l'application mobile Nicoka : Mes congés, Mes frais, Documents, A valider, Contacts, Candidats, HSE

1. Installer l'application

L'application mobile Nicoka est disponible sur Google Play et sur l'App Store : recherchez « Nicoka » dans le magasin d'applications de votre téléphone, ou scannez le QR code correspondant.

QR codes pour télécharger l'application depuis Google Play et depuis l'App Store

2. Se connecter

  1. À la première ouverture, saisissez votre instance Nicoka, puis appuyez sur Suivant. Votre instance est le début de l'adresse de votre espace : si vous vous connectez sur https://moninstance.nicoka.com, votre instance est moninstance.
Écran Bienvenue sur Nicoka : saisie de l'instance
  1. L'écran de connexion est le même que celui de votre espace Nicoka : connectez-vous avec votre email et votre mot de passe, ou avec Office 365 ou Google si votre entreprise l'utilise.
Écran de connexion de l'application : email, mot de passe et connexion avec Office 365

3. Paramètres

Le menu Paramètres indique avec quel compte et sur quelle instance vous êtes connecté. Vous pouvez y activer ou désactiver les Notifications et l'Identification des appels, ouvrir l'Aide en ligne, envoyer un Feedback en cas de problème et vous déconnecter (Déconnexion).

4. Notifications

Le menu Notifications affiche les mêmes notifications que la cloche de votre espace Nicoka. Tout supprimer vide la liste.

5. Recherche globale

Le menu Recherche cherche dans tous les éléments de Nicoka (collaborateurs, candidats, contacts, jobs, tickets…), comme la recherche de votre espace Nicoka.

Recherche « jean » : résultats regroupés par Collaborateurs et Candidats

6. Congés et absences

Dans Mes congés, consultez votre solde et vos demandes, et posez un congé : choisissez les dates, la journée ou la demi-journée, le type de congé, puis envoyez la demande.

Écrans Mes congés et Poser un congé de l'application

Si vous validez les demandes de votre équipe, retrouvez-les dans le menu A valider (voir plus bas).

7. Notes de frais

Créer une dépense

  1. Dans Mes frais, ouvrez l'onglet Dépenses et appuyez sur +.
  2. Ajoutez le justificatif, par exemple en le prenant en photo. Nicoka analyse le justificatif et remplit automatiquement le montant et la date de la dépense.
  3. Complétez si besoin le type de dépense et le projet, puis enregistrez.

Créer et envoyer une note de frais

  1. Ouvrez l'onglet Note de frais et appuyez sur +.
  2. Choisissez le projet : la liste des dépenses correspondantes s'affiche. Enregistrez la note de frais.
  3. Envoyez la note de frais pour validation.
Création d'une note de frais dans l'application, en trois écrans numérotés

La vidéo suivante montre la création d'une note de frais avec la lecture automatique du justificatif :

L'onglet Note de frais liste vos notes de frais, qu'elles soient en cours, validées ou refusées.

Onglet Note de frais : liste des notes de frais avec leur montant

8. Documents

Le menu Documents donne accès aux documents de votre espace : documents de l'entreprise, contrats, fiches de paie… Selon vos droits, vous pouvez ajouter un document avec le bouton +.

9. Validations

Le menu A valider regroupe tout ce qui attend votre validation, par exemple les congés et les notes de frais de votre équipe. Ouvrez une demande, ajoutez un commentaire si besoin, puis appuyez sur Accepter ou Refuser.

Écran A valider et détail d'une demande de RTT avec les boutons Refuser et Accepter

10. Contacts

Le menu Contacts affiche la liste de vos contacts. Sur la fiche d'un contact :

  • l'onglet Historique présente ses dernières activités, l'onglet Profil ses coordonnées ;
  • la barre du haut permet de l'appeler, de lui envoyer un message (SMS, WhatsApp…) et, avec le menu ⋮, d'enregistrer le contact dans votre téléphone, d'ouvrir sa fiche dans votre espace Nicoka ou de le rechercher sur LinkedIn ;
  • le bouton + ajoute un commentaire sur le contact.
Écran Ecrivez vos commentaires : type d'activité Note et zone de texte

11. Candidats

Le menu Candidats affiche la liste de vos candidats. L'onglet A valider contient les profils qui vous ont été soumis pour validation. Sur la fiche d'un candidat :

  • l'onglet Historique présente ses dernières activités, l'onglet Profil ses coordonnées, ses expériences et ses formations, et l'onglet Jobs les jobs dans lesquels il se trouve ;
  • la barre du haut propose les mêmes actions que pour un contact : appeler, envoyer un message, menu ⋮ ;
  • le bouton + ajoute un commentaire sur le candidat.

Changer l'étape d'un candidat dans un job : dans l'onglet Jobs, appuyez sur le job, puis choisissez la nouvelle étape.

Consulter et donner un avis : appuyez sur la zone des avis, sous le nom du candidat, pour voir les avis déjà donnés. Pour en ajouter un :

  1. appuyez sur le bouton en bas de l'écran ;
  2. choisissez le type d'avis : Génial, Positif ou Négatif ;
  3. écrivez votre commentaire, puis appuyez sur Envoyer.
Écrans Avis : aucun avis, puis choix du type d'avis Génial, Positif ou Négatif
Saisie d'un avis positif avec le bouton Envoyer, puis récapitulatif des avis du candidat

12. HSE

Le menu HSE reprend l'essentiel du module HSE :

  • la page principale présente le fil d'actualités ; le bouton + publie un message, avec une photo si besoin ;
  • le bouton de recherche cherche dans la base HSE, et le bouton liste ouvre la liste des domaines ;
  • un domaine présente ses documents et ses référents, avec leurs coordonnées et leurs compétences.

13. Identification des appels (bêta)

Quand un contact ou un candidat de votre base Nicoka vous appelle, l'application affiche son nom. Pour l'activer, cochez Identification des appels dans les Paramètres de l'application, puis accordez les autorisations ci-dessous.

Sur Android

  1. Dans les paramètres du téléphone, ouvrez Applications > Nicoka : vérifiez que les Notifications sont autorisées.
Informations sur l'application Nicoka dans Android : notifications autorisées
  1. Dans Autorisations, autorisez au minimum Contacts, Notifications et Téléphone.
Autorisations des applications Android : Contacts, Notifications et Téléphone autorisés pour Nicoka
  1. Définissez Nicoka comme application par défaut pour Appli numéro de l'appelant et spam. Quand vous cochez Identification des appels dans l'application, Android vous le propose directement : choisissez Nicoka, puis Définir par défaut. Sinon, ouvrez les paramètres du téléphone, Applications > Choix des applications par défaut > Appli numéro de l'appelant et spam, et choisissez Nicoka.
Android : Choix des applications par défaut, Appli numéro de l'appelant et spam, Nicoka sélectionné

Sur iPhone

  1. Dans les réglages de l'iPhone, ouvrez Apps > Nicoka > Notifications, activez Autoriser les notifications et cochez les trois types d'alertes (écran verrouillé, centre de notifications, bannières).
Réglages de l'iPhone : notifications de Nicoka autorisées avec les trois types d'alertes
  1. Ouvrez Apps > Apps par défaut > Filtrage des appels et activez Nicoka.
Réglages de l'iPhone : Apps par défaut, Filtrage des appels, Nicoka activé

Lors d'un appel, une notification indique le nom de la personne et s'il s'agit d'un contact ou d'un candidat de votre base Nicoka.

Ces informations vous ont-elles été utiles ?

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