Suivi des factures et encaissements

Objectifs : 

- Intégrer la bonne méthode pour suivre les factures
- Enregistrer un encaissement

1. Suivi des factures 

Une fois vos factures envoyées, il va être nécessaire de suivre les paiements et effectuer des relances si nécessaire. 
La gestion des encaissements est le processus de rapprochement des paiements entrants des clients avec leurs factures ouvertes respectives et appliqués à leurs comptes. 

2. Enregistrer un Paiement 

Depuis la vue Ventes > Factures, allez sur la facture concernée, et ouvrir le menu déroulant du bouton actions. Puis sélectionnez "Ajouter un paiement". 

La fenêtre "Ajouter un Paiement" vous permet d'enregistrer le règlement de la facture. Par défaut, Nicoka complète les champs : 
- Date =  date du jour 
- Montant = intégralité du montant TTC de la facture. 

Si le client a réglé l'intégralité de la facture, alors Nicoka va modifier le statut de la facture en statut "Payé". 

Si le client a réglé la facture en partie, alors Nicoka va modifier le statut en "Paiement Partiel". La somme restante est conservée comme dûe. 

3. Gestion des relances

L'automatisation de la relance n'est pas la norme dans Nicoka. Nous préconisons une gestion manuelle des relances dans un premier temps.

3.1 Identifier les factures non payées

Dans le tableau de bord Nicoka, un widget dédié permet de visualiser les factures en retard de paiement (au delà de la date d'échéance) 

Vous pouvez aussi visualiser l'ensemble des factures non réglées depuis le tableau des factures dans Ventes > Factures et sélectionnez la variante d'affichage qui s'intitule "Non réglées". 
La date d'échéance apparaît en rouge et en gras pour les factures dont le délai de paiement est dépassé. 

3.2 Envoyer une relance client

A partir de cet état, vous pouvez sélectionnez les factures pour lesquelles vous souhaitez effectuer une relance puis cliquez sur le bouton d'action "Envoyer un message". 

Choisissez le modèle de mail adapté à votre relance et renseigner le nouveau statut à attribuer à ces factures. Il est possible de définir différents templates d’e-mails de relance pour ces envois.

3.3 Nombre de relances effectuées

Afin de correctement comptabiliser les relances effectuées, il faut donner à Nicoka l'information suiivante : Titre du Modèle de mail Relance = Action de relance. Pour cela, allez dans Gestions des Ventes > Points de paramétrage > Courriels de relance. 

Chaque action de relance effectuée par e-mail permet d'alimenter les colonnes "Nb de relances" et " Dernière relance le" . 

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