Bridge et comptes bancaires : import des relevés et rapprochement

Le module Comptabilité regroupe vos comptes bancaires dans l'écran Banques. Vous y retrouvez les opérations de chaque compte et vous les rapprochez de vos paiements. Les opérations arrivent dans Nicoka de deux façons : vous importez vous-même un relevé téléchargé depuis votre banque en ligne, ou vous connectez vos comptes avec Bridge, une solution d'agrégation bancaire qui récupère les opérations pour vous. Cet article décrit les deux méthodes, puis le rapprochement.

Avant de commencer

• Le module Comptabilité doit être actif.
• Vous devez disposer d'un accès administrateur.
• Pour Bridge, munissez-vous des identifiants de connexion à votre banque en ligne.

Ajouter un compte bancaire manuellement

1. Dans le menu latéral, cliquez sur Comptabilité, puis sur Banques.
2. Si aucun compte n'existe encore, cliquez sur le bouton Ajouter un compte au centre de l'écran. Sinon, cliquez sur Actions, en haut à droite, puis sur Ajouter un Compte.

3. Si le service Bridge est actif, Nicoka vous demande de choisir votre méthode d'ajout de compte : cliquez sur Manuellement, puis sur Continuer. Sans Bridge, cette étape n'apparaît pas.
4. Choisissez Ajouter un compte pour une nouvelle banque pour créer à la fois la banque et le compte, ou Ajouter un compte dans une banque existante si la banque existe déjà dans Nicoka.

5. Renseignez le Nom de la banque (ou choisissez-la dans la liste pour une banque existante) et, pour une nouvelle banque, qui peut la voir dans Visible par.
6. Saisissez le Nom du compte, sa Balance (Initial) et, si besoin, une Référence, le Code BIC/Swift et l'IBAN.
7. Cliquez sur Ajouter. Pour un compte dans une banque existante, le bouton s'appelle Modifier.

Renseignez l'IBAN dès la création : il permet de vérifier les relevés que vous importez et il est indispensable pour connecter le compte à Bridge plus tard.

Chaque compte s'affiche ensuite sous forme de carte, avec son solde et la date de ce solde. Sous les cartes, la liste Transactions présente les opérations des comptes.

Importer un relevé bancaire

Téléchargez d'abord votre relevé depuis votre banque en ligne, au format .ofx ou .iif.

1. Sur la carte du compte, cliquez sur les trois points …, puis sur Importer des Relevés.

2. Choisissez le Compte, puis cliquez sur le trombone pour joindre votre fichier.
3. Laissez la case Prévisualiser cochée et cliquez sur Importer : Nicoka affiche les opérations du fichier sans les enregistrer.
4. Si l'aperçu est correct, décochez Prévisualiser et cliquez de nouveau sur Importer pour enregistrer les opérations.

Pour un fichier .ofx, le numéro de compte du relevé doit figurer dans l'IBAN ou dans la référence du compte choisi ; sinon, l'import est refusé. Les opérations déjà importées sont repérées et ne sont pas enregistrées une seconde fois : vous pouvez importer des relevés qui se chevauchent.

Connecter vos comptes avec Bridge

Avec Bridge, vous n'avez plus à importer vos relevés : Nicoka récupère les comptes et leurs opérations directement auprès de votre banque, avec votre autorisation.

1. Activer le service Bridge

1. Dans le menu latéral, ouvrez Paramétrage > Administration, puis, dans la rubrique Inter Application, cliquez sur Services.
2. Sur la ligne Bridge, cliquez dans la colonne Actif pour activer le service.

2. Connecter une banque

1. Dans Comptabilité > Banques, cliquez sur Actions, puis sur Ajouter un Compte.
2. Choisissez Bridge, lisez la présentation du service, puis cliquez sur Continuer.
3. Cliquez sur Ajouter un compte dans une banque pas encore connectée. Vérifiez l'adresse email proposée pour la connexion à Bridge, puis cliquez sur Ajouter.
4. Vous êtes redirigé vers Bridge. Choisissez votre banque, connectez-vous avec vos identifiants bancaires, puis sélectionnez les comptes à partager avec Nicoka.
5. Revenez dans Nicoka à la fin du parcours Bridge.

Nicoka crée la banque et ses comptes, puis importe leurs opérations. Seuls les comptes courants sont récupérés. Si un compte de même IBAN existe déjà dans Nicoka, il est relié à Bridge au lieu d'être créé une seconde fois. Répétez l'opération pour chaque banque.

Pour ajouter d'autres comptes d'une banque déjà reliée, choisissez Ajouter un compte dans une banque déjà connectée, sélectionnez la banque, puis poursuivez sur Bridge.

3. Connecter un compte déjà créé dans Nicoka

Un compte ajouté manuellement peut être relié à Bridge, à condition que son IBAN soit renseigné. Sur sa carte, cliquez sur les trois points …, puis sur Connecter avec Bridge, et suivez le même parcours. Cette entrée n'apparaît que si Bridge est actif et que la banque du compte n'est pas encore connectée.

4. Récupérer les nouvelles opérations

Pour mettre à jour vos comptes connectés, cliquez sur Synchroniser, en haut à droite de l'écran Banques : Nicoka récupère les nouvelles opérations et met à jour le solde de chaque compte.

Rapprocher les opérations

Le rapprochement bancaire consiste à relier chaque opération de votre relevé à l'élément qui l'explique, par exemple le paiement d'une facture. Il fiabilise votre suivi de trésorerie.

1. Dans la liste des transactions, cliquez sur Rapprocher sur la ligne de l'opération.
2. Nicoka propose les paiements déjà enregistrés de même montant et pas encore rapprochés. Cliquez sur le paiement correspondant : sa fenêtre s'ouvre.
3. Dans le champ Transaction, choisissez l'opération du relevé, puis cliquez sur Mettre à jour.

4. Si aucun paiement ne correspond, cliquez sur Ajouter un paiement pour en créer un depuis l'opération, ou sur Ajouter une pièce Comptable.
5. Pour une opération qui n'a pas à être rapprochée, comme des frais bancaires, cliquez sur Marquer comme non applicable : elle reste visible dans vos relevés, sans être rapprochée.

Une opération reliée à un paiement passe au statut Reliée. Pour enregistrer les paiements de vos factures, voir Suivi des factures et des encaissements.