1. Présentation

Gagnez du temps et importez des contacts et des candidats depuis Outlook vers Nicoka. Avec le complément Nicoka pour Outlook, analysez les informations de vos emails, modifiez-les si besoin, puis importez vos données directement dans Nicoka. Vous pouvez également rattacher un email à un contact, une opportunité ou un candidat.

2. Installation

Barre d'outils > Améliorez Outlook avec les applications

Dans la popup qui s'ouvre, cliquez sur le bouton Ajouter des applications

Dans la barre de recherche, tapez Nicoka pour Outlook puis cliquez sur le bouton Ajouter.

3. Utilisation

3.1 Connexion

Pour ouvrir le complément Outlook, cliquez sur le bouton ☷ dans votre barre d'outils, puis cliquez sur Nicoka pour Outlook :

Cliquez sur la petite épingle en haut à droite, cela vous permettra de passer d'un mail à l'autre sans devoir relancer l'outil à chaque fois. Lors de la première utilisation, vous verrez apparaître la liste des fonctionnalités disponibles.

Vous devez ensuite vous connecter à Nicoka. Pour cela, renseignez votre instance (une fenêtre d'aide vous indique comment la trouver) ainsi que vos identifiants habituels de connexion à Nicoka.

Si le message suivant s'affiche, suivez ce tutoriel pour connecter votre boîte mail à Nicoka. Une fois le problème réglé, vous pouvez vous déconnecter puis vous connecter à nouveau pour que la modification soit prise en compte.

3.2 Contacts

a. Ajouter un contact depuis un email reçu ou envoyé

Ouvrez un mail (reçu ou envoyé), la partie Profil se remplit avec les informations du mail. Vous pouvez sélectionner un type de contact, ou modifier le nom et le prénom. Vous pouvez également associer le contact à un compte client existant, ou en créer un nouveau. Lorsque vous êtes satisfait des informations saisies, il vous suffit de cliquer sur le bouton Créer dans Nicoka pour que le contact soit créé dans Nicoka.

b. Visualiser les données d'un contact existant

Si le contact que vous consultez est déjà dans Nicoka, le complément affiche un résumé de sa fiche : statut, poste, coordonnées, fil d'actualité... Vous pouvez ouvrir son profil dans Nicoka an cliquant sur le lien dans l'entête.

c. Modifier un contact existant

Si le contact que vous consultez est déjà dans Nicoka, vous pouvez le modifier en cliquant sur l'icône suivant dans l'entête : 

Vous avez la possibilité de modifier les données dans Nicoka en cliquant sur le bouton Mettre à jour. Vous pouvez revenir à la vue précédente en cliquant sur Annuler à gauche de la photo de profil.

d. Attacher un email à un contact, à une opportunité

Ouvrez un mail, positionnez vous sur l'onglet Contact dans la partie Profil et assurez vous que le contact correspondant soit déjà créé. Sous les informations du contact se trouve un bloc permettant de rattacher l'email au contact, mais aussi à une opportunité si besoin.

Vous pouvez rechercher une opportunité en utilisant la barre de recherche.
Attention : la liste des opportunités sélectionnables est liée au compte du contact. Si votre contact n'a pas de compte, alors cette liste sera vide et vous ne pourrez pas sélectionner d'opportunité.

Pour attacher le mail et son contenu au contact (et à l'opportunité dans le cas échéant), vous devez cliquer sur le bouton Ajouter l'Email à Nicoka.

Vous avez la possibilité de rattacher ou non les pièces jointes avec le corps du mail. Vous verrez ensuite la date et l'heure de l'import en lieu et place du bouton.

Cet email sera alors visible depuis le profil du contact sur Nicoka (accessible en cliquant sur la photo de profil du contact).

Si vous avez sélectionné une opportunité, cet email sera aussi visible sur la page de l'opportunité (accessible en cliquant sur le lien du bouton).

e. Créer une opportunité depuis un contact

Pour ajouter une opportunité, vous devez d'abord créer le contact. Ensuite, vous devez cliquer sur le bouton Actions en bas du complément, puis sur Ajouter une opportunité.

Une popup s'ouvre alors pour vous permettre de saisir les informations nécessaires. Pour pouvez entrer un libellé, choisir un type d'opportunité ainsi qu'une étape. Lorsque vous avez rempli tous les champs, vous pouvez cliquer sur le bouton Ajouter une opportunité pour créer l'opportunité dans Nicoka.

Si vous ouvrez le contact dans Nicoka, vous verrez l'opportunité créée :

3.3 Candidats

a. Ajouter un candidat depuis un email reçu ou envoyé

Ouvrez un mail (reçu ou envoyé), la partie Profil se remplit avec les informations du mail. Ouvrez l'onglet Candidat dans la partie Profil. Vous pouvez sélectionner un type de candidat, ou modifier le nom et le prénom. Vous pouvez également ajouter le candidat à un ou plusieurs jobs existants. Lorsque vous êtes satisfait des informations saisies, il vous suffit de cliquer sur le bouton Créer dans Nicoka pour que le candidat soit créé dans Nicoka.

b. Visualiser les données d'un candidat existant

Si le candidat que vous consultez est déjà dans Nicoka, le complément affiche un résumé de sa fiche : statut, poste, coordonnées, missions, fil d'actualité... Vous pouvez ouvrir son profil dans Nicoka an cliquant sur le lien dans l'entête.

c. Modifier un candidat existant

Si le candidat que vous consultez est déjà dans Nicoka, vous pouvez le modifier en cliquant sur l'icône suivant dans l'entête : 

Vous avez la possibilité de modifier les données dans Nicoka en cliquant sur le bouton Modifier les informations. Vous pouvez revenir à la vue précédente en cliquant sur Annuler à gauche de la photo de profil.

d. Attacher un email à un candidat

Ouvrez un mail, positionnez vous sur l'onglet Candidat dans la partie Profil et assurez vous que le candidat correspondant soit déjà créé. Pour attacher le mail et son contenu au candidat, vous devez cliquer sur le bouton Ajouter l'Email à Nicoka situé sous les informations du candidat. Vous avez la possibilité de rattacher ou non les pièces jointes avec le corps du mail. Vous verrez ensuite la date et l'heure de l'import en lieu et place du bouton.

Cet email sera alors visible depuis le profil du candidat sur Nicoka (accessible en cliquant sur la photo de profil du candidat).

e. Choisir l'étape d'ajout du candidat dans un job

Par défaut, lorsque vous ajoutez un candidat dans un job depuis le complément, il est ajouté dans la première étape du type Sourcing de votre processus de recrutement. Si vous voulez rendre modifiable ce choix d'étape, vous devez ouvrir le paramétrage dans Nicoka. Ouvrez le menu Modules > ATS > Paramétrage. Dans la partie Points de paramétrage, ouvrez la partie Plugin Outlook et cochez la case Choisir l'étape lors de l'ajout à un job.

Vous pouvez ensuite retourner dans le complément, cliquer dans le menu sur Actualiser les paramètres puis rafraîchir votre page.

A présent, quand vous sélectionnez un job, vous pouvez choisir l'étape dans laquelle placer le candidat. Par défaut, c'est toujours 
la première étape du type Sourcing de votre processus de recrutement qui est sélectionnée.

f. Ajouter un document

Pour ajouter un document sur un candidat, vous devez d'abord le créer. Ensuite, vous devez cliquer sur le bouton Actions en bas du complément, puis sur Ajouter un document.

Une popup s'ouvre alors pour vous permettre de saisir les informations nécessaires. Pour pouvez choisir un type de document et sélectionner le fichier. Lorsque vous avez rempli tous les champs, vous pouvez cliquer sur le bouton Ajouter un document pour envoyer le document dans Nicoka.

Si vous ouvrez le profil dans Nicoka, vous verrez le document apparaître :

g. Disqualifier un candidat sur un job

Lorsque vous ouvrez le profil d'un candidat qui a des candidatures, vous pouvez le disqualifier d'un job en passant la souris sur une ligne et en cliquant sur le bouton 🚫Disqualifier.

Une popup s'ouvre alors pour vous permettre de saisir les informations nécessaires à la disqualification du candidat. Lorsque vous avez rempli les champs, vous pouvez cliquer sur le bouton Disqualifier pour envoyer la disqualification dans Nicoka.

Si vous ouvrez le profil dans Nicoka, vous verrez que le candidat a bien été disqualifié sur le job en question :

3.4 Personnaliser les champs des formulaires

Par défaut, les champs présents sont les suivants :

Partie candidat : 

• Ajouter à un job*
• Prénom*
• Nom*
• Email*
• Type
• Téléphone 1

Partie contact : 

• Compte*
• Prénom*
• Nom*
• Email*
• Type
• Téléphone 1

Partie opportunité : 

• Compte*
• Contact*
• Libellé*
• Type
• Etape de vente
• Agence
• Montant
• Devise
• Description

* : champs toujours présents, fixés

Pour la partie candidats, vous pouvez modifier les champs du formulaire en vous rendant dans le menu Modules > ATS > Paramétrage. Dans la partie Points de paramétrage, ouvrez la partie Plugin Outlook. Vous arrivez alors sur l'écran suivant, et plus particulièrement sur le bloc Champs disponibles dans le complément Outlook.

Vous pouvez chercher dans la liste la variable que vous souhaitez ajouter dans le formulaire, vous pouvez également ordonnancer ces variables pour changer leur ordre d'apparition dans le formulaire. A côté du nom du champ, vous avez la possibilité de choisir le composant graphique à utiliser. Dans le cas d'une liste déroulante (hors champ spécifique), vous pouvez spécifier si vous préférez un affichage sous forme de barre de recherche (si vous avez plus de 100 choix possibles, la barre de recherche sera appliquée dans le complément).

La case Obligatoire permet de spécifier si l'utilisateur est obligé de remplir une valeur pour ce champ dans le complément avant de pouvoir valider le formulaire. Une fois terminé, pensez bien à cliquer sur le bouton Sauvegarder en bas de la page. Pour que les modifications soient prises en compte, vous devez ouvrir le menu ⋮ en haut à gauche du complément puis cliquer sur Actualiser les paramètres. Vos nouveaux champs sont maintenant visibles dans le formulaire. Ainsi pour la configuration suivante, vous obtiendrez le formulaire suivant :

Pour la partie contacts, vous pouvez modifier les champs du formulaire en vous rendant dans le menu Modules > CRM > Paramétrage. Dans la partie Points de paramétrage, ouvrez la partie Contacts. Vous arrivez alors sur l'écran suivant, et plus particulièrement sur le bloc Champs disponibles dans le plugin Outlook. Ensuite, la personnalisation se déroule de la même manière que pour la partie candidats.

Pour la partie opportunités, vous pouvez modifier les champs du formulaire en vous rendant dans le menu Modules > CRM > Paramétrage. Dans la partie Points de paramétrage, ouvrez la partie Opportunité. La personnalisation se déroule de la même manière que pour les autres parties.

3.5 Ajouter une tâche depuis le complément

Pour ajouter une tâche, vous devez d'abord créer le candidat ou le contact. Ensuite, vous devez cliquer sur le bouton Actions en bas du complément, puis sur Ajouter une tâche.

Une popup s'ouvre alors pour vous permettre de saisir les informations nécessaires. Pour pouvez choisir un type de tâche ainsi qu'une date. Selon le type sélectionné, un champs de texte supplémentaire peut apparaitre. Lorsque vous avez rempli tous les champs, vous pouvez cliquer sur le bouton Ajouter pour créer la tâche dans Nicoka.

Si vous ouvrez le profil dans Nicoka, vous verrez la tâche apparaître dans le résumé :

3.6 Ajouter une note depuis le complément

Pour ajouter une note, vous devez d'abord créer le candidat, le contact ou le compte. Ensuite, vous devez cliquer sur le bouton Actions en bas du complément, puis sur Ajouter une note.

Une popup s'ouvre alors pour vous permettre de saisir les informations nécessaires. Pour pouvez choisir un type de note ainsi qu'une date, puis remplir le commentaire. Lorsque vous avez rempli tous les champs, vous pouvez cliquer sur le bouton Ajouter pour créer la note dans Nicoka.

Si vous ouvrez le profil dans Nicoka, vous verrez la tâche apparaître dans le résumé :

4. Erreurs fréquentes

Si le message suivant s'affiche, suivez ce tutoriel pour connecter votre boîte mail à Nicoka. Une fois le problème réglé, vous pouvez vous déconnecter puis vous connecter à nouveau pour que la modification soit prise en compte.