Connecter son compte Office 365

Connectez votre boîte Office 365 (Outlook) à Nicoka pour envoyer et recevoir vos emails depuis Nicoka et synchroniser votre agenda. Les principes communs à toutes les messageries sont décrits dans Étape 3 - Connecter sa boîte mail.

Connecter votre boîte Office 365

1. En haut à droite, cliquez sur vos initiales, puis sur Boites Mail.

2. Sur la page Paramétrage des Boites Mail, cliquez sur Ajouter un courriel. Si vous n'avez encore aucune boîte, le bouton s'appelle Ajouter une boite Mail.

3. La fenêtre Connectez votre boite mail à Nicoka s'ouvre avec la carte Office 365 déjà sélectionnée. Lisez les conditions d'utilisation affichées sous les cartes, puis cliquez sur Continuer.

4. Vous êtes redirigé vers la page de connexion de Microsoft. Identifiez-vous avec votre compte Office 365 professionnel, puis acceptez les autorisations demandées par Nicoka. Vous ne saisissez aucun mot de passe dans Nicoka. Si Microsoft demande l'approbation d'un administrateur, voir Pour les administrateurs Microsoft 365 plus bas.
5. De retour dans Nicoka, la page de paramétrage de la connexion s'ouvre :
   • dans Paramétrage de la boite mail, cochez Je souhaite recevoir mes emails dans Nicoka (conseillé pour le recrutement) et, si vous le souhaitez, Je souhaite synchroniser mon dossier 'emails envoyés' dans Nicoka ;
   • dans Paramétrage du calendrier, cochez Activer la synchronisation de l'agenda pour retrouver vos rendez-vous dans Nicoka ;
   • dans Paramétrage des tâches, cochez Activer la synchronisation des tâches si vous le souhaitez.
6. Cliquez sur Sauvegarder.

Votre boîte apparaît dans la liste des Boites Mail. Pour revenir plus tard sur ces réglages, cliquez sur le crayon de la colonne Actions.

Vérifier l'état de la connexion

La pastille de la colonne Statut indique l'état de la boîte. Survolez-la pour afficher le détail :

• verte : la boîte est active ;
• orange : la réception est activée mais aucune récupération d'emails n'a encore eu lieu ;
• rouge : la connexion est en erreur. Si l'accès à Microsoft a expiré, la pastille rouge affiche une flèche : cliquez dessus pour reconnecter la boîte.

Connecter une boîte partagée Office 365

Pour une adresse commune à une équipe (rh@, contact@…), utilisez la carte Messagerie partagée Office 365. Elle permet d'envoyer et de recevoir des emails, sans agenda ni événements.

1. Dans la fenêtre Connectez votre boite mail à Nicoka, cliquez sur Messagerie partagée Office 365, puis sur Continuer.

2. Saisissez l'adresse de la boîte partagée dans Email, puis cliquez sur Ajouter.

3. Sur la page de Microsoft, identifiez-vous avec votre propre compte Office 365. Ce compte doit avoir accès à la boîte partagée.

Si vous saisissez votre propre adresse au lieu de celle de la boîte partagée, Nicoka vous invite à utiliser la carte Office 365.

Pour les administrateurs Microsoft 365

Si Microsoft demande l'approbation d'un administrateur au moment de la connexion, votre organisation n'autorise pas les utilisateurs à donner leur accord aux applications externes. Deux solutions :

• autoriser le consentement des utilisateurs : dans le centre d'administration Microsoft 365 (admin.microsoft.com), ouvrez Paramètres > Paramètres de l'organisation, onglet Services, cliquez sur Consentement de l'utilisateur concernant les applications, cochez l'option, puis enregistrez ;
• donner l'accord pour toute l'organisation, une fois pour toutes : dans Nicoka, ouvrez Paramétrage > Intégrations, puis la fiche Microsoft 365. Cliquez sur Accorder le consentement administrateur et choisissez l'application concernée (Boîtes mail et agendas, Boîtes mail partagées ou Connexion avec Office 365 (SSO)). La page Microsoft s'ouvre dans un nouvel onglet : connectez-vous avec un compte administrateur Microsoft 365 et acceptez. Vos utilisateurs peuvent ensuite connecter leur boîte mail sans nouvelle demande d'approbation.

Les menus de Microsoft évoluent régulièrement : ils peuvent différer légèrement de cette capture. L'utilisateur peut ensuite relancer l'ajout de sa boîte mail dans Nicoka.