Convertir un candidat en collaborateur
Une fois votre recrutement finalisé, Nicoka transforme le candidat retenu en collaborateur de votre entreprise, sans ressaisir ses informations. Vous pouvez dans la foulée lui ouvrir un accès à Nicoka.
La démarche se fait en deux temps :
- valider le candidat retenu sur la page du job ;
- convertir le candidat en collaborateur depuis sa fiche.
1. Valider le candidat retenu
- Ouvrez la page du job (ou de la mission, selon le libellé de votre compte).
- Cliquez sur l'étape où se trouve le candidat retenu : en général la dernière étape de votre processus, de type Embauche (par exemple Retenu ; son libellé dépend de votre paramétrage).
- Validez le candidat selon l'affichage choisi en haut de la page :
- en affichage Colonnes, cliquez sur le candidat pour ouvrir son profil, puis sur le bouton Valider le candidat ;
- en affichage Tableau, cliquez sur l'icône coche verte (Valider le candidat) de la ligne du candidat.
- Dans la fenêtre Marquer comme embauché, renseignez les informations demandées, par exemple la Date signature, le Type de contrat et la Date d'embauche. Les champs proposés et ceux qui sont obligatoires dépendent de votre paramétrage.
- Cliquez sur Valider.
2. Convertir le candidat en collaborateur
- Ouvrez la fiche du candidat, par exemple en cliquant sur son nom.
- Cliquez sur le bouton … à droite de la barre d'icônes.
- Choisissez Convertir en Collaborateur.
Si la personne existe déjà parmi vos collaborateurs, choisissez plutôt Relier à un Collaborateur existant : le candidat est rattaché à sa fiche, sans créer de doublon.
3. Compléter la fiche du nouveau collaborateur
La fenêtre Convertir en Collaborateur reprend les informations du candidat. Si le candidat a été validé sur un job, elle reprend aussi celles du job et de l'embauche : date d'embauche, type de contrat, intitulé du poste, société, service, salaire…
Le formulaire est organisé en sections : l'identité du collaborateur, puis Contrat, Organisation, Classification, les Données rémunération et vos champs personnalisés. Complétez les champs utiles, et au minimum les champs marqués * (par exemple la Société, la Date d'embauche, le Type de contrat, l'Intitulé du poste et le Responsable). Les champs obligatoires peuvent varier selon votre paramétrage.
4. Donner accès à Nicoka
En bas de la même fenêtre, la section Accès à l'application permet d'ouvrir tout de suite un accès à Nicoka au nouveau collaborateur :
- Cochez A accès.
- Choisissez son Profil et vérifiez son Email.
- Cochez Envoyer le courriel de notification d'accès pour qu'il reçoive l'email de première connexion.
- Cliquez sur Convertir en Collaborateur.
Cet accès est distinct de l'accès au portail candidat que la personne avait peut-être déjà. Vous pouvez aussi ouvrir l'accès plus tard, depuis la fiche du collaborateur, rubrique Accès. Pour en savoir plus, voir Créer un nouveau collaborateur / utilisateur dans Nicoka.