Création d'un modèle de facture

Nicoka génère vos factures en PDF à partir d'un modèle. Cet article explique comment créer votre propre modèle de facture à partir du modèle standard, avec l'éditeur de modèles. La facturation nécessite les modules Gestion des ventes et CRM.

Les mentions obligatoires

En France, une facture doit notamment comporter :

• la date et le numéro de la facture, et la date de la vente ou de la prestation ;


• l'identité du vendeur : dénomination sociale, adresse du siège, numéro SIREN ou SIRET, forme juridique et capital social, adresse de facturation si elle est différente ;


• l'identité du client : dénomination sociale, adresse, adresse de facturation si elle est différente ;


• le numéro de TVA intracommunautaire ;


• la désignation et le décompte des produits et services, le prix hors taxe, le taux de TVA applicable, les éventuelles majorations ou réductions de prix ;


• le total à payer hors taxe et toutes taxes comprises, et les informations sur le paiement.

Vérifiez ces mentions dans votre modèle, en particulier dans l'entête et le pied de page.

Copier le modèle standard

Le modèle standard Facture fourni par Nicoka ne se modifie pas : un message vous l'indique à l'ouverture. Partez d'une copie.

1. Dans le menu latéral, ouvrez Paramétrage > Modules, puis cliquez sur Paramétrage sur la carte Gestion des ventes.


2. Dans la rubrique Ventes, cliquez sur Templates (PDF,DOCX), puis sur le modèle Facture.

3. Cliquez sur Copier, en haut à gauche, puis confirmez avec Oui. La copie s'ouvre : c'est elle que vous personnalisez.

Depuis la liste, vous pouvez aussi partir d'un document Word avec Importer un template depuis un fichier .docx.

Les paramètres du modèle

• Libellé : le nom de votre modèle, par exemple « Facture prestation de recrutement ». C'est le nom proposé dans le menu Exporter des factures.


• Mise en page : portrait ou paysage.


• Entité : le type de document concerné, ici Vente - Facture. Ne le changez pas.


• Accessible par : Tout le monde par défaut. L'icône crayon réserve le modèle à certains utilisateurs.


• Ne pas afficher l'entête sur la première page et Ne pas afficher le footer sur la première page : utiles si votre première page a une présentation différente.


• Image de fond : un papier à en-tête, par exemple.


• Règle de nommage du fichier : le nom donné au fichier PDF généré.

Le bandeau Nouvelle version de l'éditeur s'affiche sur les modèles créés avec l'ancien éditeur. Le nouvel éditeur apporte la mise en forme dans les cellules, le redimensionnement des colonnes et le texte sur plusieurs colonnes. À l'enregistrement, le modèle est converti ; sa mise en page est conservée grâce à la case Conserver la mise en page de l'ancien éditeur (espacements, entête, police), et le bouton Revenir à l'ancienne version permet de revenir en arrière.

Les trois zones du modèle

Le modèle se compose de trois zones, faites de lignes découpées en cellules :

• Entête : le haut de chaque page, avec par exemple votre logo, le numéro de la facture et l'adresse du client ;


• Corps : le contenu principal, avec le tableau des lignes de la facture et les totaux ;


• Pied de page : le bas de chaque page, avec par exemple vos mentions légales.

Insérer des données

Le panneau de droite liste les étiquettes de données disponibles, classées par thème : Facture, Compte, Contact, Société… Cliquez sur un thème pour l'ouvrir, ou cherchez une étiquette avec la zone Rechercher.

1. Faites glisser l'étiquette voulue dans une cellule du modèle.


2. Pour ajouter du texte fixe, cliquez dans la cellule et saisissez-le, par exemple « Date : » devant l'étiquette de la date.

À la génération, chaque étiquette est remplacée par la valeur de la facture. La petite flèche d'une étiquette insérée donne accès à ses options, par exemple le format d'une date.

Ajouter, copier ou supprimer des lignes

Cliquez sur l'icône ≡ au début d'une ligne. Une barre d'outils s'affiche :

• la corbeille rouge (Supprimer) supprime la ligne ;


• l'œil barré ouvre les Règles d'affichage de la ligne (voir plus bas) ;


• Copier duplique la ligne ;


• + propose Ajouter une ligne, Copier et, dans le corps, Ajouter un tableau et Ajouter un saut de page.

Le bouton + qui apparaît entre deux lignes insère une nouvelle ligne à cet endroit. Des lignes vides aèrent le document.

Mettre en forme une cellule

Cliquez dans une cellule : une barre d'outils s'affiche au-dessus. Elle règle l'alignement, la taille et le style du texte (gras, barré, souligné, italique), les bordures, les couleurs du texte, du fond et de la bordure, l'insertion d'une image et le texte sur plusieurs colonnes.

Afficher une ligne sous condition

Une ligne peut ne s'afficher que dans certains cas, par exemple la ligne de remise seulement quand la facture a une remise.

1. Cliquez sur l'icône ≡ de la ligne, puis sur l'œil barré.


2. Dans la fenêtre Règles d'affichage, choisissez le champ, la condition et la valeur, par exemple Si Remise Supérieur à 0. Ajouter une ligne ajoute une autre condition.


3. Cliquez sur Sauvegarder.

Une ligne soumise à une règle est signalée par un œil barré orange à la place de l'icône ≡.

Enregistrer et vérifier le résultat

Cliquez régulièrement sur Mettre à jour, en bas de la page, pour enregistrer votre modèle. Le bouton Prévisualiser, en haut à droite, ouvre un aperçu PDF généré avec votre facture la plus récente.

Pour contrôler le rendu sur une facture précise, ouvrez-la et cliquez sur Exporter, puis sur votre modèle : le PDF s'ouvre dans un nouvel onglet.

Pour créer et envoyer vos factures, voir Création et envoi d'une facture. Pour les autres modèles de documents, voir Template PDF, DOCX.