Créer un champ personnalisé

Les fiches de Nicoka (contacts, comptes, candidats, collaborateurs…) contiennent déjà de nombreuses informations. Si vous avez besoin d'en suivre d'autres, propres à votre activité, vous pouvez ajouter des champs spécifiques. Ils se rangent dans des sections et s'affichent sur chaque fiche, comme les champs standard.

Dans cet article, nous prenons l'exemple de la fiche contact : nous ajoutons une section « Suivi » avec trois champs (une liste « Notoriété », une date et une case à cocher). Le principe est le même pour les autres fiches.

Ouvrir le paramétrage des champs spécifiques

1. Dans le menu latéral, ouvrez Paramétrage > Modules, puis cliquez sur Paramétrage sur la carte CRM.
2. Dans le menu de gauche, dépliez Contacts et cliquez sur Champs Spécifiques.

L'écran Paramétrage des Champs Spécifiques s'ouvre. Les champs y sont regroupés par section. Chaque champ affiche son type (Liste déroulante, Date, Case à cocher…).

En haut de l'écran :

• Créer un nouveau champ Spécifique et Créer une nouvelle section ;
• Traduire : saisit les libellés dans les autres langues de votre espace Nicoka ;
• Rechercher : retrouve un champ par son nom.

Tant qu'aucune section n'existe, l'écran affiche « Il n'y a pas de Section pour le moment » : commencez par en créer une.

Créer une section

1. Cliquez sur Créer une nouvelle section.
2. Dans Libellé, saisissez le nom de la section, par exemple « Suivi ».
3. Si besoin, réglez les autres options :
   • Visible : Partout, ou seulement pour certains types de fiches (par exemple certains types de contact) ;
   • Toujours dépliée : la section s'affiche toujours dépliée sur la fiche ;
   • Introduction et Conclusion : un texte affiché avant ou après les champs de la section.
   • Rubrique (sections des collaborateurs) : la partie de la fiche où la section s'affiche, Données Personnelles, Données Professionnelles (avec les contrats et les postes) ou CV Info. Complémentaires. Les affichages comme « Mes Infos » ou « Mon Parcours » montrent des rubriques entières : pour y présenter vos champs seuls, rangez-les dans une section rattachée à CV Info. Complémentaires et ajoutez cette rubrique à l'affichage.
4. Cliquez sur Créer.

Créer un champ spécifique

1. Dans la section, cliquez sur Ajouter un champ Spécifique (ou sur Créer un nouveau champ Spécifique, en haut de l'écran).
2. Renseignez la fenêtre Créer un nouveau champ Spécifique :
   • Catégorie : la section dans laquelle le champ s'affiche. La « catégorie » de cette fenêtre et la « section » de l'écran désignent la même chose.
   • Libellé : le nom du champ sur la fiche.
   • Composant graphique : le type de champ, par exemple Alphanumérique, Date, Case à cocher, Liste déroulante, Liste déroulante (Multiple), Nombre, Montant, Courriel, Téléphone ou Basé sur un champ existant.
   • Pour une liste déroulante, Liste des choix : saisissez une valeur par ligne, et cliquez sur Ajouter une ligne pour en ajouter une autre.
   • Pour un champ texte, Taille (nombre maximum de caractères) et Masque de saisi (Règles) : des règles sur les caractères acceptés (uniquement des chiffres, chiffres et lettres, séparateur…).
   • Aide à la saisie : un texte affiché en grisé dans la zone vide, pour guider la saisie. Cochez Afficher le message d'aide dans une info. bulle pour l'afficher plutôt dans une info-bulle.
   • Obligatoire : le champ doit être rempli pour enregistrer la fiche.
   • Inclus le moteur de recherche : le contenu du champ est pris en compte par la recherche.
3. Cliquez sur Créer.

Les options affichées dans la fenêtre changent selon le composant graphique choisi. Une fois que le champ est renseigné sur des fiches, son composant graphique ne peut plus être changé.

Reprendre la valeur d'une autre fiche

Le composant Basé sur un champ existant relie le champ à un champ d'une autre fiche : dans Basé sur, choisissez la fiche, puis le champ (standard ou spécifique). Le champ en reprend le type et, pour une liste, les choix.

Quand la fiche est créée depuis la fiche d'origine, le champ est prérempli avec la valeur de celle-ci, et reste modifiable. Par exemple, un champ « Taux de marge brute » de la commande, basé sur le champ du même nom du poste, est rempli avec le taux du poste lorsque vous créez la commande depuis le poste.

Ce préremplissage se fait à la création :

• d'une commande, depuis un poste, une opportunité ou un compte ;
• d'une facture ou d'un devis, depuis un compte ;
• d'une opportunité, depuis un compte ;
• d'un projet, depuis une opportunité ;
• d'un poste, depuis une opportunité, un compte ou une demande de poste ;
• d'un collaborateur, depuis un candidat et son poste (embauche).

Une fois le champ renseigné sur des fiches, le champ choisi dans Basé sur ne peut plus être changé.

Organiser et modifier les champs

Survolez un champ pour afficher ses actions :

• l'icône liste (pour une liste déroulante) gère les valeurs proposées ;
• l'œil active ou désactive le champ : un champ désactivé n'est plus proposé sur les fiches ;
• le crayon ouvre le champ pour le modifier ;
• la corbeille le supprime.

Pour changer l'ordre des champs, faites-les glisser par la poignée à gauche de leur nom. Un choix déjà utilisé sur des fiches ne peut pas être retiré d'une liste.

Le résultat sur la fiche

La section et ses champs apparaissent sur chaque fiche contact, dans l'onglet Info. Renseignez-les comme les autres champs, puis cliquez sur Mettre à jour.

Comme les autres informations, les champs spécifiques peuvent être affichés en colonne et utilisés comme filtres dans vos variantes : voir Affichage et variantes.

Où créer des champs spécifiques ?

Vous trouvez l'entrée Champs Spécifiques dans le paramétrage de la plupart des modules. Par exemple :

• CRM : contacts, comptes, opportunités ;
• ATS : candidats, jobs ;
• Ressources : collaborateurs ;
• Gestion des ventes : devis, commandes, factures ;
• Gestion des achats : fournisseurs, commandes et factures d'achat ;
• et aussi les projets, les tickets, les formations ou les équipements.

Les entrées disponibles dépendent des modules activés pour votre entreprise.