NICOKA SIRH vous permet de personnaliser votre check-list d'intégration pour être sûr de ne rien oublier à l'occasion de l'arrivée d'un nouveau collaborateur et pour responsabiliser les différentes parties prenantes dans les étapes d'intégration. Recruter, c'est bien ! Intégrer c'est encore mieux ! 

Objectifs

Apprendre à créer des listes de tâches pour l'intégration de vos nouveaux collaborateurs.

1. Paramétrage de la Check-list Intégration 

Depuis le Menu principal, allez sur Paramétrage > Modules > Ressources.

Depuis le sous-menu Collaborateur, sélectionnez Intégration.

La check-list va se composer de catégories dans lesquelles vous pouvez inclure une liste de tâches. 

1.1. Créer une nouvelle catégorie 

En fonction de vos pratiques habituelles, déterminez les catégories pertinentes à créer (par chronologie, par thématique... ). 

Cliquez sur "Créer une nouvelle catégorie" et complétez les champs : 

• Libellé : attribuez le libellé de votre choix pour que ce soit facilement compréhensible de tous
• Position : c'est le numéro d'ordre dans lequel sera positionné cette catégorie dans la check-list
• Assigné à : vous pouvez choisir d'assigner l'ensemble des tâches de cette catégorie à une ou plusieurs personnes.

Voici des exemples de ce qui peut être paramétré pour vous donner des idées  : 

Exemple 1 : Actions liées à la date d'arrivée

• Catégorie 1 : J-15 avant l'arrivée du nouveau collaborateur 
• Catégorie 2 : J-1 avant l'arrivée du nouveau collaborateur
• Catégorie 3 : Jour J
• Catégorie 4 : J+30 après l'arrivée du collaborateur

• Catégorie 1 : Documents administratifs 
• Catégorie 2 : Affiliations Organismes
• Catégorie 3 : Accès Informatique et téléphonique ...

1.2. Créer une tâche 

Une fois que vous avez créé vos catégories, vous allez pouvoir créer les différentes tâches qui s'y rattachent. Cliquez sur le bouton vert "Créer une nouvelle tâche" et renseignez les champs : 

• Catégorie : sélectionnez la catégorie de rattachement
• Libellé : formulez le libellé de votre choix pour que ce soit facilement compréhensible de tous
• Priorité : choisissez parmi les propositions (Essentiel, Critique, Haute, Moyenne, Faible, Minimum) 
• Date cible : vous pouvez déterminer la date cible pour laquelle cette tâche doit être effectuée à partir d'une donnée date déjà renseignée dans Nicoka
• Assigné à : vous pouvez choisir d'assigner cette tâche à une ou plusieurs personnes.
• Inclure : cette tâche peut se déclencher uniquement pour une catégorie de personnes. Si vous souhaitez que cette tâche se déclenche pour tous les collaborateurs, indiquez Inclure "Tout le monde" dans ce point de paramétrage. 

2. Affectation de la Check-list Intégration

IMPORTANT : Au préalable, vous devez avoir effectué la saisie du nouveau collaborateur. 

A partir de la fiche collaborateur, sélectionnez la catégorie Intégration puis cliquez sur "Générer les tâches depuis le modèle". Cette action a pour effet de notifier et d'alerter par mail les personnes concernées par une ou plusieurs tâches. 

3. Suivi du processus d'intégration 

3.1. Suivi individuel 

A partir des tâches d'intégration de la fiche collaborateur, vous pouvez cochez la case en face de chacune d'elle ce qui a pour effet de la passer en statut terminée à la date du jour. 

3.2. Suivi collectif

Afin d'avoir une vision plus globale de l'avancement de vos processus d'intégration, depuis le Menu Principal, allez sur Collaborateurs et cliquez sur le bouton bleu "Intégration/Départ". 

Vous avez ainsi une visualisation en % d'avancement dans le processus.