Créer une check-list d'intégration d'un nouveau collaborateur (Onboarding)

Nicoka SIRH vous permet de préparer une check-list d'intégration, pour ne rien oublier à l'arrivée d'un nouveau collaborateur et pour impliquer chaque personne concernée : RH, manager, service informatique… Recruter, c'est bien ; bien intégrer, c'est encore mieux.

1. Paramétrer la check-list d'intégration

1. Dans le menu latéral, ouvrez Paramétrage > Modules, puis cliquez sur Paramétrage sur la carte Ressources.

2. Dans la rubrique Collaborateur, cliquez sur Intégration.

La check-list est composée de catégories, qui regroupent des tâches.

Créer une catégorie

Choisissez des catégories adaptées à votre façon de faire : par étape chronologique ou par thème. Cliquez sur Créer une nouvelle catégorie et renseignez :

• Libellé : un nom compris de tous ;
• Position : l'ordre d'affichage de la catégorie dans la check-list ;
• Assigné à : la ou les personnes à qui sont confiées les tâches de la catégorie.

Quelques exemples pour vous donner des idées :

• par étape : J-15 avant l'arrivée, J-1, Jour J, J+30 ;
• par thème : documents à fournir, affiliations aux organismes, accès informatiques et téléphoniques…

Créer une tâche

Cliquez sur Créer une nouvelle tâche et renseignez :

• Catégorie : la catégorie de rattachement ;
• Libellé : un nom compris de tous ;
• Priorité : de 1 - Essentiel à 6 - Minimum ;
• Assigné à : par défaut Identique à la catégorie. Vous pouvez confier la tâche à d'autres personnes ;
• Inclure : par défaut Tout le monde. Vous pouvez réserver la tâche à une partie des nouveaux arrivants (une agence, un service, un type de contrat…) ;
• des Commentaires, si besoin.

Une fois la tâche créée, ouvrez-la avec l'icône crayon pour définir sa Date Cible : un délai calculé à partir d'une date de la fiche du collaborateur, par exemple 15 jours avant sa date d'embauche.

L'interrupteur de la colonne Actif permet de retirer une tâche de la check-list sans la supprimer.

2. Lancer la check-list pour un nouveau collaborateur

Le collaborateur doit d'abord être créé dans Nicoka.

1. Dans le menu latéral, ouvrez Paramétrage > Collaborateurs, puis cliquez sur le nom du collaborateur.
2. Dans le menu de la fiche, cliquez sur Intégration.
3. Cliquez sur Générer les tâches depuis le modèle.

Les tâches sont créées avec leur date cible, et les personnes à qui elles sont confiées reçoivent un courriel qui les récapitule.

3. Suivre l'intégration

Pour un collaborateur

Dans la rubrique Intégration de sa fiche, cochez chaque tâche une fois faite. La progression s'affiche en haut de la rubrique et pour chaque catégorie. Le bouton + d'une catégorie ajoute une tâche propre à ce collaborateur, et les boutons d'une tâche permettent de la modifier, de l'assigner ou de la supprimer. Le bouton Annuler supprime la check-list du collaborateur.

Pour tous les nouveaux arrivants

1. Dans le menu latéral, ouvrez Paramétrage > Collaborateurs.

2. Cliquez sur le bouton Intégration/Départ.

L'écran présente l'avancement, en pourcentage, de chaque intégration en cours. Filtrez-le si besoin par date d'embauche, date de départ, agence, service, marque ou catégorie, puis cliquez sur Filtrer.

Et pour les départs ?

Le même fonctionnement existe pour le départ d'un collaborateur : rubrique Départ du paramétrage et de la fiche. Voir Gérer le départ d'un collaborateur.