Cycle de paiement fournisseur

Pour régler vos fournisseurs par virement, Nicoka regroupe les factures d'achat à payer dans un cycle de paiement, enregistre les paiements, puis produit le fichier de virement SEPA à déposer sur le site de votre banque. Cet article décrit le paramétrage à faire une fois, puis chaque cycle.

1. Autoriser le mode de paiement dans les cycles

1. Dans le menu latéral, ouvrez Paramétrage > Modules, puis cliquez sur Paramétrage sur la carte Gestion des achats.
2. Dépliez la rubrique Achats et cliquez sur Modes de paiement.
3. Vérifiez que le mode Virement est actif et coché dans la colonne Intégrable dans les cycles de paiement. Sinon, cliquez sur son icône crayon, cochez la case, puis cliquez sur Mettre à jour.

Seules les factures dont le mode de paiement est intégrable peuvent entrer dans un cycle. Cette liste est commune aux achats et aux ventes : elle sert aussi aux cycles de prélèvement de vos clients.

2. Compléter les coordonnées bancaires de votre société

Les virements partent du compte de votre société. Dans Paramétrage > Administration > Sociétés, ouvrez votre société, onglet Coordonnées Bancaires, et renseignez au moins l'IBAN et le Code BIC/Swift. Le N° ICS n'est utile que pour prélever vos clients : voir Cycle de prélèvement.

3. Compléter la fiche de vos fournisseurs

1. Dans le menu latéral, cliquez sur Achats, puis sur Fournisseurs, et ouvrez le fournisseur.
2. Ouvrez l'onglet Info et descendez jusqu'au bloc Paiements.
3. Choisissez le Mode de paiement Virement, puis renseignez le Titulaire du compte, le Nom de la banque, le Code BIC/Swift et l'IBAN du fournisseur.
4. Cliquez sur Sauvegarder.

L'IBAN et le code BIC/Swift sont tous deux obligatoires : sans eux, Nicoka refuse de générer les paiements du cycle et indique le fournisseur concerné.

Les nouvelles factures d'achat reprennent le mode de paiement du fournisseur. Une facture déjà saisie garde le sien : vérifiez-le sur la facture si besoin.

4. Créer un cycle de paiement

1. Dans le menu latéral, cliquez sur Achats, puis sur Factures.
2. Cliquez sur Cycles de Paiement, puis sur Créer un nouveau cycle de Paiement.

3. Saisissez la Date du cycle et un Libellé, puis cliquez sur Créer.

Nicoka ajoute au cycle les factures d'achat validées, pas encore entièrement payées, dont la date d'échéance tombe au plus tard à la date du cycle et dont le mode de paiement est intégrable dans les cycles. Pour une facture partiellement payée, seul le reste à payer est repris.

4. Le cycle s'ouvre au statut Brouillon. Vérifiez les Postes Cycle : fournisseur, facture, échéance, montant, IBAN et code BIC/Swift.
5. Pour ajouter d'autres factures, cliquez sur Ajouter des Factures d'achat. Pour en retirer, cochez-les et cliquez sur Supprimer les lignes.

Pour retrouver vos cycles, cliquez sur Cycles de Paiement > Cycles de Paiement dans la liste des factures d'achat.

5. Générer les paiements

1. Sur le cycle, cliquez sur Générer les Paiements.
2. Dans Date de paiement, choisissez la date des virements : Date du Cycle, Date d'échéance de chaque facture, 3 jours avant la date d'échéance, 8 jours avant la date d'échéance, ou Saisie libre avec une Date Effective.
3. Cliquez sur Générer.

Nicoka enregistre les paiements sur les factures d'achat du cycle, qui sont alors marquées comme payées.

Par défaut, Nicoka regroupe les factures d'un même fournisseur payées à la même date en un seul virement. Pour faire un virement par facture, cochez Effectuer un virement par facture dans le paramétrage de la Gestion des achats, Points de paramétrage, section Cycles de Paiement, puis cliquez sur Sauvegarder. Faites-le avant de générer les paiements du cycle.

6. Générer le fichier de virement SEPA

Une fois les paiements générés, le bouton Générer les fichiers SEPA remplace Générer les Paiements sur le cycle. Cliquez dessus : Nicoka télécharge un fichier XML de virement, à importer dans l'interface de votre banque pour transmettre les ordres de virement. La date de chaque virement est la date de paiement choisie à l'étape précédente.

Le cycle passe au statut Fichier SEPA généré. Pour produire le fichier, Nicoka vérifie l'IBAN et le code BIC/Swift de votre société et de chaque fournisseur ; s'il manque une information, la génération du fichier est refusée.