Cycle de prélèvement

Si vos clients vous règlent par prélèvement SEPA, Nicoka regroupe les factures à prélever dans un cycle de prélèvement, enregistre les paiements, puis produit le fichier SEPA à déposer sur le site de votre banque. Cet article décrit le paramétrage à faire une fois, puis chaque cycle.

1. Autoriser le mode de paiement dans les cycles

1. Dans le menu latéral, ouvrez Paramétrage > Modules, puis cliquez sur Paramétrage sur la carte Gestion des ventes.
2. Dépliez la rubrique Ventes et cliquez sur Modes de paiement.
3. Vérifiez que votre mode de prélèvement, par exemple Prélèvement Bancaire, est actif et coché dans la colonne Intégrable dans les cycles de paiement. Sinon, cliquez sur son icône crayon, cochez la case, puis cliquez sur Mettre à jour.

Seules les factures dont le mode de paiement est intégrable peuvent entrer dans un cycle. Cette liste est commune aux ventes et aux achats : si vous payez vos fournisseurs par virement en cycle, le mode Virement est lui aussi intégrable, et vos factures de vente réglées par virement peuvent alors être proposées dans un cycle de prélèvement. Vérifiez donc toujours le contenu de vos cycles avant de générer les paiements.

2. Compléter les coordonnées bancaires de votre société

1. Dans le menu latéral, ouvrez Paramétrage > Administration, cliquez sur Sociétés, puis sur le nom de votre société.
2. Ouvrez l'onglet Coordonnées Bancaires.
3. Renseignez le Titulaire du compte, le Nom de la banque, le Code BIC/Swift, l'IBAN du compte à créditer et le N° ICS, puis cliquez sur Sauvegarder.

Le N° ICS (identifiant créancier SEPA) vous est attribué par votre banque. Il est obligatoire pour prélever : Nicoka le reporte dans chaque ordre de prélèvement.

3. Compléter la fiche de vos clients

1. Ouvrez le compte du client à prélever, puis l'onglet Données paiement.
2. Dans Mode de paiement, choisissez votre mode de prélèvement. Le champ Autorisation Prélèvement signé le apparaît : saisissez la date de signature du mandat SEPA que votre client vous a retourné.
3. Dans le bloc Coordonnées Bancaires, renseignez le Nom de la banque, le Titulaire du compte, le Code BIC/Swift et l'IBAN de votre client.
4. Cliquez sur Mettre à jour.

Vous n'avez pas à saisir la référence unique du mandat (RUM) : Nicoka la calcule dans le fichier SEPA à partir du compte client et de la date de signature de l'autorisation. Ne modifiez donc pas cette date une fois les prélèvements lancés, sinon la référence change.

Les nouvelles factures du client reprennent son mode de paiement. Une facture déjà créée garde le sien : pour le changer, ouvrez la facture, cliquez sur Actions > Modifier les données d'entête et modifiez le Mode de paiement.

4. Créer un cycle de prélèvement

1. Dans le menu latéral, cliquez sur Ventes, puis sur Factures.
2. Cliquez sur Créer un nouveau cycle de Paiement.

3. Saisissez la Date du cycle et un Libellé, puis cliquez sur Créer.

Nicoka ajoute au cycle les factures non réglées dont la date d'échéance tombe au plus tard à la date du cycle et dont le mode de paiement est intégrable dans les cycles. Pour une facture partiellement réglée, seul le reste à régler est repris.

4. Le cycle s'ouvre au statut Brouillon. Vérifiez les Postes Cycle : client, facture, échéance, montant, IBAN et code BIC/Swift.
5. Pour ajouter d'autres factures, cliquez sur Ajouter des Factures. Pour en retirer, cochez-les et cliquez sur Supprimer les lignes.

Vous retrouvez tous vos cycles dans Ventes > Cycles de paiement.

5. Générer les paiements

1. Sur le cycle, cliquez sur Générer les Paiements.
2. Dans Date de paiement, choisissez la date des paiements : Date du Cycle, Date d'échéance de chaque facture, 3 jours avant la date d'échéance, 8 jours avant la date d'échéance, ou Saisie libre avec une Date Effective.
3. Cliquez sur Générer.

Nicoka enregistre les paiements sur les factures du cycle, qui sont alors marquées comme payées. Si les coordonnées bancaires d'un client manquent, la génération est refusée et le message indique le client concerné.

6. Générer le fichier de prélèvement SEPA

Une fois les paiements générés, le bouton Générer les fichiers SEPA remplace Générer les Paiements sur le cycle. Cliquez dessus : Nicoka télécharge un fichier XML de prélèvement, à importer dans l'interface de votre banque pour transmettre les ordres de prélèvement. La date de chaque prélèvement est la date de paiement choisie à l'étape précédente.

Le cycle passe au statut Fichier SEPA généré. Pour produire le fichier, Nicoka vérifie l'IBAN, le code BIC/Swift et le N° ICS de votre société, ainsi que les coordonnées bancaires et la date d'autorisation de chaque client ; s'il manque une information, la génération du fichier est refusée.

Pour payer vos fournisseurs de la même façon, voir Cycle de paiement fournisseur.