Définir des profils d'accès dans Nicoka

Dans Nicoka, ce que chaque utilisateur peut voir et faire dépend de son profil. Un profil définit :

• les modules et les fiches accessibles, et pour chacune les droits de lecture, création, modification, suppression, modification en masse et téléchargement ;


• les restrictions d'accès aux données (société, agences, services, subordonnés…) ;


• les entrées du menu latéral qui s'affichent ;


• les widgets que l'utilisateur peut ajouter à son tableau de bord.

La gestion des profils se fait dans l'Administration : seuls les utilisateurs qui y ont accès, en général les administrateurs, peuvent créer ou modifier un profil. Tous vos collaborateurs n'ont pas forcément un accès à Nicoka, et donc un profil.

Ouvrir la liste des profils

1. Dans le menu latéral, ouvrez Paramétrage > Administration.


2. Dans le menu de gauche, dépliez Utilisateurs et cliquez sur Profils.

La liste affiche pour chaque profil son Libellé, son Entité de liaison (collaborateur, contact ou candidat), les Modules (accès complet) et Modules (lecture seule), le nombre d'Utilisateurs et d'Utilisateurs API, et s'il est Actif. Cliquez sur le nombre d'utilisateurs pour voir qui a ce profil.

Nicoka fournit cinq profils par défaut :

• Administrateur : les personnes qui administrent votre espace Nicoka (paramétrage, modules…) ;


• Manager : les collaborateurs qui encadrent une équipe ;


• Employé : les collaborateurs qui utilisent Nicoka sans mission d'encadrement ;


• Contact : les contacts extérieurs à votre entreprise qui ont un accès à votre espace ;


• Candidat (Portal) : les candidats qui accèdent au portail candidat.

Votre liste peut contenir d'autres profils, créés pour votre entreprise. Sous la liste :

• Créer un nouveau profil ;


• Traduire : saisit le libellé des profils dans les autres langues ;


• Comparer les entités et Comparer les champs : comparent les droits des profils.

La fiche d'un profil

Cliquez sur le libellé d'un profil pour l'ouvrir. La fiche se compose de cinq onglets : Général, Restrictions, Modules, Menu et Widgets. En haut à droite :

• le nombre d'utilisateurs qui ont ce profil (cliquez dessus pour en voir la liste) ;


• Historique des modifications ;


• Copier : crée une copie du profil, pratique pour partir d'un profil proche ;


• Supprimer.

Onglet Général

• Libellé et Description du profil.


• Entité de liaison : le type de personne qui reçoit ce profil (collaborateur, contact ou candidat). Elle ne peut plus être changée une fois le profil attribué.


• Email de notification d'accès : le modèle d'email envoyé à l'utilisateur lors de la création de son accès. Par défaut : Utiliser le modèle par défaut.


• Tableau de bord par défaut : le tableau de bord affiché aux utilisateurs de ce profil tant qu'ils n'ont pas personnalisé le leur.

Cliquez sur Mettre à jour pour enregistrer.

Onglet Restrictions

Cet onglet limite les données auxquelles les utilisateurs du profil ont accès :

• Accès société : Aucune restriction, Uniquement celle de l'utilisateur ou Uniquement les suivantes (choisissez alors les sociétés).


• Accès aux agences, aux services et aux marques : les mêmes choix, si votre entreprise en compte plusieurs.


• Restriction aux subordonnés : le profil n'a accès qu'aux données des collaborateurs dont l'utilisateur est le responsable.


• Retirer les restrictions sur les rapports, comptes, fournisseurs, projets ou jobs : en cochant la case, l'utilisateur a accès à tous les éléments concernés. Ces cases dépendent des modules activés.

Pour un profil lié aux contacts, l'onglet propose aussi l'accès aux modules collaborateurs et le choix des sociétés. Enregistrez avec Mettre à jour, comme pour l'onglet Général.

Onglet Modules

L'onglet Modules liste les modules de votre espace. Pour chacun, choisissez le niveau d'accès : Aucun, Lecture ou Complet. La mention Partiel indique des droits réglés au cas par cas. La zone de recherche, en haut, retrouve un module ou une fiche.

Cliquez sur la flèche d'un module pour régler les droits fiche par fiche : Lecture, Création, Modification, Suppression, Mod. masse (modification en masse) et Téléchargement. La colonne Champs permet de restreindre l'accès à certains champs.

Vos changements s'affichent dans une barre en haut de l'onglet, avec le nombre de modifications en attente : cliquez sur Sauvegarder pour les enregistrer, ou sur Annuler.

Onglets Menu et Widgets

L'onglet Menu liste les rubriques du menu latéral. Dépliez une rubrique et cliquez sur l'œil d'une entrée pour l'afficher ou la masquer pour ce profil. L'œil de la rubrique agit sur la rubrique entière.

L'onglet Widgets regroupe les widgets par catégorie (Agenda, CRM, Recrutement…). De la même façon, l'œil indique si le widget est proposé aux utilisateurs du profil pour leur tableau de bord.

Comme pour les modules, cliquez sur Sauvegarder dans la barre qui s'affiche pour enregistrer vos changements.

Attribuer un profil

Le profil se choisit sur l'accès de chaque utilisateur : voir Modifier le profil d'accès d'un collaborateur / utilisateur. Pour organiser les widgets d'un tableau de bord, voir Tableau de bord - Personnalisation.