Diffuser ses annonces sur l'APEC depuis Nicoka
Cet article décrit les étapes à suivre pour diffuser vos annonces sur l'APEC depuis Nicoka. Pour le fonctionnement général de la multi-diffusion, consultez l'article Configuration de la multi-diffusion.
Le fonctionnement de l'APEC
La diffusion sur l'APEC a deux particularités :
- les offres sont rattachées à des établissements et non à des sociétés : le rattachement se fait au SIRET (et non au SIREN) ;
- chaque recruteur a son propre identifiant, l'identifiant ADEP, que l'APEC lui attribue.
Vous communiquez donc à l'APEC la liste de vos recruteurs, et l'APEC crée un identifiant pour chacun. Dans Nicoka, vous créez ensuite une configuration APEC par identifiant. Si un recruteur change d'établissement, prévenez votre conseiller APEC. Ce fonctionnement permet à l'APEC d'agir plus vite en cas de problème sur une offre.
En résumé :
- Réunissez les informations nécessaires.
- Faites la demande auprès de l'APEC.
- Remplissez le fichier Excel envoyé par votre conseiller APEC, puis renvoyez-le-lui.
- Configurez l'APEC dans Nicoka.
- Diffusez vos offres.
1. Réunir les informations nécessaires
Voici les informations à fournir à l'APEC.
- La liste de vos établissements, uniquement si vos recruteurs sont répartis sur plusieurs établissements (par exemple des filiales qui ont leur propre NIC et leur propre raison sociale).
- Pour chaque établissement : l'effectif, le nombre de cadres, le SIREN, le NIC, la raison sociale, l'adresse (code postal, ville, rue), le code NAF et l'email de contact.
- Pour chaque recruteur : nom, prénom, fonction, téléphone et email.
2. Faire la demande auprès de l'APEC
L'APEC décrit sa procédure pour diffuser des offres depuis un logiciel de recrutement (ATS) sur cette page : Vous souhaitez diffuser vos offres d'emploi via un ATS. Indiquez que vous utilisez Nicoka.
3. Remplir et renvoyer le fichier Excel
Votre conseiller APEC vous envoie un fichier Excel : une ligne par recruteur, avec les informations de son établissement et ses coordonnées. Complétez-le avec les informations réunies à l'étape 1, puis renvoyez-le à votre conseiller. Une fois votre demande traitée, l'APEC vous communique l'identifiant ADEP de chaque recruteur.
4. Configurer l'APEC dans Nicoka
Vous devez être administrateur de votre espace Nicoka pour ajouter une configuration Multi-Diffusion. Si vous avez beaucoup de recruteurs, et donc beaucoup de configurations APEC à créer, écrivez à support@nicoka.com.
- Dans le menu latéral, ouvrez Paramétrage > Modules.
- Sur la carte ATS, cliquez sur Paramétrage.
- Dans le menu de gauche, ouvrez la rubrique Jobs, puis cliquez sur Configurations Multi-Diffusion.
- Cliquez sur Créer une nouvelle configuration Multi-Diffusion.
- Dans Job Board, choisissez Apec.fr. Dans Libellé, saisissez un nom qui permet de reconnaître le recruteur ou l'établissement, par exemple « APEC - Mon entreprise ». Cliquez sur Créer.
- Dans la liste, cliquez sur l'icône engrenages Paramétrer de la nouvelle configuration. Un assistant en quatre étapes s'ouvre.
Étape « Identifiant requis »
- Identifiant ADEP : l'identifiant APEC du recruteur, celui que l'APEC vous a communiqué. Il ressemble à 100000000W.
- Code NAF : le code NAF de votre établissement.
Aucun mot de passe n'est demandé. Cliquez sur Suivant.
Étape « Options de configuration »
- Email de réception des candidatures : l'adresse qui reçoit les candidatures, de préférence une adresse générique.
- Candidatures uniquement par mail ou Candidature uniquement par site carriere : la façon dont les candidats postulent.
- Société : à renseigner seulement si vous diffusez sous un nom de marque ou de société différent.
- Présentation de la société : la présentation utilisée par défaut quand le job n'en a pas. Elle est obligatoire pour diffuser sur l'APEC.
- Afficher le logo de l'entreprise, Afficher les bornes du salaire, Utiliser la référence (votre référence de job plutôt que son identifiant Nicoka).
- Client Indirect : pour diffuser pour le compte d'un client ; le SIRET et le code NAF du client final sont alors demandés au moment de la diffusion.
Étape « Gestion du mapping »
Associez vos valeurs Nicoka, à gauche, aux valeurs fixes de l'APEC, à droite, pour les Types de Contrat, les Durées de Travail et les Mobilités. Cliquez sur Ajouter une ligne pour chaque correspondance. Mappez au moins les valeurs utilisées dans vos jobs : s'il en manque une, la diffusion passe en erreur (voir Gérer les erreurs de diffusion).
Étape « Accessibilités »
Chaque identifiant ADEP correspond en général à un recruteur : réservez la configuration à ce recruteur.
- Cliquez sur l'icône d'édition à côté de Tout le monde.
- Dans Accessible par, choisissez Uniquement certain.
- Ouvrez Collaborateurs, cochez le recruteur concerné, puis cliquez sur Mettre à jour.
- Cliquez sur Envoyer pour enregistrer la configuration.
Pour un autre recruteur, le bouton Copier de cette étape duplique la configuration : il ne reste qu'à changer l'identifiant ADEP, le libellé et le recruteur.
Activer la configuration
Dans la liste des configurations, cliquez dans la colonne Actif de la configuration APEC : une coche apparaît. Si une information obligatoire manque (le code NAF par exemple), Nicoka l'indique.
5. Diffuser une offre sur l'APEC
- Ouvrez le job et publiez-le avec Publier, s'il ne l'est pas déjà.
- Cliquez sur Multi-Diffusion, puis sur Diffuser mon poste.
- Cochez la configuration APEC, puis cliquez sur Envoyer. Le recruteur ne voit que les configurations APEC qui lui sont accessibles.
Suivez ensuite la diffusion dans l'onglet Logs Diffusion du job. Un conseiller APEC valide chaque offre : tant que ce n'est pas fait, la diffusion affiche le statut En validation auprès du jobboard, puis Diffusé. L'icône bleue Vérifier le status de l'offre, dans la colonne Actions, interroge l'APEC pour mettre ce statut à jour.
Pour retirer l'offre de l'APEC, cliquez sur l'icône rouge Annuler la publication de la ligne APEC : la dépublication se fait depuis Nicoka. Les autres statuts et actions sont décrits dans Configuration de la multi-diffusion.