Envoi d'emails en masse : les bonnes pratiques à connaître

La délivrabilité, c'est la capacité d'un email à arriver dans la boîte de réception de votre destinataire, et non dans ses spams. Elle ne dépend pas d'un seul réglage, mais de plusieurs facteurs : la réputation de votre domaine, la qualité de votre contenu, vos habitudes d'envoi et l'outil qui envoie réellement vos messages. La plupart de ces facteurs sont sous votre contrôle. Cet article vous explique comment les optimiser, et ce que vous ne pouvez pas changer.

1. La réputation de l'expéditeur

Elle est liée à votre nom de domaine (par exemple cabinet.fr). Trois réglages techniques sont indispensables, en particulier si vous utilisez un outil d'emailing :

• SPF : indique quels serveurs ont le droit d'envoyer des emails en votre nom ;
• DKIM : signe chaque email pour prouver qu'il n'a pas été modifié ;
• DMARC : indique quoi faire d'un email qui échoue aux contrôles SPF ou DKIM.

Ces réglages se vérifient une fois pour toutes avec votre responsable informatique ou votre hébergeur.

2. Le contenu du message

Bonnes pratiques :

• un équilibre entre texte et images ;
• un lien de désinscription bien visible ;
• un objet sobre et personnalisé.

À éviter :

• un email composé uniquement d'images ;
• les liens raccourcis (bit.ly…) ;
• les mots qui attirent les filtres : « urgent », « gratuit », « offre exclusive » ;
• les majuscules et les points d'exclamation en excès.

Le lien de désinscription est une obligation légale pour les envois commerciaux, et il améliore aussi la délivrabilité : un destinataire qui peut se désinscrire signale moins vos messages comme spam.

3. Les pratiques d'envoi

• Segmentez vos listes par secteur ou par compétences : des messages plus pertinents sont plus ouverts, ce qui améliore votre réputation.
• Personnalisez au moins l'objet et le prénom : cela réduit les signalements comme spam.
• Évitez le lundi matin et le vendredi soir : les boîtes de réception sont encombrées et vos messages sont moins lus.

4. L'outil qui envoie vos emails

Quand vous envoyez un email depuis Nicoka avec votre boîte mail connectée, Nicoka prépare le message, mais c'est votre messagerie (Microsoft 365, Google Workspace…) qui l'envoie réellement. Ces messageries limitent le nombre d'envois. Microsoft 365 indique par exemple une limite d'environ 30 messages par minute et de 10 000 destinataires par jour ; ces limites dépendent de votre abonnement et peuvent évoluer. Si trop de destinataires signalent vos emails comme spam, votre messagerie peut aussi brider ou suspendre votre compte d'envoi.

Pour vous éviter ce blocage, Nicoka applique sa propre limite de destinataires externes sur 24 heures, par boîte mail et par domaine : voir Limite d'envoi d'emails : destinataires externes sur 24 h.

Une boîte mail professionnelle n'est pas conçue pour le mailing. Quand le volume augmente, les messageries des destinataires, Gmail en particulier, deviennent méfiantes envers l'expéditeur.

Utiliser un outil d'emailing dédié (recommandé)

Nicoka n'est pas un outil d'emailing. Pour des envois en masse, nous vous recommandons fortement de passer par une solution dédiée (Brevo, Mailjet, Mailchimp…), afin de protéger votre réputation et d'éviter que vos messages n'arrivent en spam. Si vous envoyez tout de même depuis Nicoka, nous vous conseillons de ne pas dépasser 150 emails par heure, et de suivre ces conseils :

• testez la délivrabilité de votre email sur mail-tester.com ;
• envoyez par petits groupes plutôt qu'en une seule fois ;
• préférez une adresse nominative (j.place@cabinet.fr) à une adresse générique (contact@…) : les destinataires font davantage confiance à une personne.

Alimenter vos listes Brevo ou Mailjet depuis Nicoka

Nicoka n'envoie pas vos campagnes, mais il peut alimenter les listes de Brevo ou de Mailjet, ce qui vous évite les exports et les imports manuels.

• Le service est déclaré par votre administrateur dans Paramétrage > Administration > Inter Application > Services, avec le type Brevo ou Mailjet. Sa configuration comprend la Correspondance des attributs (quel champ Nicoka alimente quel attribut de votre outil d'emailing).
• Depuis une liste de contacts ou de candidats, l'action Ajouter dans une liste E-Mailing propose deux boutons. Ajouter ajoute seulement les personnes que vous avez cochées à la liste choisie. Synchroniser rend la liste identique à la variante affichée : les personnes absentes de la variante sont retirées de la liste.
• Les personnes désinscrites de l'envoi de courriels en masse ne sont pas ajoutées à la liste.
• Un traitement de synchronisation peut aussi alimenter vos listes en arrière-plan, avec vos derniers contacts et candidats. Il est mis en place par les équipes Nicoka : contactez le support si vous le souhaitez.

Les règles de délivrabilité ci-dessus restent valables : la liste est alimentée depuis Nicoka, mais l'envoi et la réputation dépendent de votre outil d'emailing.

Ce qui échappe à votre contrôle

Une fois votre email envoyé, son sort dépend en partie de décisions que vous ne maîtrisez pas.

• Les règles de la messagerie du destinataire : chaque messagerie applique ses propres filtres, qui évoluent en permanence. Gmail tient compte de signaux propres à chaque utilisateur : l'expéditeur est-il dans ses contacts ? A-t-il déjà interagi avec ses emails ? Aucun réglage de votre côté ne peut les influencer directement.
• La réputation collective de votre hébergeur : vos emails partent de serveurs partagés avec d'autres clients du même hébergeur (Microsoft 365, Google Workspace…). Si d'autres clients envoient du spam depuis ces serveurs, votre réputation peut en pâtir, même si vos pratiques sont irréprochables.
• L'historique de vos destinataires : si un destinataire a déjà signalé un email similaire comme spam, sa messagerie sera plus méfiante envers vos prochains envois.

Vous pouvez tout de même limiter leur impact : invitez vos destinataires à vous ajouter à leurs contacts dès le premier échange, et gardez un taux de plaintes très bas (moins de 0,1 %). C'est le meilleur passeport pour la boîte de réception, quelle que soit la messagerie.

En résumé

Utiliser la boîte mail du recruteur pour des envois ciblés reste tout à fait possible. Pour du mailing en volume, la solution durable est un outil dédié (Brevo, Mailjet…), en conservant votre adresse d'expéditeur habituelle.