Exclure des emails reçus
Les règles d'une boîte mail indiquent à Nicoka comment traiter les emails reçus : ignorer les newsletters ou les notifications automatiques, ou au contraire guider leur rattachement. Elles ne concernent que les boîtes qui reçoivent leurs emails dans Nicoka (option Je souhaite recevoir mes emails dans Nicoka).
Pour ne plus analyser les emails échangés entre collègues de votre entreprise, voir plutôt Étape 7 : Exclure votre nom de domaine des analyses d'emails entrants.
Ouvrir les règles d'une boîte mail
- En haut à droite, cliquez sur vos initiales, puis sur Boites Mail.
- Dans la ligne de la boîte, cliquez sur l'entonnoir de la colonne Règles. La pastille verte indique le nombre de règles déjà créées.
Si la colonne Règles est vide pour votre boîte, c'est que la réception des emails dans Nicoka n'est pas activée pour elle.
La page des règles s'ouvre. Elle liste les règles de la boîte dans leur Ordre d'exécution, avec leur Type et leurs Conditions.
Créer une règle d'exclusion
- Cliquez sur Ajouter.
- Renseignez la fenêtre :
- En référence à : le type de fiche concerné, par exemple Candidat ou Contact, selon les modules de votre espace ;
- Libellé : un nom pour retrouver la règle, par exemple « Exclure les newsletters » ;
- Position : l'ordre d'exécution. Les règles sont appliquées de la plus petite position à la plus grande : donnez une position plus petite à une règle prioritaire ;
- Type : Exclusion ;
- Conditions : choisissez Si, le champ à tester (De pour l'expéditeur, Sujet, Corps…), contient les mots suivants ou ne contient pas les mots suivants, puis les mots à rechercher. Séparez plusieurs mots par un point-virgule, une virgule ou un retour à la ligne : il suffit que l'un d'eux soit trouvé. Cliquez sur Ajouter une ligne pour combiner plusieurs conditions avec Et si ou Ou ;
- Notification envoyée en cas d'exclusion (facultatif) : un template d'email envoyé automatiquement à l'expéditeur d'un email exclu. Il n'est pas envoyé aux messages automatiques.
- Cliquez sur Créer.
Dans cet exemple, tout email reçu dont l'expéditeur contient « @example.org » ou « newsletter@ » est exclu. Pour modifier une règle, cliquez sur son crayon dans la colonne MàJ.
Un email exclu reste dans votre messagerie habituelle, mais Nicoka ne l'analyse pas et ne le rattache à aucune fiche. Il est marqué comme exclu, avec le nom de la règle appliquée.
Les autres types de règles
- Inclusion : définit la façon dont l'email est analysé. Vous pouvez préciser des Valeurs par défaut pour la fiche créée à partir de l'email, et le comportement si l'expéditeur n'existe pas dans Nicoka (Auteur Inconnu : le créer, intégrer l'email sans créer de fiche, ou ignorer l'email).
- Inclusion Stricte : comme l'inclusion, mais un email qui ne respecte pas la règle est exclu.
Survolez le i à côté de Type pour afficher ce rappel dans la fenêtre.