Mise en place de la comptabilité

Le module Comptabilité vous permet d'affecter des comptes comptables à vos ventes et à vos achats, puis d'exporter les pièces comptables vers l'outil de votre comptable. Cet article décrit le paramétrage à faire avant vos premières factures : plan comptable, comptes de TVA, journaux, comptes clients et comptes par type de produit.

Important : faites tout ce paramétrage avant de créer vos premières factures. Sinon, il faudra reprendre chaque facture pour y appliquer les comptes.

Activer le module

1. Dans le menu latéral, ouvrez Paramétrage > Modules.


2. Sur la carte Comptabilité, cliquez sur Activer.

Le menu Comptabilité apparaît dans le menu latéral, avec notamment Plan comptable, Pièces Comptable et Banques.

Créer votre plan comptable

Dans le menu latéral, cliquez sur Comptabilité, puis sur Plan comptable. Les comptes de votre société s'affichent sous Plan Comptable ; si vous avez plusieurs sociétés, choisissez la Société puis cliquez sur Prévisualiser.

Pour ne pas saisir les comptes un par un, partez du plan comptable général :

1. Cliquez sur Charger le plan comptable général.


2. Choisissez les classes de comptes à charger dans Comptes Comptables. Cochez Charger tout le plan, y compris les comptes rarement utilisés pour charger l'ensemble du plan.


3. Cliquez sur Générer.

Pour ajouter un compte précis, cliquez sur Ajouter un compte Comptable, saisissez le numéro du compte dans Référence et son nom dans Libellé, puis cliquez sur Créer.

Selon les modules que vous utilisez, prévoyez notamment :

• des comptes de TVA : TVA déductible pour les achats (par exemple 44566), TVA collectée pour les ventes (par exemple 44571) ;


• des comptes de produits, si vous utilisez la Gestion des ventes : par exemple 706000 Prestations de services ;


• des comptes de charges, si vous utilisez la Gestion des achats : par exemple 607000 Achats de marchandises ou 6064 Fournitures administratives.

Ces numéros sont des exemples : demandez à votre expert-comptable les comptes à utiliser. Les comptes clients et fournisseurs se renseignent sur la fiche de chaque client ou fournisseur (voir plus bas).

Paramétrer les comptes de TVA

1. Dans le menu latéral, ouvrez Paramétrage > Modules, puis cliquez sur Paramétrage sur la carte Comptabilité.


2. Cliquez sur Taux de TVA. La colonne Comptes Comptables rappelle les comptes déjà affectés à chaque taux.

3. Cliquez sur l'icône de modification du taux, par exemple 20 %.


4. Dans Comptes Comptables, choisissez votre société, puis saisissez le Compte TVA Achat et le Compte TVA Vente. Le nom de chaque zone s'affiche tant qu'elle est vide. Avec plusieurs sociétés, cliquez sur Ajouter une ligne pour chacune.


5. Cliquez sur Mettre à jour.

Vérifier les journaux comptables

Si vous exportez vos pièces comptables vers l'outil de votre comptable, vérifiez les codes de vos journaux. Dans le paramétrage de la Comptabilité, cliquez sur Journaux Comptables.

Le Code de chaque journal (Ventes, Achats, Banques…) doit correspondre à celui de l'outil de votre comptable. Sinon, cliquez sur l'icône de modification du journal et corrigez le code.

Renseigner le compte d'un client

1. Dans le menu latéral, cliquez sur Comptes (dans le menu CRM, selon votre paramétrage), puis ouvrez la fiche du client.


2. Cliquez sur l'onglet Comptabilité, puis sur Ajouter une société.


3. Saisissez le Compte Comptable du client, par exemple 411DELORME (vérifiez la numérotation avec votre comptable).


4. Choisissez la TVA par défaut appliquée à ce client.


5. Choisissez le Compte de profit par défaut : il est repris sur les lignes des factures de ce client, et reste modifiable sur chaque facture.


6. Cliquez sur Créer.

L'onglet affiche ensuite le compte du client pour chacune de vos sociétés.

Associer des comptes à vos types de produits

Vous pouvez aussi rattacher des comptes aux types de produits et services que vous vendez ou achetez. Quand vous ajoutez un produit à une facture, Nicoka applique alors par défaut les comptes de son type.

1. Ouvrez le paramétrage de la Gestion des ventes (ou de la Gestion des achats) : Paramétrage > Modules, bouton Paramétrage de la carte.


2. Dépliez la rubrique Produits et cliquez sur Types.


3. Cliquez sur l'icône de modification d'un type, par exemple Service.


4. Dans Comptes Comptables, choisissez la société et saisissez le Compte de charge, le Compte TVA Achat, le Compte de profit et le Compte TVA Vente.


5. Cliquez sur Mettre à jour.

Une fois ce paramétrage terminé, vous pouvez exporter vos pièces comptables : voir Exports comptables.