Numérotation des factures

Préambule 

Dans Nicoka, vous pouvez définir la numérotation de tous les éléments qui possèdent un champ "Référence". Par exemple : les devis, les contrats, les factures mais aussi les clients, les projets, les missions...

Nous allons décrire ci-après la gestion de la numérotation du module "Ventes", mais vous pouvez retrouver le même mécanisme dans les autres modules de Nicoka.

Objectifs

• Apprendre à configurer le format de la numérotation des factures
• Comprendre le mécanisme de numérotation autoamtique

1. Paramétrage de la numérotation des documents

Allez dans Paramétrage > Modules > Gestion des Ventes

Pour modifier une numérotation existante, il suffit de cliquer sur l'icône qui représente un crayon, prenons l'exemple de la facture : 

A NOTER : Pour votre première facture, vous devez laisser cocher la case "Peut être modifié manuellement" car vous aurez probablement besoin de poursuivre votre numérotation actuelle.

• La zone "Continuer la numérotation de" vous permet de dire à Nicoka que vous souhaitez que vos différents types de facture suivent la même numérotation. 
• La zone "Dépendant de la société" permet d'avoir le même numéro de facture pour deux sociétés différentes, vous devez cocher cette case si vous travailler en multi-sociétés dans Nicoka.

• Règle : il s'agit de la logique de numérotation. Chaque ligne correspond à un morceau du numéro, voici les possibilités : 
  
  • Valeur Fixe : cela vous permet d'entrer une séquence de lettre, d'espace ou de tiret afin d'avoir, par exemple, un préfixe à votre numérotation. Par exemple : FAC, ou F-...
  • Année : l'année de génération de la facture sur 4 chiffres
  • Année courte : l'année de génération de la facture sur 2 chiffres
  • Année du document : l'année de la date de la facture sur 4 chiffres
  • Code Société : la valeur du champ code dans la fiche de votre société. Cela permet lorsque vous avez plusieurs société dans Nicoka de préfixer la numérotation des factures avec le code chaque société.
  • Initiales du champ "Assigné à" : les initiales de la personne qui est assigné à la facture
  • Initiales du champ "Propriétaire" : les initiales de la personne qui est positionné en contact principal de la facture
  • Jour : le numéro de jour de génération de la facture, sur deux chiffres
  • Mois : le numéro du mois de génération de la facture, sur deux chiffres
  • Mois du document : le numéro du mois de la date de la facture, sur deux chiffres
  • Dynamique : cela vous permet d'utiliser d'autre champ du document ou du compte client (par exemple le code du client)
  • Numéro Auto : il est obligatoire d'avoir dans la règle un élément du type "Numérotation Auto", car c'est cet élément qui va s'incrémenter à chaque nouvelle facture. La zone taille qui s'affiche à droite, vous permet de définir le nombre de chiffre de votre numérotation, si vous faites une vingtaine de facture par an, partez sur 4 (cela correspond à 9999 Factures au total).