Numérotation des factures
Dans Nicoka, chaque document qui porte une référence est numéroté automatiquement : devis, commandes, contrats, factures, avoirs, paiements, mais aussi clients ou projets. Cet article décrit la numérotation du module Ventes ; vous retrouvez le même fonctionnement dans les autres modules.
Ouvrir la numérotation des documents
- Dans le menu latéral, ouvrez Paramétrage > Modules, puis cliquez sur Paramétrage sur la carte Gestion des ventes.
- Dépliez la rubrique Ventes et cliquez sur Numérotation des documents.
La liste présente une numérotation par type de document : l'Entité (Devis, Commande, Facture, Paiement), le Type, la case Peut être modifié manuellement, la numérotation suivie dans Continuer la numérotation de et le Numéro actuel, c'est-à-dire le dernier numéro attribué. L'icône de la colonne Historique de changement affiche les modifications apportées à la numérotation.
Pour numéroter un type de document qui n'apparaît pas dans la liste, cliquez sur Créer une nouvelle référence.
Modifier une numérotation
Cliquez sur l'icône crayon de la ligne, par exemple celle des factures. La fenêtre Modifier Référence s'ouvre ; l'Entité et le Type ne se modifient plus après la création.
- Peut être modifié manuellement : cochée, la référence d'un document de ce type peut être saisie ou corrigée à la main. Décochée, la référence est attribuée par Nicoka et ne peut pas être modifiée.
- Continuer la numérotation de : choisissez un autre type du même document pour partager sa numérotation. Les deux types se suivent alors dans une seule série, et la règle de l'autre type s'applique. Changer le type d'un document pour un autre type de la même série conserve son numéro ; vers un type qui a sa propre numérotation, un nouveau numéro est attribué.
- Dépendant de la société : si vous gérez plusieurs sociétés dans Nicoka, cochez cette case pour que chaque société ait sa propre série. Le même numéro de facture peut alors exister dans deux sociétés différentes.
- Règle : la composition du numéro. Chaque ligne en est un morceau, dans l'ordre. Ajouter une ligne ajoute un morceau ; l'icône corbeille le retire.
Cliquez sur Mettre à jour pour enregistrer. Les documents déjà numérotés gardent leur référence : la nouvelle règle s'applique aux suivants.
Les éléments de la règle
- Valeur Fixe : un texte toujours identique, par exemple un préfixe (FAC, F-) ou un séparateur (-).
- Numéro auto : le compteur, qui augmente à chaque nouveau document. La zone de droite fixe son nombre de chiffres, complété par des zéros : avec 5, la première facture porte 00001.
- Numéro auto sans taille fixe : le compteur, sans zéros devant (1, 2, 3…).
- Année et Année courte : l'année en cours au moment où le numéro est attribué, sur 4 ou 2 chiffres.
- Mois et Jour : le mois ou le jour en cours au moment où le numéro est attribué, sur 2 chiffres.
- Année du document, Année courte du document, Mois du document et Jour du document : les mêmes éléments, pris dans la date du document.
- Code Société : le code saisi sur la fiche de votre société. Utile pour distinguer les séries quand vous gérez plusieurs sociétés.
- Code Agence, Code Service et Code Zone d'Intervention : le code de l'agence, du service ou de la zone d'intervention rattachés au document, à défaut ceux de l'utilisateur qui le crée.
- Initiales du Propriétaire : les initiales du propriétaire du document.
- Initiales du Assigné à : les initiales de la personne à qui le document est assigné.
- Dynamique : la valeur d'un champ du compte client, par exemple son code.
Prévoyez toujours un compteur, Numéro auto ou Numéro auto sans taille fixe : c'est lui qui rend chaque numéro unique. Choisissez une taille suffisante : avec 4 chiffres, la série est prévue pour 9 999 documents au plus.
Pour créer vos factures, voir Création et envoi d'une facture.