Numérotation des factures

Dans Nicoka vous pouvez définir la numérotation de tous les élements qui possèdent un champ "Référence". Par exemple, les devis, les contrats, les factures mais aussi les clients, les projets, les missions...

Nous allons décrire ci-après la gestion de la numérotation du module "Ventes", mais vous pouvez retrouver le même mécanisme dans les autres modules de Nicoka.

Paramétrage de la numérotation des documents

Cliquez dans sur menu "Modules". Ce menu ce trouve parfois dans sous le menu "Paramétrages". Si vous ne voyez pas de menu "Modules" ou de menu "Paramétrages" cela signifie que vous n'avez pas accès au paramétrage, merci de contacter votre administrateur dans ce cas pour qu'il effectue les modifications.

Cliquez sur le bouton "Paramétrage" du module "Ventes" : 

Cliquez sur le menu "Ventes" et ensuite sur le sous menu : "Numérotation des documents" : 

Pour modifier une numérotation existant il suffit de cliquer sur le rectangle avec un crayon, prenons l'exemple de la facture : 

Pour votre première facture, vous devez laisser cocher la case "Peut être modifié manuellement" car nous aurons sans doute besoin de continuer votre numérotation actuelle. 

La zone "Continuer la numérotation de" vous permet de dire à Nicoka que vous souhaitez que vos différents types de Facture (par exemple : d'export ou bien vos avoirs) suivent la même numérotation. 

La zone "Dépendant de la société" permet d'avoir le même numéro de facture pour deux sociétés différentes, vous devez cocher cette case si vous travailler en multi-sociétés dans Nicoka.

Règle : il s'agit de la logique de numérotation. Chaque ligne correspond à un morceau du numéro, voici les possibilités : 

• Valeur Fixe : cela vous permet d'entrer une séquence de lettre, d'espace ou de tiret afin par exemple d'avoir un préfix à votre numérotation. Par exemple : FAC, ou F-...
• Année : l'année de génération de la facture sur 4 chiffres
• Année courte : l'année de génération de la facture sur 2 chiffres
• Année du document : l'année de la date de la facture sur 4 chiffres
• Code Société : la valeur du champ code dans la fiche de votre société. Cela permet lorsque vous avez plusieurs société dans Nicoka de préfixer la numérotation des factures avec le code chaque société.
• Initiales du champ "Assigné à" : les initiales de la personne qui est assigné à la facture
• Initiales du champ "Propriétaire" : les initiales de la personne qui est positionné en contact principal de la facture
• Jour : le numéro de jour de génération de la facture, sur deux chiffres
• Mois : le numéro du mois de génération de la facture, sur deux chiffres
• Mois du document : le numéro du mois de la date de la facture, sur deux chiffres
• Dynamique : cela vous permet d'utiliser d'autre champ du document ou du compte client (par exemple le code du client)
• Numéro Auto : il est obligatoire d'avoir dans numérotation un élément du type "Numérotation Auto", car c'est cet élément qui va s'incrémenter à chaque nouvelle facture. La zone taille qui s'affiche à droite, vous permet de définir le nombre de chiffre de votre numérotation, si vous faites une vingtaine de facture par an, partez sur 4 (cela correspond à 9999 Factures au total).