Paramétrer le module Congés & Absences [GUIDE]
Ce guide parcourt tout le paramétrage du module Congés & Absences de Nicoka SIRH, rubrique par rubrique, puis présente les écrans de suivi des RH, des managers et des collaborateurs. Lisez-le en entier avant de commencer : certains choix (types de congés, règles d'acquisition) se répercutent sur tous les compteurs. Pour les sujets plus précis, il renvoie vers des articles détaillés.
Avant de commencer
Avant toute saisie d'absence, vérifiez que chaque collaborateur a une Plage Horaire dans ses données professionnelles : c'est elle qui détermine ses jours travaillés, donc le nombre de jours décomptés pour une absence. Voir Gérer les plages horaires.
Recensez aussi les types d'absence de votre logiciel de paie : pour faciliter les exports, gardez les mêmes types et des libellés proches dans Nicoka.
1. Ouvrir le paramétrage du module
Dans le menu latéral, ouvrez Paramétrage > Modules, puis cliquez sur Paramétrage sur la carte Congés & Absences.
Le menu du module propose les rubriques Points de paramétrage, Types de congés, Catégories, Jours Fériés, Périodes Rouge, Workflows, Alertes, Evènements, Interfaces et Filtres. Le champ Rechercher en haut du menu permet d'y accéder plus vite.
2. Points de paramétrage
Les points de paramétrage sont des règles générales, valables pour tous les collaborateurs. Chaque point est accompagné d'une aide en italique. Pensez à cliquer sur Sauvegarder, en bas de la page, après vos modifications.
Bloc Demandes de congés
- Nb maximum d'absence rémunérées successives : le nombre maximum de jours d'absence rémunérée qu'un collaborateur peut prendre d'affilée.
- Notification lors de la suppression : le modèle d'email envoyé au créateur d'une demande quand elle est supprimée après validation. Voir Supprimer un congé.
- Notification lors d'une absence posée pour le salarié : le modèle d'email envoyé au salarié quand un manager ou un administrateur pose une absence pour lui (par exemple une RTT employeur ou une fermeture annuelle). Laissez vide pour ne rien envoyer.
- Types de projets pour la validation : uniquement si vous utilisez le module Projets, pour restreindre les responsables de projet qui interviennent dans la validation.
- Type de congés comptant comme jours non travaillés : pour les collaborateurs au forfait jours, les types de congé à décompter des jours travaillés.
- Interdire la saisie dans le passé : les collaborateurs ne peuvent plus saisir une absence a posteriori.
- Règle de calcul de fin des compteurs de congés (obligatoire) : la date qui clôt les compteurs d'un collaborateur qui part, date de fin de contrat ou date de départ.
- Forcer l'envoi en validation des demandes de congés : à la création d'une demande, le bouton « Sauvegarder » disparaît ; il ne reste que « Enregistrer et envoyer en validation ».
- Colonnes masquées dans le tableau des compteurs du collaborateur : les colonnes à masquer dans le tableau des compteurs que voit le collaborateur. Laissez vide pour toutes les afficher.
Bloc Planning Congés & Absences : il règle ce que chacun voit dans le planning.
- Autorisé l'affichage du détail des congés dans le planning pour : les personnes qui voient le motif des absences (le type de congé) et non une simple absence.
- Autoriser les responsables à voir le détail des congés de leur équipe : les responsables qui voient le motif des absences de leurs subordonnés, hiérarchiques ou opérationnels.
- Retirer les restrictions hierarchiques sur le planning des congés pour : les personnes qui voient le planning de tous les collaborateurs, et pas seulement celui de leur équipe. Réservez-le par exemple au service RH.
- Couleur des jours fériés : leur couleur dans le planning.
- Champs à afficher dans le planning : des colonnes à ajouter au planning, par exemple le service ou le matricule, avec Ajouter une ligne.
Pour ces réglages, préférez les services et les profils aux personnes nommées : vous n'aurez rien à changer en cas de départ.
Masquer le détail des congés : une personne qui n'a pas le détail voit toujours les absences dans le planning, en vert avec leur statut, mais pas le type de congé. Un clic sur l'absence n'ouvre ni la demande ni les compteurs du collaborateur. Ce réglage s'applique aussi aux absences affichées dans l'agenda.
Avec Tout le monde dans Autorisé l'affichage du détail des congés dans le planning pour, chaque utilisateur qui a accès au planning voit le type des congés et peut ouvrir les demandes et les compteurs. Pour réserver le détail aux RH, choisissez Uniquement certain et sélectionnez leur profil ou leur service. Les responsables peuvent garder le détail de leur seule équipe avec Autoriser les responsables à voir le détail des congés de leur équipe.
3. Types de congés
La rubrique Types de congés liste les types d'absence, avec leurs règles d'acquisition en dessous. Plusieurs types existent par défaut ; vous pouvez les modifier, les désactiver (colonne Actif) et en ajouter.
Il existe deux familles de types :
- Sans règle d'acquisition : arrêt maladie, congé maternité, événements familiaux… Ces absences se posent sans compteur de droits.
- Avec une règle d'acquisition : congés payés, RTT, récupération… Un compteur se calcule pour chaque collaborateur selon la règle, et le collaborateur le voit dans son espace.
Pour créer un type, cliquez sur Ajouter un type de congés, sous la liste. La fenêtre Créer un nouveau type de congés propose :
- Catégorie, Libellé et Couleur (celle de l'absence dans les plannings) ;
- Disponible : Immédiatement ou après une ancienneté (par exemple Après 1 an d'ancienneté) ;
- Basé sur les jours calendaires : l'absence se décompte du lundi au dimanche ;
- Rémunéré ? et Unité (jour ou heure) ;
- Nb de jours par an : pour un type sans règle d'acquisition, le maximum de jours qu'un collaborateur peut poser sur l'année, par exemple pour les congés enfant malade ;
- Commentaire obligatoire ? et Justificatif (Non requis, Requis ou Attendu) ;
- Délais de prévenance : le délai minimum, en jours calendaires, entre l'envoi d'une demande et son premier jour, avec une ligne par palier de durée. Les demandes saisies pour le compte d'un salarié ne sont pas contrôlées ;
- Autorisations : Ont les droits (les collaborateurs qui ont droit à ce type), Exclure (ceux qui n'y ont pas droit, par exemple les stagiaires) et Peuvent créer une demande (ceux qui peuvent la poser). Réservez par exemple la saisie des arrêts maladie au service RH.
Exemple complet : Créer et alimenter des jours de récupération.
4. Règles d'acquisition
Une règle d'acquisition alimente un compteur. Pour en créer une, cliquez sur le + de la colonne Ajouter une règle d'acquisition, sur la ligne du type. Pour en modifier une, cliquez sur l'icône MàJ de sa ligne.
Ajouter ou modifier une règle en cours de période change les compteurs déjà calculés : faites-le de préférence en début de période et contrôlez ensuite quelques compteurs. Pour certains types, comme les RTT, une nouvelle règle est souvent nécessaire chaque année.
En-tête de la règle
- Libellé et Valable à partir du : la date d'effet de la règle.
- Jours travaillés : du lundi au vendredi (jours ouvrés) ou du lundi au samedi (jours ouvrables). En jours ouvrables, renseignez le Nb. max de samedi, par exemple 5 pour cinq semaines de congés payés. Deux options l'accompagnent : Proratiser le plafond de samedis à la présence et Compter les samedis pris seuls dans le plafond.
- Types exclus et Mode d'exclusion : les absences qui ne génèrent pas d'acquisition. Voir Exclure un type de congés de l'acquisition.
Quand la règle est déjà utilisée par des demandes ou des compteurs, un bandeau bleu l'indique : la date d'effet et les jours travaillés ne sont plus modifiables. Pour les changer, cliquez sur Nouvelle version.
Onglet Règles
- Période d'acquisition : la période pendant laquelle le compteur s'alimente (année calendaire, du 1er juin au 31 mai, du 1er mai au 30 avril).
- Période de prise : Immédiatement ou Prochaine période.
- Mode d'acquisition : Prorata Temporis (le compteur augmente au fil du temps), Uniquement à date (il augmente à la date prévue) ou Acquisition Manuelle.
- Qté. : le nombre de jours acquis et sa fréquence, par exemple 2,0833 jours Mensuellement, le dernier jour du mois.
- Quantité Max : le plafond du compteur sur la période.
- Par anticipation : le nombre de jours qui peuvent être pris avant d'être acquis (laissez vide pour l'interdire), et Autoriser la prise par anticipation sur le compteur suivant.
- Prise des jours acquis à la date de la demande avant l'ouverture du compteur (hors anticipation) : les jours déjà acquis à la dernière date d'acquisition avant la demande (en général le dernier jour du mois précédent) peuvent être posés avant l'ouverture du compteur sans être comptés par anticipation. Par anticipation ne couvre alors que les jours pas encore acquis à cette date. Pour limiter la prise aux seuls jours acquis, cochez cette case et laissez Par anticipation vide.
- Expire : à la fin de la période ou à une date précise.
- Gestion des décimales : l'arrondi des jours acquis en cas d'arrivée en cours de période. Choisissez le même que votre logiciel de paie pour faciliter les comparaisons.
- Report sur l'année suivante et Option sur le report : le report automatique des jours non pris sur le compteur suivant, pour tous les collaborateurs. Les reports sont en principe exceptionnels (longue maladie, accord d'entreprise) : vous pouvez aussi les gérer au cas par cas.
- Consommer le compteur précédent uniquement pendant sa période de consommation.
Pour bien distinguer période d'acquisition et période de prise, téléchargez notre fiche Congés payés : période de référence vs période de prise (PDF).
Onglet Jours d'ancienneté : les jours supplémentaires accordés selon l'ancienneté. Chaque ligne indique la Qté., le seuil (Disponible, par exemple Après 5 ans d'ancienneté), la date de référence (Basé sur) et, si besoin, un filtre (Uniquement pour, voir la rubrique Filtres). Les lignes se cumulent : avec une ligne d'un jour à 5, 10, 15 et 20 ans, un collaborateur de 20 ans d'ancienneté reçoit 4 jours.
Onglet Jours de fractionnement : les jours accordés quand une partie du congé principal est prise hors de la période légale (article L3141-23 du Code du travail). Choisissez le Type de règle de fractionnement : Pas de Fractionnement, Règle Privée, Règle Publique ou Définir la règle manuellement. Les deux règles légales appliquent leurs seuils automatiquement.
Onglet Paramétrage Avancé :
- Demi-Journée non autorisée : ce type ne se pose que par journées entières ;
- Ne pas appliquer les "taux de congés" sur ce type : le taux de la plage horaire d'un salarié à temps partiel ne s'applique pas ;
- Ne pas proratiser l'acquisition : les dates d'arrivée et de départ ne réduisent plus la quantité acquise ;
- Ne pas imposer la prise des jours non travaillés : un salarié qui a un jour non travaillé n'est plus obligé de l'inclure dans sa demande quand son absence le précède (utile pour les RTT).
5. Catégories
Les catégories regroupent des types d'absence, par exemple « Absence Sécurité Sociale » pour les absences indemnisées par l'Assurance maladie ou « Congés et repos ». Elles sont facultatives et servent surtout de filtre dans vos rapports. Créez-les avec Créer une nouvelle catégorie, puis choisissez la catégorie dans chaque type de congé.
6. Jours fériés
Les jours fériés ne sont pas décomptés des absences. Ils se règlent par pays (liste en haut à droite) et par année (flèches). Le bouton Créer un nouveau jour Férié en ajoute un ; chaque jour peut être réservé à une partie des collaborateurs (Pour, Exclure).
Quand une année n'a pas encore de jours fériés, le bouton Copier les Jours Fériés de la période précédente reprend ceux de l'année précédente : corrigez ensuite les dates mobiles (Pâques, Ascension, Pentecôte). Préparez-les plusieurs années à l'avance.
7. Périodes rouges
Une période rouge interdit la pose de congés sur une période chargée, par exemple une clôture annuelle. Créez-la avec Créer une nouvelle période Rouge : libellé, dates, collaborateurs concernés et Types de congés exclus, c'est-à-dire les types qui restent autorisés (un arrêt maladie, par exemple). Une demande qui chevauche la période est refusée avec un message.
Prévenez vos collaborateurs à l'avance, par exemple par une note publiée dans les documents de l'entreprise.
8. Workflows
Le workflow est le circuit de validation des demandes. Le workflow standard, Validation des demandes de congés, a une étape Validation Responsable assignée au responsable du collaborateur, avec ses modèles d'email et de notification. Le + de la colonne Ajouter ajoute d'autres étapes, qui s'enchaînent.
L'icône MàJ d'une étape ouvre ses options :
- Assigné à et Et Assigné à : le valideur principal et d'éventuels valideurs supplémentaires ;
- Exclure le demandeur : l'auteur de la demande ne valide jamais sa propre demande. Voir Empêcher l'autovalidation des congés des administrateurs ;
- Validation avec commentaire : le valideur doit laisser un commentaire ;
- Les personnes suivantes peuvent valider en cas d'absence des valideurs : par exemple le service RH ;
- Notifier en cas d'absence des valideurs : prévient ces personnes quand les valideurs sont absents.
9. Alertes et Evènements
Les Alertes et les Evènements envoient un email ou une notification dans une situation précise, par exemple quand un manager refuse une demande. Le support Nicoka peut vous aider à les mettre en place.
10. Interfaces
Les absences saisies dans Nicoka doivent alimenter votre paie. Selon votre logiciel, la rubrique Interfaces propose des exports de congés : Silae - Export Congés, Quadrapaie - Export Congés, Export Congés pour paye, ou encore Silae - Régularisation des compteurs. Une fois activés, ils apparaissent dans le menu Interfaces de Mon Equipe > Congés - Demandes.
Avec Silae, une intégration par API est aussi disponible : voir Silae - API - Renouvellement des clés d'accès. Testez vos exports avant la première paie ; l'équipe Nicoka peut vous accompagner.
11. Filtres
Un filtre décrit une population de collaborateurs, par exemple « Plus de 45 ans ». Il sert dans l'onglet Jours d'ancienneté des règles d'acquisition (colonne Uniquement pour) pour réserver des jours supplémentaires à cette population, selon vos accords ou votre convention collective. Créez-le avec Créer un nouveau filtre.
12. Les écrans de suivi
Pour les RH : avec un profil administrateur, vous avez accès à tous les écrans de suivi. Vous pouvez aussi créer vos propres rapports.
- Mon Equipe > Congés - Demandes : toutes les demandes d'absence, avec des Filtres, des variantes (A envoyer, A valider, Validées) et le menu Actions. Vous pouvez créer vos propres variantes.
- Le bouton Compteurs de cette page liste tous les compteurs calculés, collaborateur par collaborateur. Appliquez des filtres pour le rendre plus lisible.
- Soldes à date : les compteurs de chaque collaborateur à une date donnée, en tenant compte des absences validées. Pratique pour comparer avec les bulletins de paie en fin de mois : l'entonnoir permet de choisir la date et le type de congé.
- Reste à prendre : les jours non pris à ce jour, avec une colonne par type de congé.
- Mon Equipe > Congés - Planning : le planning mensuel des absences, avec leur code couleur. Créez des variantes par société ou par service si votre effectif est important.
- La fiche du collaborateur, rubrique Congés & Absences : ses compteurs (l'œil en bout de ligne ouvre le détail du compteur), la Balance (Initial) pour corriger un compteur, son planning, ses demandes récentes et son historique.
Pour les managers : ils ont accès aux mêmes écrans, limités aux collaborateurs de leur équipe. Pour le vérifier, ouvrez Paramétrage > Administration, dépliez Utilisateurs, cliquez sur Profils, puis sur le profil concerné : dans l'onglet Restrictions, la case Restriction aux subordonnés doit être cochée. Voir Définir des profils d'accès dans Nicoka.
Pour les collaborateurs : Mon Espace RH > Mes Congés affiche leur solde disponible, les congés pris, les demandes en cours de validation, le tableau de leurs compteurs, leur planning et leurs demandes récentes. Ils posent une absence avec + Ajouter une demande et retrouvent toutes leurs demandes avec Historique.
Le nombre de jours d'une demande est calculé automatiquement d'après la plage horaire du collaborateur et les jours fériés. Une demande qui chevauche une autre demande, ou une formation à laquelle il participe, est refusée. Tant qu'elle n'est pas envoyée en validation, la demande reste modifiable et supprimable par le collaborateur. Une absence posée pour lui par un responsable ou par les RH ne passe pas par le circuit de validation : elle est validée d'office, et le collaborateur est prévenu par l'email du point Notification lors d'une absence posée pour le salarié.
