Créer et Gérer les questionnaires Candidat

Les questionnaires vous permettent de recueillir des informations structurées : formulaire envoyé à un candidat, test technique, grille d'évaluation après un entretien, questions complémentaires au moment de la candidature… Cet article explique comment les créer et les construire, section par section.

1. Ouvrir la liste des questionnaires

1. Dans le menu latéral, ouvrez Paramétrage > Modules.


2. Sur la carte ATS, cliquez sur Paramétrage.


3. Dans le menu de gauche, cliquez sur Questionnaires.

La liste affiche vos questionnaires avec leur Entité, leur Type, qui peut les utiliser (Visible par) et s'ils sont actifs.

2. Créer un questionnaire

Cliquez sur Créer un nouveau questionnaire, puis renseignez :

• Type : la nature du questionnaire (voir ci-dessous). La liste affiche une description de chaque type ;


• Entité : l'objet auquel le questionnaire est relié, en général Candidat, ou Job pour un formulaire de candidature ;


• Libellé : le nom du questionnaire.

Cliquez sur Créer : la page de modification du questionnaire s'ouvre.

Les types de questionnaires

• Formulaire : une vue d'ensemble pour remplir toutes les questions en une seule fois. Idéal pour des enquêtes rapides ou des inscriptions simples. Il peut être envoyé par email.


• Test : les questions sont posées une par une, sans pouvoir modifier les réponses précédentes. Idéal pour des tests techniques.


• Entretien : conçu pour les sessions d'entretien à plusieurs participants ; chaque participant répond à des questions, et une même question peut être posée à plusieurs participants.


• Formulaire de candidature : des questions complémentaires posées au moment de la candidature, pour recueillir des informations ciblées et compléter la fiche du candidat. Il se crée sur l'entité Job (voir la section 6).


• Evaluation : pour les entretiens téléphoniques ou les évaluations approfondies ; le questionnaire guide l'évaluateur pas à pas.

Avec l'entité Candidat, le questionnaire est proposé dans les sous-menus correspondants de la fiche candidat (par exemple Evaluations pour un questionnaire de type Evaluation).

3. Régler le questionnaire

En haut de la page de modification, vous retrouvez les réglages généraux :

• Libellé et Type : modifiables à tout moment ;


• Entité : pour la changer, cliquez sur l'icône crayon à côté de sa valeur (Changement d'attribution), choisissez la nouvelle entité, puis cliquez sur Mettre à jour ;


• Calculer un score : cochez cette case pour que les questions puissent avoir une réponse correcte ; le fil d'actualité affiche alors le score total et sa ventilation par section ;


• Template d'email : pour un formulaire ou un test, le modèle d'email utilisé pour l'envoyer ;


• Accessible par : par défaut Tout le monde. Cliquez sur l'icône crayon pour réserver le questionnaire à certains collaborateurs, services ou profils.

Cliquez sur Mettre à jour, en bas de la page, pour enregistrer ces réglages. Les boutons en haut à gauche permettent de revenir à la liste, de Prévisualiser le questionnaire, de le Copier et de consulter son Historique des modifications. La liste Afficher en permet de saisir les textes dans une autre langue.

4. Ajouter des sections

Les questions sont rangées dans des sections. Cliquez sur Ajouter une section. Seul le Libellé est obligatoire ; les autres informations peuvent être renseignées plus tard :

• Section parent : pour imbriquer la section dans une autre ;


• Introduction et Conclusion : des textes affichés avant et après les questions de la section ;


• Couleur (police) et Couleur (arrière plan) : la couleur du titre de la section ;


• Exclure du rapport PDF et Personnalisation PDF : la présentation de la section dans le rapport PDF ;


• Actif : décochez pour masquer la section.

Chaque section s'affiche comme une carte repliable. Son en-tête indique le nombre de questions et, le cas échéant, combien de réponses mettent à jour la fiche (par exemple « 2 vers la fiche »). Survolez l'en-tête pour faire apparaître les icônes crayon (modifier) et corbeille (supprimer). L'introduction et la conclusion se saisissent aussi directement dans la carte, en cliquant sur « Cliquez pour ajouter une introduction… ».

5. Ajouter des questions

Dans une section, cliquez sur Ajouter une question. Un panneau s'ouvre sur la droite, en deux étapes.

Étape 1 : Nature

Choisissez ce que vous voulez demander :

• Une donnée de la fiche (recommandé) : la réponse met à jour un champ de la fiche, par exemple la disponibilité du candidat. Elle est donc enregistrée dans la fiche, pas seulement dans le questionnaire. Recherchez le champ par son nom, puis cliquez dessus. Les champs déjà demandés dans le questionnaire sont grisés.


• Une question libre : la réponse est stockée dans le questionnaire uniquement. Choisissez ensuite le type de question : Question ouverte, Date, Montant, Ajouter un fichier, Question fermée (Oui ou Non), Question à choix multiple, Question ouverte avec feux tricolore, Slider avec gradiant, Evaluation par étoile ou Evaluer les Compétences. Les types proposés dépendent du type de questionnaire.

Étape 2 : Rédaction

Le bouton modifier, en haut, permet de revenir au choix de l'étape 1. Pour une donnée de la fiche, un bandeau rappelle le champ mis à jour. Renseignez ensuite :

• Question : le texte de la question ;


• Aide à la saisie : un texte d'aide, affiché dans la zone de réponse ;


• selon le type : les Choix d'une question à choix multiple (et Plusieurs réponses possibles), ou, pour une donnée de la fiche, Pas de valeur par défaut et Modification autorisée ;


• Obligatoire : le répondant doit répondre pour valider le questionnaire ;


• dans Options avancées : Autoriser le remplissage par l'IA et Actif.

Cliquez sur Créer. La question s'ajoute à la section ; faites-la glisser par la poignée de gauche pour changer son ordre. Au survol d'une question, des icônes permettent de la modifier, de la copier ou de la supprimer.

Conditions d'affichage

Une question peut n'apparaître que si la réponse à une question précédente le justifie : choisissez cette question dans Question parent, à l'étape Rédaction. Le questionnaire s'adapte alors à chaque répondant, au lieu de lui présenter des questions sans objet. Une condition portant sur une date de naissance permet par exemple de réserver certaines questions aux candidats majeurs.

6. Le formulaire de candidature

Nicoka fournit un formulaire de candidature standard. Pour poser des questions complémentaires sur un job :

1. Créez un questionnaire de type Formulaire de candidature, sur l'entité Job, et construisez-le comme ci-dessus.


2. Ouvrez la fiche du job et cliquez sur le bouton Formulaire de candidature.


3. Choisissez le questionnaire dans la liste Formulaire de candidature, puis cliquez sur Sauvegarder.

Le bouton Créer un modèle de formulaire de candidature de cette fenêtre permet aussi de créer le questionnaire directement depuis le job.

7. Mettre à jour un questionnaire

Pour faire évoluer un questionnaire déjà utilisé, il est préférable de le copier et de tester vos modifications sur la copie. Une fois vos modifications validées, appliquez-les au questionnaire d'origine. Les questionnaires déjà remplis restent figés ; les nouveaux prennent en compte la nouvelle version.

8. Enregistrer une évaluation en document du candidat

Une évaluation complétée peut être enregistrée directement comme document rattaché à la fiche du candidat. Vous n'avez plus à exporter le rapport puis à le réimporter.

1. Ouvrez la fiche du candidat, puis le sous-menu Evaluations.


2. Sur la ligne de l'évaluation concernée, cliquez sur l'icône d'enregistrement de la colonne Actions.


3. Choisissez le Template (PDF,DOCX), c'est-à-dire le modèle de mise en page du document généré, et le Type sous lequel le document sera classé.


4. Cliquez sur Mettre à jour.

Le document apparaît alors dans le sous-menu Documents de la fiche candidat, où il se partage et s'archive comme n'importe quelle autre pièce.

9. Récupérer les résultats des tests par API

Les résultats des questionnaires de type Test envoyés aux candidats sont accessibles par l'API, au même titre que les évaluations. Un endpoint dédié permet de les récupérer depuis vos outils ou vos intégrations.