Signature de documents avec Nicoka Sign

Nicoka Sign est la signature électronique intégrée à Nicoka. Vous envoyez un document PDF à un ou plusieurs signataires, chacun le signe en ligne depuis un lien reçu par email, et le document signé revient automatiquement dans Nicoka. Aucun compte chez un prestataire n'est nécessaire.

Vous pouvez envoyer un document en signature depuis l'onglet Documents d'un compte client, d'un contact, d'un candidat, d'un poste, d'un fournisseur, d'un projet ou d'un collaborateur. Pour un contrat de travail généré à partir d'un modèle, voir Création d'un modèle de contrat de travail.

Vous utilisez déjà un prestataire de signature ? Nicoka se connecte aussi à Yousign et à DocuSign.

Activer Nicoka Sign

1. Dans le menu latéral, ouvrez Paramétrage > Modules, puis cliquez sur Paramétrage sur la carte Documents.
2. Cliquez sur Services tiers.
3. Sur la ligne Nicoka Sign (type Nicoka), cliquez sur l'icône de mise à jour, cochez Actif, puis cliquez sur Mettre à jour. Si la ligne n'existe pas, cliquez sur Créer un nouveau service tiers et choisissez le service Nicoka.

Le champ Accessible par limite, si besoin, les utilisateurs qui peuvent envoyer des documents en signature. Par défaut : Tout le monde.

Une fois le service actif, un bouton Signer apparaît dans les onglets Documents.

Envoyer un document en signature

Le document à signer doit être au format PDF.

1. Ouvrez la fiche concernée (ici un compte client), puis son onglet Documents.
2. Cliquez sur Signer.

3. Dans la fenêtre Signature, renseignez :
   • Destinataire : le ou les signataires, choisis parmi les personnes enregistrées dans Nicoka ;
   • Cc (facultatif) : les personnes à tenir informées. Elles reçoivent une copie de la demande avec le document en pièce jointe, puis le document signé, sans pouvoir le signer ;
   • Template d'email : proposé quand des modèles existent pour cette fiche. Il remplit le titre et le message ;
   • Titre : l'objet de la demande, repris dans l'email et sur la page de signature ;
   • Corps : le message adressé aux signataires ;
   • Documents à signer : les documents de la fiche qui n'ont pas déjà été envoyés en signature, et les templates de document de la fiche. Un template est généré au moment de l'envoi, puis rangé sur la fiche sous le Type de document réglé sur le template.
4. Cliquez sur Envoyer.

Chaque signataire reçoit un email Vous avez un document à signer, avec votre message et un bouton Signer le document. L'email et la page de signature s'affichent dans la langue de communication du signataire.

Ce que voit le signataire

Le signataire n'a pas besoin de compte Nicoka.

1. Il clique sur Signer le document dans l'email.
2. Pour vérifier son identité, il clique sur Recevoir le code de vérification : un code à six chiffres lui est envoyé par email. Il le saisit puis clique sur Valider.

3. Le document s'affiche. Si le document prévoit des zones de signature, le bouton Commencer › le conduit de zone en zone. Au premier clic, il adopte sa signature : un style proposé à partir de son nom (Choisir un style) ou un tracé à la souris ou au doigt (Dessiner), puis Adopter et signer.

4. Sans zone prévue, il clique sur Placer ma signature puis sur l'endroit voulu du document. Placer un paraphe et Parapher toutes les pages ajoutent ses initiales.
5. Il termine en cliquant sur Terminer ou sur Valider.

Le message Document signé s'affiche avec un bouton Télécharger. Le signataire peut revenir plus tard sur le même lien pour télécharger le document signé.

Le document signé

Chaque signature est apposée sur le PDF avec un cartouche qui indique le signataire, la date et l'heure, et la référence de la demande. Le document signé remplace l'original dans l'onglet Documents de la fiche.

Quand tous les signataires ont signé :

• les signataires, les personnes en copie et vous recevez un email Document signé ;
• vous recevez une notification Signature validée dans Nicoka ;
• une activité Document signé est ajoutée à l'historique de chaque signataire.

Nicoka conserve pour chaque signature une trace horodatée : code de vérification utilisé, adresse IP et navigateur.

Suivre une demande de signature

Dans l'onglet Documents, une icône de signature apparaît en bout de ligne : orange tant que la signature est en cours, verte une fois le document signé, rouge si la demande a été annulée. Survolez-la pour voir la date d'envoi, cliquez dessus pour ouvrir le suivi.

La fenêtre liste le document et chaque signataire avec son statut (Signature en cours, Document signé ou Signature annulée). Tant que la demande est en cours :

• Envoyer une relance Signature renvoie l'email de signature aux signataires qui n'ont pas encore signé ;
• Annuler la demande de signature clôt la demande : le lien de signature ne fonctionne plus.

Pour suivre toutes vos demandes au même endroit, ouvrez Paramétrage > Collaborateurs, cliquez sur Documents, puis sur Signatures. La liste affiche chaque demande avec son statut et un champ de recherche.

À savoir

• Un document, une demande : un document déjà envoyé en signature n'est plus proposé dans Documents à signer, même après annulation. Pour le renvoyer, ajoutez-le de nouveau à la fiche.
• Plusieurs signataires : tous reçoivent la demande en même temps. Le document est signé quand le dernier a signé.
• Zones de signature : un document produit à partir d'un modèle Nicoka peut prévoir l'emplacement des signatures et des paraphes. Voir Création d'un modèle de contrat de travail.
• Accusé de lecture : pour une simple confirmation de lecture ou d'acceptation par un collaborateur connecté à Nicoka, utilisez plutôt les demandes de lecture et de signature des documents. Voir Envoi de documents et demande d'accusé de lecture / signature.

Pour organiser vos documents et leurs droits d'accès, voir Gestion documentaire.