Template de signature email

Un template de signature est un modèle de signature email commun à vos collaborateurs. L'administrateur le crée une fois, avec la charte graphique de l'entreprise et des étiquettes (nom, intitulé du poste, téléphone, logo…). Chaque utilisateur l'applique ensuite à ses boîtes mail : la signature se remplit automatiquement avec ses propres informations.

Accéder aux templates de signature

Dans le menu latéral, ouvrez Paramétrage > Administration, puis la rubrique Emails et Notifications > Templates de signature.

La liste affiche, pour chaque template, l'Entité, le Libellé, la colonne Accessible par et la case Actif. Le bouton Traduire permet de traduire les libellés dans les autres langues.

Créer un template

1. Cliquez sur Créer un nouveau template de signature.


2. Saisissez un Libellé explicite pour tous (par exemple « Signature Nicoka Démo »), puis cliquez sur Créer.

3. La page Modifier Template de signature s'ouvre. L'Entité est Collaborateur : les étiquettes reprennent les informations de la fiche collaborateur de l'utilisateur et de sa société.


4. Composez la signature dans l'éditeur. Pour insérer une information, glissez une étiquette du panneau de droite (rubriques Collaborateur, Société…) dans le contenu, ou utilisez l'icône en forme d'étiquette de la barre d'outils.


5. Cliquez sur Mettre à jour.

Pour proposer le template dans une autre langue, choisissez la langue dans Afficher en, en haut à droite, puis adaptez le contenu.

Conseils de mise en forme

• Construisez la signature dans un tableau (bouton tableau de la barre d'outils) : c'est la mise en forme la plus fiable d'une messagerie à l'autre. Vous pouvez imbriquer des tableaux.


• Vérifiez que chaque étiquette correspond bien à l'information voulue (par exemple Tél. Bureau et non Tél. Portable Perso).


• Vérifiez les fiches collaborateurs : une photo, un intitulé de poste ou un téléphone absent laisse un vide dans la signature.


• Utilisez des images légères et limitez le nombre de templates (deux ou trois modèles suffisent en général).

Appliquer le template à une boîte mail

Chaque utilisateur applique le template à ses propres boîtes mail :

1. En haut à droite, cliquez sur vos initiales, puis sur Boites Mail.


2. Dans la ligne de la boîte, cliquez sur l'icône de la colonne Signature.

3. Dans la fenêtre, choisissez le modèle dans Modèle de signature pour cette boite email. Un aperçu s'affiche dessous, dans Prévisualisation de la signature d'après le modèle selectionné. Pour écrire votre propre signature, choisissez Utiliser ma signature.


4. Cliquez sur Créer (ou Mettre à jour si la boîte avait déjà une signature).

La liste Modèle de signature pour cette boite email n'apparaît que s'il existe au moins un template de signature. Une fois la signature enregistrée, l'icône de la colonne Signature passe en vert.

Un collaborateur qui a plusieurs boîtes mail choisit une signature pour chacune, y compris pour une boîte partagée. Pour écrire une signature personnelle, voir Ajouter une signature email.

Modifier un template existant

Les signatures ne sont pas recopiées : elles sont recalculées à partir du template. Toute modification du template (par exemple un bandeau pour un événement) s'applique donc à tous les collaborateurs qui l'utilisent. Un template utilisé par au moins une boîte mail ne peut pas être supprimé.