Template de Signature

Objectifs

• Présentation de la fonctionnalité "Template de signature"
• Vous apprendre à créer vos propres modèles de signatures de mail afin de les appliquer de façon collective à vos collaborateurs. 
• Permettre aux collaborateurs d’avoir une signature standardisée et harmonisée dans leurs emails.

1.  Accès à la gestion des templates de signature

Aller dans Paramétrage >Administration > Email et notifications > Template de signatures.

Depuis cette fenêtre, vous pouvez créer votre modèle en cliquant sur "Créer un nouveau template de signature" . 

2. Création d’un template de signature

2.1 Généralités

Après avoir cliqué sur le bouton "Créer un nouveau template de signature", la fenêtre ci-dessous s'affiche. 

Cet écran est assez similaire aux écrans Nicoka de création de modèles (e-mail, documents...) 
 Il comprend la partie haute avec : 

• Libellé : choisissez un libellé explicite et compréhensible par tous
• Entité : par défaut, les templates de signatures sont rattachés à l'entité Collaborateur 
• Accessible par : pour gérer les droits d'accès des utilisateurs 

Puis, la partie contenu dans laquelle vous allez pouvoir configurer votre modèle en intégrant votre charte graphique ainsi que les étiquettes dynamiques de données (nom, prénom, intitulé du poste, téléphone, e-mail, adresse, photo du collaborateur, logo... ) 
 

2.2 Mise en forme de votre template

Voici ci-dessous un exemple de mise en forme (l'équipe support peut vous mettre à disposition un modèle standard à la demande). 

Utilisez la barre d'outils pour choisir votre police d'écriture, vos couleurs, insérer des images, des liens hypertextes .... 

Points de vigilance :

• Vérifier les étiquettes pour éviter des erreurs (ex. numéro personnel à la place du pro).
• S'assurer que la photo de profil est bien renseignée pour éviter les signatures vides.

3. Application du template à une boîte mail

Une fois votre modèle finalisé, il va falloir l'affecter à chaque utilisateur. Chaque utilisateur applique le template à ses propres boîtes mails.
Depuis votre profil utilisateur, allez dans Paramètres Boîtes mail > Sélectionner un modèle de signature en cliquant sur l'icône signature. 

L’utilisateur choisit son modèle de signature dans la liste déroulante et visualise son template avant application.

4. Gestion des différentes signatures

• Un collaborateur peut gérer plusieurs signatures s’il possède plusieurs boîtes mails.
• Possibilité d’avoir une signature spécifique pour une boîte mail partagée.

5. Modification d’un template existant

Toute modification du template se répercute instantanément pour tous les collaborateurs qui l’utilisent.

• Cas pratique : ajout d’un bandeau événementiel (ex. "Joyeuses fêtes" en période de Noël).

7. Questions fréquentes

• Peut-on modifier la signature au moment d’envoyer un email ? Oui, mais ce n’est pas l’objectif recommandé.
• Que se passe-t-il si un collaborateur ne souhaite pas afficher sa photo ? Il peut utiliser un template sans photo.
• Peut-on ajouter de nouvelles polices ? Non, seules les polices standard sont prises en charge..

8. Bonnes pratiques à retenir

• Privilégier un formatage en tableau pour éviter les problèmes d’affichage.
• Vérifier les informations collaborateur avant application (nom, poste, numéro de téléphone, etc.).
• Utiliser des images optimisées pour éviter des erreurs d’affichage
• Maintenir un nombre limité de templates (ex. 2-3 modèles types) pour éviter trop de variations