Template PDF, DOCX

Les templates (PDF, DOCX) sont les modèles de documents que Nicoka génère à partir d'une fiche : CV ou CV anonyme d'un candidat, compte rendu d'évaluation, contrat, devis, facture… Vous les composez dans un éditeur visuel, en mélangeant du texte fixe et des informations de la fiche qui changent à chaque document. Leur paramétrage demande les droits de paramétrage du module concerné.

Accéder aux templates

1. Dans le menu latéral, ouvrez Paramétrage > Modules, puis cliquez sur Paramétrage du module concerné (par exemple ATS pour les candidats).
2. Dans le menu du paramétrage, choisissez l'entité (par exemple Candidats), puis Templates (PDF,DOCX).

La liste affiche les templates de l'entité :

• Défaut ? : le template présélectionné quand on génère un document depuis une fiche. Vous pouvez le changer directement depuis la liste.
• Actif : un template inactif n'est plus proposé sur les fiches.
• MàJ ouvre le template et Sup. le supprime (après confirmation).

Sous la liste, Importer un template depuis un fichier .docx crée un template à partir d'un document Word existant. Si Ada est activée dans votre espace, Importer un fichier .docx avec Ada propose en plus de repérer les textes à remplacer par des informations de la fiche.

Créer un template

1. Cliquez sur Créer un nouveau template (PDF,DOCX).
2. Saisissez le Libellé (le nom affiché aux utilisateurs), choisissez la Mise en page (Portrait ou Paysage) et vérifiez l'Entité.
3. Cliquez sur Créer. L'éditeur du template s'ouvre.

Les templates fournis par Nicoka (comme CV - Modèle 1) ne se modifient pas : ouvrez-en un et cliquez sur Copier, en haut à gauche, pour partir d'une copie que vous pourrez adapter.

Les réglages du template

Le haut de la page Modifier Template (PDF,DOCX) regroupe les réglages du document :

• Libellé, Mise en page et Entité ;
• Type : document PDF ou Word ;
• Accessible par : cliquez sur le crayon pour réserver le template à certains utilisateurs au lieu de Tout le monde ;
• Langue : la langue dans laquelle le document est généré ;
• Ne pas afficher l'entête sur la première page et Ne pas afficher le footer sur la première page ;
• Conserver la mise en page de l'ancien éditeur (espacements, entête, police) : utile pour un template créé avec l'ancien éditeur, pour qu'il garde son rendu ;
• Image de fond : une image placée derrière tout le document (papier à en-tête, par exemple) ;
• Règle de nommage du fichier : le nom du fichier généré, composé de valeurs fixes et d'informations de la fiche.

En haut à droite, les flèches passent au template précédent ou suivant, et Prévisualiser génère un aperçu.

Composer le document

La partie gauche représente le document, en trois zones : Entête (répété en haut de chaque page), Corps et Pied de page (répété en bas de chaque page). La partie droite liste les données que vous pouvez insérer : les champs de l'entité (par exemple Candidat), les Eléments Système, les champs de Signature électronique et les Templates de liste. Le groupe Auteur regroupe les informations de la personne qui génère le document (nom, email, téléphone, fonction, photo) et son Image de signature, déposée dans sa fiche collaborateur, onglet Signature : placée dans le document, elle l'imprime déjà signé par l'expéditeur, le destinataire restant le seul à signer électroniquement. Utilisez la zone Rechercher pour trouver un champ.

• Pour écrire un texte fixe (un titre, une mention), cliquez dans une ligne et tapez au clavier.
• Pour insérer une information de la fiche, faites glisser le champ depuis la partie droite et déposez-le dans une ligne. Il s'affiche comme une étiquette de couleur, remplacée par la valeur de la fiche au moment de la génération.

Ajouter une ligne, un tableau ou un saut de page

Survolez la limite entre deux lignes : un bouton + apparaît. Cliquez dessus pour choisir Ajouter une ligne, Ajouter un tableau ou Ajouter un saut de page. Le saut de page fait passer la suite du corps sur une nouvelle page ; l'entête et le pied de page sont répétés.

Mettre en forme une ligne

Cliquez dans une ligne : une barre d'outils s'affiche au-dessus.

• l'alignement du texte (gauche, centré, droite, justifié) ;
• la taille de la police (de Très petite à XXL) ;
• le gras, le barré, le souligné et l'italique, que vous pouvez combiner ;
• les bordures gauche, droite, haut et bas, que vous pouvez combiner ;
• la couleur du texte, la couleur de fond et la couleur des bordures ;
• l'insertion d'une image ;
• le nombre de colonnes, pour diviser la ligne en plusieurs cellules indépendantes ;
• la corbeille rouge, pour supprimer l'élément sélectionné.

Le menu d'une ligne

Cliquez sur l'icône à gauche d'une ligne pour afficher ses actions : supprimer la ligne, Règles d'affichage, copier la ligne, ou ajouter un élément en dessous.

Ajouter un tableau

Un tableau liste les sous-éléments de la fiche : les expériences, les compétences, les langues d'un candidat, les lignes d'une facture…

1. Choisissez Ajouter un tableau dans le menu +.
2. Choisissez le Sous élément (par exemple les expériences) et le Nb. de colonnes, puis cliquez sur Ajouter.

3. Dans la partie droite, ouvrez la rubrique du sous-élément et faites glisser ses champs dans les colonnes du tableau. Le tableau affichera une ligne par sous-élément de la fiche.
4. Cliquez dans une cellule pour régler son alignement, sa taille et son style.

Afficher une partie selon une condition

Les règles d'affichage n'affichent une ligne que si une condition est remplie, par exemple masquer le titre « Formation » quand le candidat n'a aucune formation.

1. Cliquez sur l'icône à gauche de la ligne, puis sur l'icône Règles d'affichage (l'œil barré).
2. Dans chaque ligne de règle, choisissez Si (ou Sinon pour l'alternative à la règle précédente), le champ à tester, puis la condition : Egale à, Supérieur à, Différent de, vide, non vide, contient… Certaines conditions demandent une valeur.
3. Cliquez sur Ajouter une ligne pour ajouter une condition, ou sur la corbeille pour en retirer une.
4. Cliquez sur Sauvegarder.

Une ligne qui a une règle d'affichage est signalée par une icône orange (l'œil barré) à gauche.

Prévisualiser et utiliser le template

Cliquez sur Prévisualiser, en haut à droite de l'éditeur : Nicoka génère le document avec la dernière fiche créée de l'entité.

Sur une fiche, l'icône d'impression de la barre d'actions liste les templates actifs : choisissez-en un pour générer le document de cette fiche.

Dans cet exemple, la candidate n'a aucune formation : grâce aux règles d'affichage, la rubrique « Formation » n'apparaît pas.