Affichage et variantes

Qu'est-ce qu'une variante ?

Dans Nicoka, les listes (candidats, contacts, comptes, collaborateurs…) s'affichent sous forme de tableau : une ligne par fiche, une colonne par information. Une variante est une façon enregistrée d'afficher cette liste : quelles fiches on garde (les filtres), quelles colonnes on montre et dans quel ordre on trie.

Chaque liste propose des variantes prêtes à l'emploi, par exemple Candidats - Tous ou Nouvelles Candidatures. Vous pouvez créer les vôtres, pour vous seul ou pour vos collègues. Les variantes s'affichent en onglets au-dessus de la liste : un clic sur un onglet affiche la liste correspondante, avec le nombre de fiches qu'elle contient.

Les boutons de la liste

Au-dessus du tableau, vous trouvez :

• la zone de recherche par mots-clés, pré-remplie avec les mots-clés de la variante quand elle en a ;
• Filtres : affiche les filtres de la variante, pour les ajuster avant de lancer la recherche ;
• Actions et Modification en masse : actions sur les fiches cochées (selon l'écran et vos droits) ;
• Modifier les colonnes : choisit les colonnes affichées ;
• Télécharger : télécharge la liste affichée dans un fichier Excel.

Pour trier la liste, cliquez sur l'intitulé d'une colonne. Un second clic inverse l'ordre. Maintenez la touche Ctrl enfoncée en cliquant sur d'autres intitulés pour trier sur plusieurs colonnes à la fois.

Choisir les colonnes affichées

1. Cliquez sur Modifier les colonnes. La fenêtre Afficher/Masquer des colonnes s'ouvre.
2. Dans Champs disponibles, tapez le nom d'un champ dans Rechercher un champ, puis cliquez dessus : il passe dans les Champs Sélectionnés.
3. Faites glisser les champs sélectionnés pour changer leur ordre : le premier de la liste est la première colonne à gauche. La croix d'un champ le retire du tableau.
4. Cliquez sur Sauvegarder.

Ce choix de colonnes ne concerne que vous et l'onglet ouvert. Le bouton Recharger l'affichage par défaut revient aux colonnes prévues par la variante.

Chaque liste propose aussi une colonne Lien vers suivie du nom de la fiche, par exemple Lien vers le Ticket ou Lien vers le Candidat. À l'écran, son icône ouvre la fiche ; dans le fichier obtenu avec Télécharger, la colonne contient l'adresse complète de chaque fiche, à coller dans un email ou un autre outil.

Ajouter ou retirer un onglet

Le bouton +, à droite des onglets, liste les variantes auxquelles vous avez accès et qui ne sont pas encore dans vos onglets. Cliquez sur l'une d'elles pour l'ajouter à vos onglets.

Pour retirer un onglet, survolez-le et cliquez sur la croix Retirer des onglets. La variante n'est pas supprimée : vous pourrez la rajouter plus tard par le bouton +.

Créer une variante

Exemple : une variante « Comptables » qui ne garde que les candidats dont la fonction contient « comptable », avec un filtre sur la ville à renseigner à chaque recherche.

1. Cliquez sur le bouton +, à droite des onglets, puis sur Ajouter une variante.
2. Dans Libellé, nommez la variante. Ce nom sera celui de l'onglet.
3. Dans Filtres, choisissez un champ dans la première liste (vous pouvez taper son nom pour le retrouver), puis une condition dans la seconde, et saisissez la valeur. Ici : Fonction, contient, « comptable ».
4. Cliquez sur Ajouter un filtre pour ajouter une autre condition. Ici : Ville, afficher ce filtre sans valeur par défaut. Les filtres d'un même bloc s'appliquent tous en même temps.
5. Si besoin, saisissez des Mots clés : ils s'ajoutent aux filtres. À l'ouverture de l'onglet, ils apparaissent dans la zone de recherche, où vous pouvez les modifier ou les effacer avant de relancer la recherche, sans rouvrir la variante.
6. Dans Trier par, choisissez le champ de tri et l'ordre (Croissant ou Décroissant). Ajouter une ligne ajoute un second critère de tri.
7. Cliquez sur Créer.

La variante s'ouvre aussitôt dans un nouvel onglet, avec le nombre de fiches trouvées. La corbeille à droite d'un filtre le supprime.

Les conditions proposées dépendent du type de champ. Par exemple :

• champ texte : contient, commence par, ne contient pas, égal à, vide, non vide ;
• liste de valeurs (tags, compétences…) : inclure les valeurs suivantes, inclure toutes les valeurs suivantes, exclure les valeurs suivantes, avec ou sans conserver les valeurs vides ;
• date : période, entre, égal à, supérieur à, inférieur à, anniversaire le, jusqu'à ;
• nombre : égal à, entre, supérieur à, inférieur à… ;
• personne (par exemple Assigné à) : utilisateur connecté, mes subordonnés, mes subordonnés et moi…

Pour la recherche par mots-clés et ses opérateurs (ET, OU, guillemets…), consultez Recherche de candidats dans la CVthèque.

Renseigner un filtre au moment de la recherche

Avec la condition afficher ce filtre sans valeur par défaut, la variante ne filtre pas sur ce champ tant que vous ne saisissez rien : vous choisissez la valeur à chaque recherche.

1. Ouvrez l'onglet de la variante et cliquez sur Filtres.
2. Renseignez le filtre, ici la ville « Paris ». Vous pouvez aussi changer la valeur des autres filtres.
3. Cliquez sur Appliquer les filtres.

La liste n'affiche plus que les fiches qui répondent à tous les filtres :

Les valeurs saisies servent à la recherche en cours et ne changent pas la variante. Pour garder ce réglage, cliquez sur Enreg. comme une nouvelle Variante. Modifier la Variante ouvre la fenêtre de la variante.

Combiner des conditions avec « Ou »

Par défaut, tous les filtres doivent être respectés. Pour accepter une condition ou une autre, cliquez sur Ajouter un bloc de filtres alternatifs : un second bloc apparaît, séparé du premier par Ou. Une fiche est retenue si elle respecte tous les filtres d'au moins un bloc. Vous pouvez ajouter plusieurs blocs.

Exemple : les candidats dont la fonction contient « technicien » ou « électromécanicien ».

Partager une variante

Une nouvelle variante n'est visible et modifiable que par vous. Pour la partager, réglez ces deux options dans la fenêtre de la variante :

• Visible par : qui peut utiliser la variante ;
• Modifiable par : qui peut la modifier.

1. Cliquez sur l'icône crayon à côté de Visible par (ou de Modifiable par).
2. Choisissez Moi, Tout le monde ou Uniquement certain.
3. Avec Uniquement certain, dépliez une catégorie (Services, Collaborateurs, Profils…) et cochez les personnes ou les groupes concernés.
4. Cliquez sur Mettre à jour.

Les collègues choisis retrouvent la variante dans le menu du bouton + de la liste et peuvent l'ajouter à leurs onglets. Selon vos droits, certains choix peuvent ne pas être proposés.

Modifier, copier ou supprimer une variante

Survolez l'onglet de la variante et cliquez sur l'icône ⋮ :

• Modifier ouvre la fenêtre de la variante. Faites vos changements, puis cliquez sur Mettre à jour.
• Copier ouvre une nouvelle variante préremplie à partir de celle-ci, avec « (1) » à la fin du libellé : adaptez-la, puis cliquez sur Créer.
• Supprimer supprime la variante, pour vous et pour les collègues qui l'utilisent.

Le lien Modifier la Variante, sous les filtres de la liste, ouvre la même fenêtre avec, dans Mots clés, ce que contient la zone de recherche à ce moment-là : Mettre à jour l'enregistre dans la variante. Enreg. comme une nouvelle Variante fait de même dans une copie.

Dans la fenêtre Modifier Variante, la case Utiliser l'affichage par défaut reprend les colonnes prévues par défaut pour la liste. Décochez-la pour choisir les colonnes de cette variante dans Champs disponibles et Champs Sélectionnés : ces colonnes s'appliquent à tous ceux qui utilisent la variante, sauf s'ils ont choisi leurs propres colonnes avec Modifier les colonnes.

Le lien Supprimer, à côté de Mettre à jour, supprime aussi la variante. Si vous n'avez pas le droit de modifier la variante, sa fenêtre s'ouvre en lecture seule.

Les variantes fournies par Nicoka, comme Candidats - Tous, ne se modifient pas et ne se suppriment pas : utilisez Copier pour en faire votre propre version.

Naviguer d'une fiche à l'autre sans revenir à la liste

Quand vous ouvrez une fiche depuis une liste (candidats, contacts, comptes, collaborateurs…), deux flèches s'affichent en haut à droite de la fiche, de part et d'autre de sa position dans la liste, par exemple ‹ 2 / 13 ›. Elles ouvrent la fiche précédente ou suivante de la liste, dans le même ordre et avec les mêmes filtres. Survolez une flèche pour voir le nom de la fiche qu'elle ouvre.

Pour passer en revue une sélection de fiches :

1. ouvrez la liste depuis le menu, puis choisissez votre variante ou ajustez vos filtres ;
2. cliquez sur la première fiche de la liste ;
3. passez d'une fiche à l'autre avec les flèches.

Les flèches suivent la dernière liste que vous avez ouverte depuis le menu. Une fiche ouverte autrement, par exemple depuis l'onglet Contacts d'une fiche compte, depuis la recherche globale ou depuis un lien reçu par email, ne sait pas de quelle liste vous venez : les flèches n'apparaissent pas, ou elles parcourent la dernière liste ouverte. Si les flèches ont disparu, rouvrez la liste depuis le menu.

À lire aussi : Gérer vos candidats favoris.