Création d'un modèle de contrat de travail

Nicoka vous fait gagner du temps dans la rédaction des contrats de travail, avenants et autres documents RH : vous préparez une fois un modèle à partir de votre document Word, puis vous générez en quelques clics le contrat de chaque collaborateur, rempli avec ses données. Vous l'envoyez ensuite en signature électronique avec Nicoka Sign, la signature intégrée à Nicoka.

Vous allez apprendre à :

• créer un modèle de contrat à partir de votre fichier Word ;
• y placer les données du collaborateur, des clauses conditionnelles et les zones de signature ;
• générer le contrat d'un collaborateur, l'envoyer en signature et suivre la signature.

Ouvrir la liste des modèles

1. Dans le menu latéral, ouvrez Paramétrage > Modules, puis cliquez sur Paramétrage sur la carte Ressources.
2. Dans la rubrique Collaborateur, cliquez sur Templates (PDF,DOCX).

Importer votre modèle Word

1. Cliquez sur Importer un template depuis un fichier .docx.
2. Laissez l'Entité sur Collaborateur, choisissez votre fichier dans Nom du fichier (.docx), puis cliquez sur Importer.

Le contenu de votre document est repris ligne par ligne dans l'éditeur. Avec Importer un fichier .docx avec Ada, un bandeau propose en plus Analyser avec Ada : Ada repère les textes à remplacer par des données du collaborateur et les relie après votre validation.

Vous pouvez aussi partir d'un modèle vide avec Créer un nouveau template (PDF,DOCX).

Régler le modèle

En haut de l'éditeur, renseignez :

• Libellé : le nom du modèle, par exemple « CDI Cadre » ;
• Mise en page : portrait ou paysage ;
• Type : PDF, ou Word si vous voulez pouvoir retoucher le contrat généré ;
• Accessible par : par défaut Tout le monde, ou un groupe restreint d'utilisateurs ;
• Langue, Image de fond et Règle de nommage du fichier, si besoin ;
• Ne pas afficher l'entête sur la première page et Ne pas afficher le footer sur la première page, selon votre mise en page.

Pensez à enregistrer régulièrement avec le bouton Mettre à jour, en bas de page. Le bouton Prévisualiser, en haut à droite, affiche le rendu du modèle.

Rédiger le contenu

Le modèle se compose de trois parties :

• l'entête, répétée en haut de chaque page : raison sociale, adresse, logo… ;
• le corps : le texte du contrat et les données du collaborateur ;
• le pied de page, répété en bas de chaque page : mentions, paraphes…

Les données disponibles sont rangées par thème dans la palette de droite (Collaborateur, Signature électronique…), avec une barre de recherche. Faites glisser une donnée (Prénom, Nom, Adresse, Date d'embauche, Intitulé du poste…) à l'endroit voulu : elle sera remplacée par la valeur du collaborateur à la génération.

L'icône ≡ au début de chaque ligne ouvre ses actions : Supprimer, Règles d'affichage, Copier, et le bouton + pour ajouter une ligne, un tableau ou un saut de page.

Ajouter des clauses selon le collaborateur

Certaines clauses ne concernent qu'une partie des collaborateurs : clause de non-concurrence pour les commerciaux, clause de mobilité… Les règles d'affichage les font apparaître seulement quand une condition est remplie.

1. Sur la ligne de la clause, cliquez sur ≡, puis sur l'icône Règles d'affichage.
2. Choisissez Si, la donnée à tester, la comparaison (Egale à, Différent de, contient…) et la valeur. Dans l'exemple, la ligne s'affiche si le service du collaborateur est « Ventes ».
3. Ajoutez au besoin une ligne Sinon, puis cliquez sur Sauvegarder.

Appliquez la même règle à toutes les lignes de la clause.

Placer les zones de signature

Le bloc Signature électronique de la palette contient les étiquettes de signature : Zone de signature, Nom complet, Commentaire, Date de signature, Case à cocher et Pièce jointe pour les signataires 1 à 4, ainsi que Paraphes.

• Glissez une Zone de signature à l'endroit où chaque partie signe, par exemple sous « Le salarié » et sous « L'employeur ».
• Placez Paraphes dans le pied de page pour faire parapher chaque page.
• Avec Nicoka Sign, le signataire est conduit d'une zone à l'autre : seules les étiquettes Zone de signature et Paraphes sont utilisées.
• Pour faire apparaître le tampon de l'entreprise, insérez la donnée Société et choisissez Tampon avec signature dans sa liste.

Pour que l'employeur signe chaque contrat, choisissez-le dans les Points de paramétrage du module Ressources, rubrique Signature, champ Premier employé signataire : ce collaborateur est ajouté en premier destinataire de chaque demande de signature d'un document collaborateur.

Classer automatiquement les contrats

Les documents générés à partir du modèle reçoivent un type au nom du modèle. Pour qu'ils se rangent dans le bon dossier du collaborateur, ouvrez Paramétrage > Modules, carte Documents, rubrique Types : sur la ligne du type, choisissez la Catégorie, et cochez Visible dans mes documents si le collaborateur doit le retrouver dans son espace. Voir Gestion documentaire.

Générer le contrat d'un collaborateur

1. Ouvrez la fiche du collaborateur, puis sa rubrique Formulaires.
2. Cliquez sur Créer un nouveau formulaire, choisissez votre modèle dans Template (PDF,DOCX), puis cliquez sur Créer.

Sur la ligne du formulaire, l'icône en forme d'œil affiche le contrat rempli avec les données du collaborateur. Relisez-le avant de l'envoyer.

Envoyer le contrat en signature

Nicoka Sign doit être actif : voir Signature de document.

1. Sur la ligne du formulaire, cliquez sur l'icône de signature (Demander une signature electronique pour ce document).
2. Dans la fenêtre Signature, vérifiez les Destinataire : le premier employé signataire et le collaborateur sont proposés.
3. Choisissez si besoin un Template d'email, complétez le Titre et le Corps, puis cliquez sur Envoyer.

Le PDF du contrat est généré au moment de l'envoi s'il ne l'a pas encore été. Chaque signataire reçoit un email avec un lien pour signer en ligne, après vérification de son identité par un code envoyé par email. Le parcours du signataire est décrit dans Signature de document.

Pour un simple envoi du contrat par email, sans signature électronique, utilisez l'icône d'enveloppe de la ligne.

Suivre la signature

Pendant la signature, le formulaire est verrouillé et sa ligne propose :

• l'icône i, qui rappelle la date d'envoi de la demande ;
• l'œil, pour afficher le document ;
• la flèche circulaire Envoyer une relance Signature, qui renvoie l'email aux signataires qui n'ont pas encore signé ;
• la croix Annuler la demande de signature.

Quand tous les signataires ont signé, l'œil affiche le contrat signé, et vous recevez un email et une notification. Le contrat signé est aussi enregistré dans la rubrique Documents du collaborateur, dans le dossier de son type (voir « Classer automatiquement les contrats »).