Création et gestion d'un avoir
Un avoir est un document comptable qui annule ou corrige tout ou partie d'une facture déjà émise. Il a la même valeur légale qu'une facture et diminue le chiffre d'affaires et la somme due par le client. Cet article explique comment créer un avoir dans Nicoka, le rattacher à sa facture et solder les deux pièces.
Quand faire un avoir ?
- Erreur sur la facture : un avoir total, puis une nouvelle facture correcte ; ou un avoir partiel du montant en trop.
- Geste commercial : un avoir partiel qui réduit le prix de la prestation.
- Annulation de la vente : un avoir total.
Une facture émise ne se modifie pas : c'est l'avoir qui corrige. Saisissez les montants de l'avoir en positif.
Créer un avoir depuis la facture
C'est la méthode à privilégier : l'avoir reste rattaché à sa facture d'origine.
- Dans le menu latéral, cliquez sur Ventes, puis sur Factures, et ouvrez la facture à corriger.
- Cliquez sur Actions, puis sur Créer un avoir.
- Vérifiez la Date de l'avoir et le Type (Avoir), puis cliquez sur Créer.
Nicoka crée l'avoir avec son propre numéro et y recopie toutes les lignes de la facture : par défaut, l'avoir porte donc sur la totalité du montant. Pour un avoir partiel, modifiez ou supprimez les lignes avec leurs icônes, et précisez si besoin le libellé.
Le rattachement est visible partout : le titre de l'avoir indique le numéro de la facture d'origine (cliquable), qui apparaît aussi dans le fil d'Ariane.
L'avoir suit son propre processus, par exemple de Envoyé au client à Remboursement effectué. Pour l'envoyer à votre client, utilisez Actions > Envoyer un email, comme pour une facture, avec par exemple le modèle Avoir (Annulation de Facture). Pour le PDF, utilisez Exporter.
Créer un avoir sans facture d'origine
- Dans Ventes > Factures, cliquez sur Créer une nouvelle facture.
- Choisissez le Compte, sélectionnez le Type Avoir, vérifiez la Date, puis cliquez sur Créer.
- Ajoutez les lignes avec Ajouter une ligne.
Attention, facturation électronique : un avoir doit être rattaché à sa facture d'origine (numéro et date). Un avoir créé de cette façon ne peut donc pas être transmis à la plateforme agréée. Pour un client concerné par la facturation électronique, créez toujours l'avoir depuis la facture. Voir Facturation électronique : comment cela fonctionne dans Nicoka ?
Retrouver vos avoirs
Les avoirs apparaissent dans la liste des factures, avec le type Avoir dans la colonne Type. Pour les isoler, créez une vue filtrée sur ce type : voir Affichage et variantes.
Solder l'avoir et la facture
Nicoka solde la facture d'origine dès que l'avoir quitte le statut Brouillon, que ce soit par l'étape suivante de son processus, par son statut ou par un envoi par email. Deux paiements « virtuels » du même montant sont alors créés : Virtuel (Avoir) sur l'avoir, Remb. Virtuel (Avoir) sur la facture. Ce montant est ce qui reste dû sur la facture, dans la limite de l'avoir. L'avoir passe en Payé, la facture en Payé, ou en Paiement Partiel pour un avoir partiel.
Ces deux paiements apparaissent sous le total de chaque pièce et dans la liste des paiements. Ce ne sont pas des encaissements : ils ne sont pas déclarés à la plateforme agréée.
Le solde n'est pas automatique dans les cas suivants :
- La facture est déjà réglée : l'avoir reste à rembourser à votre client. Enregistrez le remboursement sur l'avoir avec Actions > Ajouter un paiement.
- La facture fait partie d'un cycle de prélèvement, ou elle n'est pas dans la même devise que l'avoir.
- L'avoir ou la facture n'a pas encore été déposé sur la plateforme agréée.
- L'avoir passe par une étape de validation avant d'être émis.
- Votre profil ne permet pas d'ajouter un paiement.
Dans ces cas, enregistrez vous-même les deux paiements :
- Sur l'avoir, cliquez sur Actions > Ajouter un paiement, choisissez le Mode de paiement Virtuel (Avoir), vérifiez le Montant et cliquez sur Créer.
- Sur la facture d'origine, cliquez sur Actions > Ajouter un paiement, choisissez le Mode de paiement Remb. Virtuel (Avoir), saisissez le montant de l'avoir et cliquez sur Créer.
Cette seconde étape est indispensable : sans elle, la facture reste impayée et continue d'apparaître dans vos factures en retard et vos relances. Pour un avoir partiel, la facture passe au statut Paiement Partiel et le reste reste dû. Pour en savoir plus sur les paiements : Suivi des factures et des encaissements.
Questions fréquentes
Puis-je modifier une facture déjà validée ?
Non. Une facture validée est figée : créez un avoir pour la corriger ou l'annuler.
Puis-je faire un avoir sur une partie seulement de la facture ?
Oui : après Créer un avoir, modifiez les lignes recopiées pour ne garder que le montant à rembourser.