Demandes d'achat : montant, validation par seuils et conversion en commandes

À quoi sert une demande d'achat

Une demande d'achat exprime un besoin avant toute commande : qui demande, quoi, pour quel centre de coût ou service, pour quand, pour combien. Une fois validée, elle est convertie en une ou plusieurs commandes d'achat, une par fournisseur.

Créer une demande

Depuis Achats > Demandes, cliquez sur Créer. Le formulaire demande la société, le type, la date, la date souhaitée (livraison ou prestation attendue), le centre de coût, le service et le site du demandeur quand votre instance les utilise, le mode de montant, la devise et la raison de l'achat.

• Total des lignes : la valeur de la demande est la somme de ses lignes. Chaque ligne porte un libellé, une quantité, une unité, un prix unitaire estimé, le taux de TVA si les taxes sont activées sur les commandes, et un fournisseur proposé.
• Enveloppe : pas de quantités, vous saisissez un montant estimé sur l'en-tête. À utiliser pour faire valider un budget avant de connaître les devis.

Les totaux (HT, TVA, TTC) s'affichent sous les lignes. Des champs personnalisés peuvent être ajoutés à la demande depuis Achats > Paramétrage > Demande d'achat - Champs spécifiques, regroupés en sections réservables à certains types de demande.

Validation routée sur le montant

Le circuit de validation d'une demande est son workflow (Paramétrage > Workflows). Sur une transition entre deux étapes, ajoutez une règle sur le total HT, le centre de coût, le service, la société ou tout autre champ : par exemple « Soumise » passe en « Validation responsable achats » sous 4 000 € et en « Validation direction » au-delà. La règle s'applique automatiquement à la création ou à la modification de la demande. Le demandeur ne valide jamais sa propre demande, même si l'étape lui est affectée.

Renvoyer pour complément

Depuis une étape de validation, le valideur peut choisir le statut À compléter : la demande revient à la personne qui l'a rédigée, qui la complète et la resoumet.

Commander uniquement depuis une demande validée

Dans Paramétrage > Points de paramétrage, activez Commander uniquement depuis une demande d'achat validée : l'action « Générer les commandes d'achat » n'est alors proposée que sur une demande dont le statut est de type « Validé ». Les prix estimés et la TVA des lignes sont repris sur les lignes de commande.

Revalidation quand le montant augmente

Une demande validée dont le total augmente revient au statut de départ de son workflow, affectée à son auteur, pour être validée à nouveau. Le point de paramétrage Tolérance de revalidation d'une demande d'achat (%) fixe la hausse à partir de laquelle cela se produit (0 = toute hausse).

Suivre vos demandes

Mes demandes d'achat (route purchase/requests/owned) liste les demandes que vous avez rédigées, avec leur statut et leur état de commande. Les valideurs retrouvent les demandes en attente dans Achats > Demandes > À valider (route purchase/requests/todo) ; ces deux pages s'ajoutent à votre menu par votre administrateur.