Suivre les documents requis des collaborateurs
Pièce d'identité, permis de conduire, attestation de sécurité sociale, titre de séjour… Nicoka sait quelles pièces chaque collaborateur doit fournir et vous dit lesquelles manquent ou arrivent à expiration, sans ressaisir les dates dans des champs à part.
Choisir les documents requis
- Dans Paramétrage › Collaborateurs › Points de paramétrage, ouvrez le bloc Documents.
- Dans Documents requis d'un collaborateur, sélectionnez les types de documents attendus de toute personne encore dans l'entreprise, puis enregistrez.
Les types se créent et se règlent dans Paramétrage › Documents › Types : donnez-leur une durée de validité (6 mois, 1 an…) pour que Nicoka calcule l'expiration à chaque dépôt. Un type sans durée est considéré valide dès qu'un document est déposé.
Tant que la liste est vide, rien n'est suivi. Les documents déjà déposés dans les fiches sont pris en compte immédiatement : inutile de les redéposer.
Lire l'état d'une fiche
La rubrique Documents requis de la fiche (aussi dans son résumé) affiche une ligne par pièce attendue avec son état :
- Manquant : aucun document de ce type dans la fiche ;
- Expiré : la date de fin de validité est passée ;
- Expire bientôt : il reste moins de 30 jours ;
- Valide dans les autres cas.
Le statut du dossier en découle : Incomplet dès qu'une pièce manque ou est expirée, À renouveler quand une pièce expire sous 30 jours, Complet sinon. Une personne dont la date de départ est passée n'est plus concernée. Quand une action est attendue, le statut s'affiche aussi dans l'en-tête de la fiche.
L'icône de dépôt d'une ligne ouvre la fenêtre d'ajout avec le bon type déjà choisi ; l'œil ouvre le document déposé. Le dernier document de chaque type compte : redéposer une pièce renouvelée suffit.
Retrouver les personnes à relancer
La liste des collaborateurs propose trois vues dans le menu des vues : Documents : incomplets, Documents : à renouveler et Documents : complets, à épingler en onglets. Les colonnes Statut des documents requis et Documents manquants s'ajoutent à toute vue et partent dans l'export Excel : c'est la liste des personnes à relancer, avec ce qu'il leur reste à fournir.
Et les alertes ?
Les alertes d'expiration des documents (Paramétrage › Alertes) restent le moyen de prévenir à l'avance : elles se règlent par type de document, à J-30 ou J-15 par exemple. Pour reprendre une date d'expiration dans un champ de la fiche, utilisez l'option Alimente le champ de la fiche du type de document.