Factures d'achat payées par carte : enregistrer le paiement dès l'import
Une facture réglée en ligne par carte est déjà payée quand vous la recevez. Plutôt que d'ajouter son paiement à la main après l'import, cochez la case Réglé à la réception sur le mode de paiement de la carte : Nicoka enregistre le paiement dès la validation de la facture.
1. Cocher la case sur le mode de paiement
- Dans le menu latéral, ouvrez Paramétrage > Modules, puis cliquez sur Paramétrage sur la carte Gestion des achats.
- Dépliez la rubrique Achats et cliquez sur Modes de paiement.
- Cliquez sur l'icône crayon du mode de paiement de votre carte, cochez Réglé à la réception, puis cliquez sur Mettre à jour.
Si vous avez un mode par carte (une carte par associé, par exemple), cochez chacun d'eux. La colonne Réglé à la réception de la liste montre les modes concernés.
2. Importer vos factures comme d'habitude
Importez la facture depuis son PDF (bouton Importer de la liste des factures d'achat), puis validez-la. Le mode de paiement proposé est celui du fournisseur : renseignez donc le mode de la carte dans le bloc Paiements de la fiche de vos fournisseurs réglés par carte. Si votre formulaire de validation affiche le champ Mode de paiement, vous pouvez aussi y choisir la carte utilisée pour cette facture.
À la validation, Nicoka crée le paiement de la facture : montant TTC, date de la facture et mode de paiement de la facture. La facture passe au statut Payé et son total à régler tombe à 0.
Bon à savoir
- Le paiement est daté du jour de la facture. Si la carte a été débitée à une autre date, ou si une autre carte a servi, modifiez le paiement depuis la facture.
- Seules les factures importées depuis leur PDF sont concernées. Une facture créée à la main, sans montant au départ, se règle comme avant par Actions > Ajouter un paiement. Un avoir ne reçoit jamais de paiement automatique.
- Une facture reçue par la facturation électronique et payée de cette façon ne peut plus être refusée ni contestée sur la plateforme tant que son paiement existe.
- Si votre circuit place la facture importée dans un statut d'attente de validation, son paiement n'est pas enregistré automatiquement : il se saisit après la validation, comme aujourd'hui.
- Si le paiement n'a pas pu être enregistré, un message vous le signale au moment de la validation : ajoutez-le alors depuis la facture.
- Un mode de paiement désactivé ne crée plus de paiement, même si la case reste cochée.