De la commande à la facture : le flux Projet et Feuilles de temps

À quoi sert cette page

Pour aboutir à une facture, Nicoka enchaîne cinq objets : le devis, la commande (votre contrat), le projet et ses activités, les feuilles de temps, puis la facture.

Chaque étape transmet ses informations à la suivante. C'est ce qui explique qu'une facture générée depuis un projet retrouve toute seule le bon prix, la bonne quantité et la bonne ligne de commande à consommer. Cette page décrit ce que chaque étape apporte, et ce qu'il faut y renseigner pour que la suivante fonctionne.

Toutes les étapes ne sont pas obligatoires : vous pouvez démarrer directement à la commande, ou même directement au projet. Mais plus vous entrez tôt dans le flux, moins vous avez d'informations à ressaisir.

1. Le devis

Le devis (menu Ventes / Devis) chiffre la prestation. Chacun de ses postes porte déjà les informations qui vont voyager jusqu'à la facture :

• le libellé et la référence de la prestation ;
• l'unité de vente (jour, heure, unité, forfait...) ;
• le prix unitaire et la devise ;
• la quantité prévue ;
• éventuellement l'intervenant pressenti.

Depuis le devis, trois actions sont possibles : créer une commande, générer directement une facture, ou créer un échéancier de facturation.

Nous recommandons de passer par la commande : fonctionnellement, elle correspond au bon de commande que votre client vous adresse, et c'est elle qui servira de référence contractuelle tout au long du projet.

2. La commande, votre contrat

La commande matérialise l'engagement du client. Elle porte le montant contractuel, la période, et le cas échéant l'échéancier de facturation.

Son rôle dans la suite du flux est central : c'est elle qui est consommée par les factures. Nicoka suit en permanence son reste à facturer, c'est-à-dire le montant total moins le montant déjà facturé. Tant qu'il reste quelque chose à facturer et que la commande n'est pas close, elle reste candidate.

La commande porte également le mode de facturation, qui sera repris sur le projet créé à partir d'elle.

3. Le projet et ses activités

Depuis un devis ou une commande, l'action Créer un projet génère le projet et, surtout, une activité par poste facturable du document. Chaque activité reprend automatiquement :

• le libellé, la référence et la description du poste ;
• l'unité de vente, le prix unitaire et la devise ;
• l'autorisation de saisie de temps ;
• l'intervenant : il est ajouté aux intervenants du projet, et l'activité lui est réservée.

Le lien entre le poste de la commande et l'activité du projet est conservé. C'est ce lien qui permettra, au moment de facturer, de consommer la bonne ligne de commande et d'en reprendre la référence et l'imputation comptable.

Sur la fiche du projet, trois réglages pilotent la facturation :

• Facturable : un projet non facturable est ignoré par le processus de facturation.
• Mode de facturation : Automatique (les éléments consommés sont facturés au réel), Sur échéancier - Multi-ligne et Sur échéancier - Une seule ligne (l'échéance de la commande fait foi, en détaillant ou non les postes), ou Manuel (le projet est exclu du processus automatique, vous facturez à la main).
• le contact de facturation, la société émettrice, la TVA et la devise.

Sur chaque activité :

• Facturable : seules les activités facturables produisent des lignes de facture.
• Unité de vente : elle doit être basée sur une quantité (jour, heure, unité, mois...). Une activité au forfait ne peut pas être facturée au temps passé : un forfait se facture par un échéancier posé sur la commande.
• Prix unitaire : c'est lui qui sera repris sur la ligne de facture. L'onglet des prix conserve l'historique daté des tarifs ; la facturation applique toujours le prix courant de l'activité.
• Saisie de temps autorisée, ainsi que les intervenants habilités à imputer dessus.

4. Les feuilles de temps

Les intervenants imputent leur temps sur les activités du projet. Deux conditions transforment une imputation en élément facturable :

• la feuille de temps doit être passée au statut validé (ou auto-validé) par le circuit de validation ;
• l'imputation ne doit pas être marquée non facturable. Ce marquage est définitif : la ligne ne repartira jamais en facturation.

Les majorations : si le projet dispose d'horaires d'ouverture et d'un calendrier de majoration, le temps posé un jour non ouvré ou un jour férié est valorisé au taux majoré correspondant. Il ressort alors sur une ligne de facture distincte, qui porte le taux appliqué et le détail des dates concernées.

5. La facturation

Le processus de facturation se lance depuis trois endroits : la fiche du projet, la fiche du client, ou le menu Ventes / Factures pour traiter tous les clients d'un coup. Le détail de la popup est décrit dans l'article Facturation sur TimeSheet.



Voici ce que Nicoka fabrique :

• Il collecte les imputations validées, non facturées et non marquées non facturables, sur la période demandée.
• Il produit une ligne de facture par intervenant et par activité, plus une ligne supplémentaire par taux de majoration. La quantité découle de l'unité de vente de l'activité, le prix unitaire est celui de l'activité. Une option du projet permet de regrouper en une seule ligne les temps d'une même activité facturés au même tarif.
• Il rapproche chaque ligne de la ligne de commande portant la même activité, sur la commande ouverte la plus ancienne, et en reprend la référence ainsi que l'imputation comptable.
• Il estampille les imputations consommées avec le numéro de la facture : elles ne repartiront jamais une deuxième fois.

Deux options utiles dans la popup : Prévisualiser, qui affiche ce qui serait facturé sans rien créer, et la génération du PDF des feuilles de temps en pièce jointe de la facture.

Les notes de frais et, sur les projets qui fonctionnent au ticket, les tickets, suivent exactement le même chemin et peuvent être facturés dans la même opération.

Checklist : pourquoi ma facture ne se génère pas

Si le système répond « Aucun élément facturable n'a été trouvé », reprenez cette liste dans l'ordre :

• Le projet est-il coché facturable, et son mode de facturation est-il différent de Manuel ?
• Le projet est-il terminé depuis plus d'un mois ? Au-delà, il n'est plus repris automatiquement.
• L'activité est-elle cochée facturable ?
• L'activité a-t-elle une unité de vente basée sur une quantité et un prix unitaire ?
• Les imputations sont-elles au statut validé, et tombent-elles bien dans la période demandée ?
• Ces imputations n'ont-elles pas déjà été facturées, ou marquées non facturables ?

Pour aller plus loin

• Facturation sur TimeSheet : le détail du processus de génération et de sa popup.
• Créer un échéancier de facturation : facturer au forfait, à l'avancement ou par périodes.
• 6 étapes essentielles dans la configuration de la facturation : le paramétrage préalable.