Générer une référence ou numérotation automatique pour les jobs

Chaque job peut porter une référence. Par défaut, Nicoka n'impose aucun format : vous saisissez la référence vous-même dans le champ Référence du formulaire de création, ou vous le laissez vide. Vous pouvez aussi définir un format de numérotation : Nicoka génère alors automatiquement la référence de chaque nouveau job, par exemple JOB-2026-0001, JOB-2026-0002…

Ouvrir la numérotation des jobs

1. Dans le menu latéral, ouvrez Paramétrage > Modules.


2. Sur la carte ATS, cliquez sur Paramétrage. L'écran Points de paramétrage s'ouvre.

3. Dans la liste des sections de droite, dépliez Jobs. Le premier point est Numérotation des jobs.

Attention à ne pas confondre avec la rubrique Jobs du menu de gauche : la numérotation se règle dans la section Jobs des Points de paramétrage.

Définir le format

Un format est une suite d'éléments, mis bout à bout dans l'ordre de la liste.

1. Cliquez sur Ajouter une ligne pour ajouter un élément, puis choisissez son type dans la liste déroulante.


2. Complétez la valeur demandée par certains types : le texte d'une Valeur Fixe, le nombre de chiffres d'un Numéro auto, le champ d'un élément Dynamique.


3. Répétez l'opération pour chaque élément. L'icône corbeille retire une ligne.


4. Cliquez sur Sauvegarder, en bas de la page.

Nicoka n'ajoute aucun séparateur entre les éléments. Pour obtenir un tiret, ajoutez une Valeur Fixe contenant « - ».

Exemple : Valeur Fixe « JOB- », Année, Valeur Fixe « - » et Numéro auto sur 4 chiffres donnent JOB-2026-0001, puis JOB-2026-0002, etc.

Les types d'éléments

Les plus utiles :

• Valeur Fixe : un texte qui ne change pas, par exemple un préfixe ou un séparateur.


• Année (2026), Année courte (26), Mois (01 à 12) et Jour (01 à 31) : la date de création du job.


• Numéro auto : le compteur, sur le nombre de chiffres choisi, complété par des zéros, par exemple 0001 sur 4 chiffres.


• Numéro auto sans taille fixe : le compteur sans zéros devant (1, 2… 10, 11…).


• Dynamique : la valeur d'un champ du job, ou d'un champ du client si vous utilisez le CRM.


• Code Société, Code Agence, Code Service et Code Zone d'Intervention : le code de la société, de l'agence, du service ou de la zone d'intervention du job. Quand le job n'en a pas, Nicoka reprend l'agence, le service ou la zone d'intervention de la personne qui crée le job.


• Initiales du Propriétaire et Initiales du Assigné à : pour un job, les initiales de la personne qui le crée, par exemple CM pour Camille MARTIN.

Les autres types, Jour du document, Mois du document, Année du document et Année courte du document, servent surtout à la numérotation des documents datés (devis, factures…). Pour un job, préférez Jour, Mois, Année ou Année courte.

Créer un job avec la numérotation

Dès qu'un format est défini, le champ Référence disparaît du formulaire de création : vous n'avez rien à saisir.

La référence est générée à l'enregistrement du job. Vous la retrouvez dans le champ Référence de la fiche du job, où vous pouvez encore la modifier.

Pour calculer le numéro suivant, Nicoka cherche la plus grande référence existante qui suit le format, puis ajoute 1. Conséquence : si le format contient l'année ou le mois, la numérotation repart à 1 au changement d'année ou de mois. Un job créé par copie reçoit lui aussi une nouvelle référence.

Reprendre une numérotation existante

Vous passez d'un ancien système de références à Nicoka et voulez continuer la série en cours ?

1. Définissez le format, comme ci-dessus.


2. Créez votre premier job. Nicoka lui attribue une référence, par exemple JOB-2026-0001.


3. Sur la fiche du job, remplacez cette référence par le dernier numéro de votre ancienne série, au même format, par exemple JOB-2026-0150, puis enregistrez.

Le job suivant reçoit JOB-2026-0151 : Nicoka repart du plus grand numéro trouvé.

Bon à savoir

• Placez le Numéro auto en fin de format.


• Le format ne s'applique qu'aux nouveaux jobs : les jobs existants gardent leur référence.


• Pour revenir à une saisie manuelle, supprimez toutes les lignes de la numérotation puis sauvegardez : le champ Référence réapparaît dans le formulaire de création.