Gérer et diffuser vos contenus HSE
Le module HSE (Hygiène, Sécurité, Environnement) centralise vos contenus HSE par domaine (documents de référence, consignes, actualités) et les diffuse aux collaborateurs concernés grâce à un fil d'actualité.
Activer le module
Le module s'active depuis Paramétrage > Modules (module HSE). Le menu latéral propose alors HSE, avec trois entrées : Fil d'actualité, Domaines et Compétences.
Créer les domaines
Un domaine regroupe les contenus d'un même thème : sécurité au travail, environnement, procédures internes…
- Ouvrez HSE > Domaines, puis cliquez sur Ajouter un domaine.
- Saisissez le libellé du domaine, choisissez sa couleur, puis validez.
La liste affiche, pour chaque domaine, sa couleur et sa dernière publication. Cliquez sur un domaine pour l'ouvrir : sa page comporte deux onglets, Documents et Intervenants.
Les intervenants et leurs rôles
Dans l'onglet Intervenants, ajoutez les personnes concernées par le domaine : Ajouter des Collaborateurs, Ajouter des Contacts (des personnes extérieures), ou Affecter des Intervenants pour désigner des groupes (service, agence, société, profil…). Chaque intervenant reçoit un rôle :
- Référent : tous les droits sur le domaine ;
- Membre : consultation seulement.
Un domaine sans intervenant est ouvert à tous les collaborateurs.
Les documents
L'onglet Documents sert de base documentaire du domaine : créez des dossiers (Ajouter un dossier), puis déposez-y vos fichiers (Ajouter un fichier) avec leur type et une description. Les documents sont versionnés et peuvent être téléchargés. Si un circuit de validation des documents est paramétré, un document validé est automatiquement annoncé dans le fil d'actualité.
Le fil d'actualité
HSE > Fil d'actualité rassemble les publications de tous les domaines auxquels vous avez accès, avec une recherche.
- Cliquez sur le bouton de publication en haut à gauche (libellé Envoyer un email).
- Choisissez le Domaine, rédigez votre message (texte mis en forme, images), puis cliquez sur Sauvegarder.
La note apparaît dans le fil, avec l'étiquette de couleur de son domaine. Chacun ne voit que les publications des domaines auxquels il a accès.
Les compétences
HSE > Compétences présente les compétences des collaborateurs pour les catégories de compétences choisies dans le paramétrage du module (habilitations sécurité par exemple).
Paramétrer le module
Dans Paramétrage, ouvrez HSE :
- Points de paramétrage : le rôle donné par défaut aux nouveaux intervenants, les sources de documents autorisées et les catégories de compétences suivies ;
- Rôles : les droits de chaque rôle sur les intervenants, les documents et les messages (aucun droit, lecture seulement, lecture et mise à jour, tous les droits), et la case Administrateur ?. Vous pouvez créer d'autres rôles ;
- Workflows : le circuit de validation des documents ;
- Documents : les types de documents.
Le module HSE est aussi accessible depuis l'application mobile Nicoka.