Gestion des doublons de candidats

Pour garder une base de candidats propre, Nicoka limite les doublons à deux niveaux : un contrôle automatique à l'enregistrement d'une fiche, puis un écran qui vous permet de repérer et de traiter les doublons potentiels.

Le contrôle automatique à l'enregistrement

À l'enregistrement d'une fiche candidat, Nicoka vérifie deux informations :

• l'adresse email : à chaque création ou modification, quel que soit le canal (saisie, analyse de CV, import, plugin, API), elle ne doit pas déjà appartenir à un autre candidat ;
• le profil LinkedIn et les autres liens vers les réseaux sociaux : à l'import d'un candidat (plugin, import, API), Nicoka recherche un candidat existant qui a le même lien.

Si un candidat existant correspond, Nicoka ne crée pas de seconde fiche et vous indique la fiche existante, avec un lien pour l'ouvrir.

Le numéro de téléphone n'est volontairement pas un critère de blocage : les cabinets de recrutement envoient souvent des CV qui portent leur propre numéro, et plusieurs candidats différents auraient alors été pris pour la même personne.

L'écran Doublons Potentiels

Deux candidats peuvent malgré tout se retrouver en double, par exemple avec deux adresses email différentes. Pour les repérer :

1. Dans le menu Recrutement, ouvrez Tous les Candidats.
2. Cliquez sur le bouton Doublons Potentiels, en haut de la liste.

L'écran liste les candidats qui portent exactement le même prénom et le même nom.

Pour traiter un candidat, cliquez sur le bouton de sa ligne, dans la colonne Actions. Une fenêtre Doublons Potentiels s'ouvre et liste les fiches qui lui ressemblent : même adresse email, même numéro de téléphone ou même nom.

Vous croisez aussi les doublons potentiels en cours de recrutement : quand vous ouvrez un candidat depuis la page d'un job, ou dans l'aperçu d'un candidat, une pastille orange signale qu'il a des doublons potentiels. Cliquez dessus pour ouvrir la même fenêtre.

Fusionner deux fiches

Si les deux fiches concernent bien la même personne, cliquez sur le bouton Fusionner de la ligne, puis confirmez. Toutes les données des deux fiches sont regroupées (documents, jobs, notes…) et il ne reste qu'une seule fiche. Vérifiez bien les deux fiches avant de confirmer.

Indiquer qu'il ne s'agit pas d'un doublon

Si les deux fiches concernent des personnes différentes (des homonymes, par exemple), cliquez sur le bouton Il ne s'agit pas d'un doublon ! (icône d'interdiction) de la ligne. Nicoka ne vous proposera plus ces deux candidats comme doublons l'un de l'autre.

Annuler une exclusion

Si vous avez indiqué par erreur que deux fiches n'étaient pas des doublons :

1. Sur l'écran Doublons Potentiels, cliquez sur le bouton Doublons exclus, en haut à droite.
2. Repérez la paire de candidats concernée et cliquez sur l'icône de la colonne Sup. pour supprimer l'exclusion.

Les deux candidats peuvent de nouveau être proposés comme doublons. Dans la fenêtre Doublons Potentiels d'un candidat, l'onglet Doublons exclus liste aussi ses exclusions, avec un bouton Annuler sur chaque ligne.

Bonnes pratiques

• Créez vos candidats par les canaux de Nicoka (analyse de CV, plugin, import, saisie) et renseignez toujours l'adresse email : c'est elle qui permet d'éviter les doublons à la source.
• Vérifiez les documents et les informations des deux fiches avant de fusionner.
• N'hésitez pas à exclure un doublon quand il s'agit de deux personnes distinctes : l'écran reste ainsi lisible.