🔁 Gérer les doublons dans Nicoka ATS

Nicoka intègre un système automatique de détection des doublons afin de garantir la qualité de votre base candidats. Cette vérification se fait à deux niveaux, avec des mécanismes adaptés à chaque situation.

🧠 1. Contrôle automatique des doublons (invisible à l’utilisateur)

Lors de la création ou de la mise à jour d’une fiche candidat (manuelle, parsing, import ou API), Nicoka effectue automatiquement un contrôle sur les éléments suivants :

• 📧 Email
• 📱 Numéro de téléphone portable
• 🔗 Liens vers des réseaux sociaux (LinkedIn, Facebook, YouTube, etc.)
• 📄 Document (CV, lettre de motivation, etc.)

✅ Si un doublon est détecté selon ces critères, la création est bloquée ou la mise à jour est rattachée au bon profil existant.

🎯 Objectif : éviter à la source les doublons grâce à des éléments uniques, difficilement sujets à erreur.

🟠 2. Indicateur visuel de doublon potentiel (la puce orange)

Un second contrôle s’active si un candidat présente des similitudes de nom, prénom et numéro de téléphone.

Dans ce cas, une puce orange s’affiche en haut à gauche dans le fil d’Ariane de la fiche candidat :

🔍 3. Consulter les doublons potentiels

En cliquant sur la puce orange, une fenêtre pop-up s’ouvre listant les candidats similaires :

Pour chaque profil proposé, vous pouvez :

🧩 4. Que faire avec ces doublons ?

✅ Fusionner

Si les deux fiches concernent bien la même personne, cliquez sur Fusionner.

• Une seule fiche consolidée est conservée
• Toutes les données (notes, documents, historique) sont fusionnées
• Les doublons sont supprimés automatiquement

❌ Exclure comme doublon

Si les deux fiches concernent des personnes différentes, cliquez sur "Ce n’est pas un doublon".

➡️ Nicoka ne proposera plus cette alerte à l’avenir.

🔁 5. Revenir en arrière

Si vous avez exclu un doublon par erreur :

1. Rendez-vous sur la fiche candidat concernée
2. Cliquez sur les trois petits points et ensuite sur Afficher les doublons exclus

Ensuite cliquez sur l'onget "Doublons Exclus" et "Annuler" la ligne en erreur :

📌 Bonnes pratiques

• Utilisez toujours les flux standards de Nicoka (parsing, import, saisie manuelle)
• Vérifiez toujours les documents et informations avant de fusionner
• N’hésitez pas à exclure un doublon si ce sont deux personnes bien distinctes