Gestion documentaire

La gestion documentaire de Nicoka centralise deux familles de documents :

• les documents d'entreprise, partagés avec tout ou partie des collaborateurs : règlement intérieur, charte informatique, accords d'entreprise, notices… ;
• les documents de chaque collaborateur, rangés dans son dossier : contrat de travail, fiches de paie, titre de séjour, certificats…

Vous y définissez qui peut voir et modifier chaque dossier, vous partagez un document avec une demande de lecture ou de signature, et vous retrouvez tous les documents des collaborateurs dans une même liste.

Paramétrer le module Documents

Dans le menu latéral, ouvrez Paramétrage > Modules, puis cliquez sur Paramétrage sur la carte Documents. Le menu du module propose :

• Points de paramétrage : les modèles d'email utilisés pour les demandes de lecture et de signature, leurs relances et le partage d'un document ou d'une nouvelle version ;
• Types et Catégories : les types de documents et les dossiers dans lesquels ils se rangent ;
• Services tiers : la signature électronique, avec Nicoka Sign (voir Signature de document) ;
• Templates d'email : le contenu de ces emails, modifiable ;
• Evènements : les actions automatiques liées aux documents.

Les catégories (dossiers)

Chaque document se range dans une catégorie, qui correspond à un dossier ou à un sous-dossier. Pour les collaborateurs, une catégorie créée s'applique à tous les dossiers collaborateurs.

1. Ouvrez la fiche d'un collaborateur, puis sa rubrique Documents.
2. Cliquez sur Ajouter un dossier. Pour créer un sous-dossier, survolez le dossier parent et cliquez sur +.
3. Renseignez la fenêtre Créer une nouvelle catégorie, puis cliquez sur Créer.

• Visible dans mes documents : le collaborateur voit ce dossier et son contenu dans son espace Mes documents. Laissez la case décochée pour les dossiers réservés aux RH.
• Accessible par et Modifiable par : limitez la consultation et la modification, en général aux administrateurs ou à l'équipe RH.

Les types de documents

Le type qualifie un document au moment de l'enregistrer, par exemple « Contrat de travail » ou « Titre de séjour ». Chaque type est rattaché à une catégorie. Listez vos types avant de commencer et évitez les doublons aux libellés proches : la recherche n'en sera que plus efficace.

Pour créer un type, ouvrez Types dans le paramétrage du module Documents, puis cliquez sur Créer un nouveau type.

• Libellé et Catégorie : le nom du type et le dossier où se rangent ses documents ;
• Visible dans mes documents : le collaborateur voit les documents de ce type dans Mes documents ;
• Expire : les documents de ce type ont une date d'expiration (titre de séjour, habilitation…). Alimente le champ de la fiche recopie cette date dans un champ date de la fiche ;
• Indexable : le contenu des documents de ce type est indexé pour la recherche ;
• Donnée sensible (IA) : les documents de ce type restent hors de portée de l'assistant Ada ;
• Visible par et Importable par : qui peut consulter et qui peut déposer des documents de ce type.

Les documents générés à partir d'un modèle (par exemple un contrat de travail) reçoivent un type au nom du modèle. Pensez à le rattacher à la bonne catégorie et à régler sa visibilité. Voir Création d'un modèle de contrat de travail.

Les documents d'entreprise

Cliquez sur l'icône livre de la barre du haut pour ouvrir l'espace Documents de l'entreprise. Il s'agit de l'espace commun, pas de votre dossier personnel.

• + Dossier crée un dossier. En survolant un dossier, ses icônes permettent d'ajouter un sous-dossier, de le renommer, de gérer ses accès (cadenas) ou de le supprimer.
• Ajouter un fichier ou Ajouter des fichiers dépose des documents dans le dossier ouvert.
• La colonne Visible par indique qui peut consulter chaque document ; cliquez dessus pour modifier ses accès.

Le cadenas d'un dossier ouvre la fenêtre Gérer les accès répertoire. Dans Visible par, choisissez Tout le monde ou Uniquement pour les suivants, puis ajoutez des personnes ou des profils avec un rôle :

• Propriétaire : gère le dossier et tous ses documents ;
• Edition : ajoute et modifie des documents ;
• Lecture : consulte et télécharge les documents.

Partager un document

Sur la ligne d'un document, les icônes affichent un aperçu, modifient ses informations ou ouvrent son détail. Le menu … propose Partager, Lien public, Télécharger et Supprimer.

1. Cliquez sur Partager.
2. Dans Je souhaite, choisissez :
   • Informer les personnes suivantes qu'un nouveau document est disponible : un email avec le lien vers le document ;
   • Envoyer une demande de lecture du document aux personnes suivantes : chacun confirme avoir lu le document ;
   • Envoyer une demande de signature du document aux personnes suivantes : chacun valide le document en confirmant son identifiant et son mot de passe Nicoka.
3. Dans Destinataires, gardez toutes les personnes qui ont accès au document ou choisissez-en certaines, indiquez si elles sont en destinataire, en copie ou en copie cachée, puis cliquez sur Suivant.
4. Relisez l'email, puis cliquez sur Envoyer.

La demande de signature du partage est une validation dans Nicoka : elle ne produit pas de PDF signé. Le suivi des demandes (onglets Demandes, Lu par, Signé par) et les relances sont décrits dans Envoi de documents et demande d'accusé de lecture / signature.

Partager un document par lien public

Le partage décrit ci-dessus envoie un email aux personnes choisies. Pour un document destiné à être diffusé largement ou inséré dans un modèle d'email (plan d'accès, notice, règlement intérieur), utilisez plutôt le lien public : le document n'a plus besoin d'être joint à chaque envoi, ce qui allège vos emails et améliore leur délivrabilité.

1. Sur la ligne du document, ouvrez le menu …, puis cliquez sur Lien public.
2. Copiez l'adresse avec Copier le lien. La fenêtre indique aussi la date de génération et l'échéance du lien.

Toute personne disposant de ce lien peut consulter et télécharger le document : ne le partagez qu'avec les personnes concernées. Deux boutons vous permettent de garder la main :

• Régénérer le lien : une nouvelle adresse est créée et l'ancienne ne fonctionne plus ;
• Révoquer le lien : l'accès est coupé immédiatement. Le document, lui, reste dans Nicoka.

Les consultations sont tracées : dans le détail du document, l'onglet Log de Consultations indique, personne par personne, le nombre de vues et de téléchargements. Le bouton Télécharger exporte ce suivi.

Les documents des collaborateurs

Le dossier de chaque collaborateur fonctionne comme les documents d'entreprise : une arborescence de dossiers, des fichiers déposés par glisser-déposer ou avec Ajouter un fichier, et un menu ⋮ sur chaque ligne (Demandes, Info, Mettre à jour, Supprimer). Le collaborateur retrouve dans Mes documents les dossiers et les types cochés Visible dans mes documents.

Pour demander à un collaborateur de lire ou de valider un document, voir Envoi de documents et demande d'accusé de lecture / signature.

Faire signer électroniquement un document

Quand Nicoka Sign est actif, un bouton Signer apparaît dans la rubrique Documents du collaborateur. Il envoie un document PDF en signature électronique : le collaborateur le signe en ligne et le document signé remplace l'original dans son dossier. La procédure complète est décrite dans Signature de document.

Rechercher un document

Pour retrouver un document parmi ceux de tous les collaborateurs, ouvrez Paramétrage > Collaborateurs, puis cliquez sur Documents.

• Saisissez un mot du nom du fichier dans la barre de recherche, ou utilisez Filtres.
• Les onglets En attente et Signés isolent les documents envoyés en signature électronique ; le bouton Signatures ouvre la liste des demandes de signature.
• Créez votre propre onglet (variante) avec + pour retrouver en un clic, par exemple, tous les titres de séjour.

Être alerté avant l'expiration d'un document

Quand un type de document a une date d'expiration (case Expire), une alerte peut prévenir un responsable avant l'échéance, par email ou par notification. Ouvrez Paramétrage > Modules, cliquez sur Paramétrage sur la carte Ressources, puis sur Alertes dans la rubrique Collaborateur, et cliquez sur Créer une nouvelle alerte. Choisissez l'entité Collaborateur - Document, le délai avant la date d'expiration et, dans les règles, le type de document concerné. Le fonctionnement des alertes est détaillé dans Alerte et évènement.

Testez toujours une nouvelle alerte une première fois pour vérifier qu'elle se déclenche comme prévu.