Importer un historique de factures de vente depuis Excel

Vous changez d'outil et souhaitez retrouver dans Nicoka vos factures de vente passées, avec leurs montants par client, sans ressaisir ni joindre les PDF. L'import se fait en deux temps : d'abord les factures (en-têtes), puis leurs lignes, qui portent les montants. Nicoka calcule ensuite le total HT, la TVA et le TTC de chaque facture à partir de ses lignes.

1. Préparer les deux fichiers

Deux fichiers Excel ou CSV, une ligne d'en-tête chacun. Les intitulés ci-dessous sont reconnus automatiquement par l'assistant.

Fichier 1, les factures : Société (votre société émettrice, telle que nommée dans Nicoka), Type (Facture ou Avoir), Référence (le numéro de la facture), Compte (le client, tel que nommé dans Nicoka), Date, Date d'échéance, Statut (par exemple Payé).

Fichier 2, les lignes : Facture (la même référence que dans le premier fichier), Type de poste (Saisie Libre), Libellé, Qté., Prix (montant HT unitaire), Taux de TVA. Une seule ligne par facture suffit si vous ne reprenez que le montant global.

Les comptes clients doivent déjà exister dans Nicoka : importez-les avant si besoin (CRM > Comptes > Importer).

2. Importer les factures

1. Ouvrez Ventes > Factures, puis Importer > Factures.
2. Déposez le premier fichier, puis cliquez sur Continuer.
3. Laissez les options par défaut (une facture déjà présente avec la même référence est ignorée), puis Continuer.
4. Vérifiez la correspondance des colonnes : Société, Type, Référence, Compte, Date, Date d'échéance et Statut doivent être reliés aux champs du même nom. Cliquez sur Continuer, puis sur Lancer l'import.

À ce stade, les factures existent avec un total à 0 : c'est normal, les montants arrivent avec les lignes.

3. Importer les lignes

1. Revenez sur Ventes > Factures, puis Importer > Lignes de Facture/Avoir.
2. Déposez le second fichier, puis Continuer deux fois.
3. En haut de la correspondance, dans Retrouver Facture par, choisissez Référence : c'est ainsi que chaque ligne retrouve sa facture.
4. Vérifiez que la colonne Facture est reliée au champ Facture et que Type de poste est renseigné (par la colonne du fichier, ou par une valeur par défaut). Cliquez sur Continuer, puis sur Lancer l'import.

4. Vérifier

Le compte rendu de l'import liste les lignes créées et celles en erreur (facture ou compte introuvable), sans bloquer les autres. Dans la liste des factures, les colonnes Total HT, Total TVA et Total TTC reflètent les lignes importées. Les références importées ne modifient pas la numérotation de vos prochaines factures, sauf si elles suivent exactement le même format que votre compteur.