Créer une réunion Teams ou Google Meet depuis Nicoka
Depuis votre agenda Nicoka, vous pouvez planifier une réunion en ligne : Nicoka crée l'évènement dans votre agenda Microsoft (réunion Teams) ou Google (réunion Google Meet), et les participants reçoivent l'invitation avec le lien de la réunion.
Avant de commencer
- Votre boîte mail Office 365 ou Gmail doit être connectée à Nicoka, avec la synchronisation de l'agenda activée. Voir Étape 3 - Connecter sa boîte mail.
- La case Réunion en ligne n'apparaît que pour un agenda synchronisé avec Office 365 ou Google.
Créer la réunion
- Dans la barre du haut, cliquez sur l'icône du calendrier, puis sur Afficher tous les Evénements.
- Dans votre agenda, cliquez sur le jour et l'heure de la réunion. La fenêtre Créer un nouvel evénement s'ouvre.
- Choisissez le Type, saisissez le libellé et vérifiez les dates de Début le et Fin le.
- Cochez Réunion en ligne.
- Dans Participants, tapez le nom ou l'adresse email de chaque personne à inviter, puis sélectionnez-la dans la liste.
- Dans Template d'email, choisissez si besoin le message envoyé aux participants.
- Cliquez sur Créer.
Avec un agenda Office 365 ou Google, Notifier est fixé sur Tous les participants : votre agenda externe envoie lui-même l'invitation à chaque participant. Les participants reçoivent le lien de la réunion par email ou le voient dans leur propre agenda. Une fois l'évènement synchronisé, le bouton Rejoindre la réunion s'affiche quand vous ouvrez l'évènement dans Nicoka.
Cocher la réunion en ligne automatiquement (administrateurs)
Pour les types d'évènements qui se tiennent presque toujours à distance (un entretien visio, par exemple), la case Réunion en ligne peut être cochée automatiquement :
- Dans le menu latéral, ouvrez Paramétrage > Administration, puis la rubrique Agenda > Type d'évènement.
- Cliquez sur l'icône de modification du type concerné. Dans la partie Lieux, cochez Réunion en ligne.
- Cliquez sur Mettre à jour.
Quand un utilisateur choisit ce type dans la fenêtre de création, la case Réunion en ligne est déjà cochée. Il peut la décocher.