Plugin Nicoka - Import de candidats et de contacts

l'année dernière

1. Présentation

Gagnez du temps en sourçant des candidats et des contacts sur LinkedIn, Hellowork, CVaden, l'APEC, Pôle Emploi ou Turnover-IT. Cliquez sur le bouton Nicoka pour récupérer les informations de contact depuis des profils. Révisez, modifiez, puis validez pour ajouter les données directement dans Nicoka. Vous pouvez également importer vos conversation LinkedIn dans Nicoka !

2. CVthèques compatibles

Les CVthèques compatibles avec le plugin Nicoka sont les suivantes :

LinkedIn & LinkedIn Recruiter
Hellowork
CVaden
APEC
Pôle Emploi
Turnover-IT

3. Installation

Cet outil est disponible sur les navigateurs Google Chrome et Microsoft Edge.

Pour installer l'extension Nicoka sur Google Chrome, ouvrez ce lien puis cliquez sur le bouton Ajouter à Chrome.

Pour installer l'extension Nicoka sur Microsoft Edge, ouvrez ce lien puis cliquez sur le bouton Obtenir.

4. Utilisation

4.1 Connexion

Allez sur LinkedIn, Hellowork, CVaden, APEC, Pôle Emploi ou Turnover-IT et ouvrez une page de profil (par exemple ce profil).

Pour ouvrir le plugin vous avez deux solutions :

Cliquez sur l'icône Nicoka dans votre barre d'outils Chrome
Cliquez sur le bouton Nicoka situé sous la photo de profil, dans la page LinkedIn, Hellowork, CVaden, l'APEC, Pôle Emploi ou Turnover-IT (disponible uniquement lorsque vous êtes connectés au plugin)

Une fois le plugin ouvert, vous arrivez devant un formulaire de connexion. Vous devez renseignez votre instance ainsi que vos identifiants habituels de connexion à Nicoka.

Pour trouver votre instance, il faut regarder votre URL de connexion à Nicoka :

Si vous êtes en période d'essai, l'instance correspond aux xxxx en fin d'URL

Sinon, l'instance correspond aux xxxx en début d'URL

Un bouton ⋮ en haut à gauche du plugin permet d'ouvrir un menu, vous pouvez alors vous déconnecter ou actualiser les paramètres du plugin. Cette seconde action est notamment utile lorsque vous modifiez les champs présents dans les différents formulaires.

Vous avez la possibilité de minimiser / maximiser la taille du plugin selon vos besoins.

Si vous n'êtes pas sur une page de profil LinkedIn, Hellowork, CVaden ou APEC, vous verrez ce message apparaître. Il vous suffira d'aller sur une page de profil pour qu'il disparaisse.

4.2 Créer un nouveau candidat

Ouvrez le plugin sur une page de profil et placez vous sur l'onglet Candidat. Vous verrez apparaître un formulaire contenant les informations principales du profil, vous pouvez modifier tous les champs. Vous avez la possibilité d'ajouter un candidat à un job existant, d'ajouter des tags et des notes qui apparaitront ensuite sur Nicoka.

4.3 Modifier un candidat existant

Ouvrez le plugin sur une page de profil et placez vous sur l'onglet Candidat. Si le profil consulté est déjà présent dans Nicoka, ses informations sont remontées puis affichées dans le plugin. Un message vous informe alors de son existence, avec un lien vers son profil Nicoka. Vous avez la possibilité de les modifier pour mettre à jour les données dans Nicoka en cliquant sur le bouton Mettre à jour.

4.4 Créer un nouveau contact

Ouvrez le plugin sur une page de profil et placez vous sur l'onglet Contact. Vous verrez apparaître un formulaire contenant les informations principales du profil, vous pouvez modifier tous les champs. Vous avez la possibilité d'ajouter un contact à un compte client (existant ou non) et des notes qui apparaitront ensuite sur Nicoka.

4.5 Modifier un contact existant

Ouvrez le plugin sur une page de profil et placez vous sur l'onglet Contact. Si le profil consulté est déjà présent dans Nicoka, ses informations sont remontées puis affichées dans le plugin. Un message vous informe alors de son existence, avec un lien vers son profil Nicoka. Vous avez la possibilité de les modifier pour mettre à jour les données dans Nicoka en cliquant sur le bouton Mettre à jour.

4.6 Personnaliser les champs des formulaires

Par défaut, les champs présents sont les suivants :

Partie candidat : Ajouter à un job*, Prénom*, Nom*, Fonction*, Email*, Société*,
Civilité, Intitulé du poste, Domaine, Téléphone 1, Téléphone 2,
Nb d'années d'exp., Tags, Notes*.

Partie contact : Compte*, Prénom*, Nom*, Fonction*, Email*, Civilité, Type,

Téléphone 1, Téléphone 2,Tags, Notes*.

* : champs obligatoires, fixés

Pour la partie candidats, vous pouvez modifier les champs du formulaire en vous rendant dans le menu Modules > Recrutement > Paramétrage. Dans la partie Points de paramétrage, ouvrez la partie LinkedIn Plugin. Vous arrivez alors sur l'écran suivant, et plus particulièrement sur le bloc Champs disponibles dans le plugin chrome.

NB : Lorsqu'on commence à personnaliser le formulaire, les champs par défaut sont supprimés (hors champs obligatoires), vous devez alors reconstituer entièrement votre formulaire avec les champs qui vous seront utiles.

Vous pouvez chercher dans la liste la variable que vous souhaitez ajouter dans le formulaire, vous pouvez également ordonnancer ces variables pour changer leur ordre d'apparition dans le formulaire. Une fois terminé, pensez bien à cliquer sur le bouton Sauvegarder en bas de la page. Pour que les modifications soient prises en compte, vous devez ouvrir le menu ⋮ en haut à gauche du plugin puis cliquer sur Actualiser les paramètres. Vos nouveaux champs sont maintenant visibles dans le formulaire. Ainsi pour la configuration suivante, vous obtiendrez le formulaire suivant :

Pour la partie contacts, vous pouvez modifier les champs du formulaire en vous rendant dans le menu Modules > CRM > Paramétrage. Dans la partie Points de paramétrage, ouvrez la partie Contacts. Vous arrivez alors sur l'écran suivant, et plus particulièrement sur le bloc Champs disponibles dans le plugin chrome. Ensuite, la personnalisation se déroule de la même manière que pour la partie candidats.

4.7 Ajoutez une tâche depuis le plugin

Pour ajouter une tâche, vous devez d'abord créer le candidat ou le contact. Ensuite, vous devez cliquer sur le bouton Actions en bas du plugin, puis sur Ajouter une tâche.

Une popup s'ouvre alors pour vous permettre de saisir les informations nécessaires. Pour pouvez choisir un type de tâche ainsi qu'une date. Selon le type sélectionné, un champs de texte supplémentaire peut apparaitre. Lorsque vous avez rempli tous les champs, vous pouvez cliquer sur le bouton Ajouter pour créer la tâche dans Nicoka.

Si vous ouvrez le profil dans Nicoka, vous verrez la tâche apparaître dans le résumé :

4.8 Importez vos conversations LinkedIn

Pour importer des conversations LinkedIn dans Nicoka, vous devez vous rendre sur votre messagerie via le bouton dans la barre du haut (varie selon LinkedIn classique ou LinkedIn Recruiter).

Si vous cliquez sur une conversation, vous verrez alors apparaître deux boutons au dessus des messages

Si ces boutons sont grisés , cela signifie que ce profil n'existe pas encore dans Nicoka. Vous devez dans un premier temps aller sur son profil puis l'ajouter dans Nicoka en tant que candidat ou contact.

Le deuxième bouton permet d'ouvrir le profil dans Nicoka. Vous verrez alors apparaître les messages que vous venez de synchroniser

NB : Les pièces jointes sont récupérées uniquement pour une conversation LinkedIn classique, pour l'instant cette fonctionnalité n'est pas disponible sur LinkedIn Recruiter.

5. Erreurs fréquentes

Lorsque vous lancez le plugin sur une page de profil, vous pouvez tomber sur une page d'erreur comme sur l'image suivante. Vous devez cliquer sur le bouton Rafraîchir le plugin pour résoudre le problème.

Si malgré tout le problème persiste, vous pouvez vérifier que les cookies sont bien autorisés dans votre navigateur. Si vous êtes sur Google Chrome, rendez-vous sur ce lien et vérifiez que l'option Bloquer les cookies tiers ne soit pas cochée.

Si vous êtes sur Microsoft Edge, rendez-vous sur ce lien et vérifiez que l'option Bloquer les cookies tiers n'est pas cochée.

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