Plugin Nicoka - Import de candidats et de contacts

L'extension Nicoka pour Google Chrome et Microsoft Edge vous fait gagner du temps sur le sourcing : depuis une page de profil (LinkedIn, Hellowork, APEC…), elle récupère les informations de la personne, vous les laisse vérifier et compléter, puis crée le candidat ou le contact dans Nicoka. Elle crée aussi des comptes, des jobs et des opportunités, et importe vos conversations LinkedIn.

1. Sites compatibles

• LinkedIn, LinkedIn Recruiter et LinkedIn Sales Navigator


• Hellowork


• CVaden


• APEC


• France Travail


• Turnover-IT


• Indeed


• Meteojob


• Agefiph


• Pappers (fiches entreprises)

Sur Indeed, l'extension s'ouvre dans le panneau latéral du navigateur et non dans la page, mais elle fonctionne de la même manière.

2. Installer l'extension

• Google Chrome : ouvrez la page Extension Nicoka sur le Chrome Web Store, puis cliquez sur Ajouter à Chrome.


• Microsoft Edge : ouvrez la page Extension Nicoka sur Microsoft Edge Add-ons, puis cliquez sur Obtenir.

L'installation est aussi accessible depuis Nicoka : voir Étape 4 : Installer l'extension Chrome et importer un candidat. Pour vérifier que vous avez la dernière version : Mon plugin Nicoka est-il à jour ?

3. Se connecter

Ouvrez une page de profil sur l'un des sites compatibles, puis ouvrez l'extension :

• en cliquant sur l'icône Nicoka dans la barre d'outils du navigateur (sous l'icône en forme de pièce de puzzle) ;


• ou, une fois connecté, en cliquant sur le bouton Nicoka ajouté sur la page de profil. Si la personne existe déjà dans Nicoka, un badge (ici Candidat) s'affiche aussi sous son titre.

L'extension utilise votre session Nicoka : connectez-vous d'abord à Nicoka dans un autre onglet du même navigateur. Si aucun compte n'est détecté, faites-le, puis cliquez sur Rafraîchir la liste des comptes.

1. Sous Comptes disponibles, cliquez sur l'adresse de votre espace Nicoka. La flèche circulaire rafraîchit la liste ; la corbeille déconnecte l'espace et le retire de la liste.


2. Confirmez en cliquant sur Se connecter.

Le bouton ⋮, en haut à gauche de l'extension, affiche votre nom et l'espace auquel vous êtes connecté. Il propose aussi :

• Actualiser les paramètres : à utiliser après un changement de paramétrage dans Nicoka (champs du formulaire, options du plugin), puis rafraîchissez la page ;


• Se déconnecter.

En haut à droite, le tiret réduit l'extension en bas de l'écran (un second clic la rétablit) et la croix la ferme. Sur une page qui ne contient pas de profil, l'extension affiche « Cette page ne contient pas de profil » : ouvrez une page de profil pour continuer.

4. Candidats

Créer un candidat

1. Sur la page de profil, ouvrez l'extension et restez sur l'onglet Candidat : le formulaire est pré-rempli avec les informations de la page.


2. Vérifiez et complétez les champs. Dans Ajouter à un Job, saisissez quelques lettres pour ajouter le candidat à un ou plusieurs jobs actifs. Les notes saisies dans Notes apparaîtront sur sa fiche.


3. Cliquez sur Enregistrer en tant que candidat.

Attendez la fin de l'enregistrement avant de changer de page : le CV et la photo sont envoyés à Nicoka juste après la création. L'extension affiche alors le résumé du candidat. Dans Nicoka, la fiche reprend les informations, le lien vers le profil, le job et la note.

Les champs du formulaire dépendent du paramétrage de votre espace (voir la partie 7). Si les options Pré-remplir les tags ou Pré-remplir les jobs sont actives, l'extension propose les derniers tags ou jobs utilisés.

Consulter un candidat existant

Si le candidat est déjà dans Nicoka, l'extension affiche un résumé de sa fiche : statut, poste, coordonnées, jobs et fil d'actualité. Le lien Afficher le profil dans Nicoka ouvre sa fiche.

Modifier un candidat existant

Cliquez sur l'icône crayon de l'en-tête, corrigez les champs, puis cliquez sur Modifier les informations. Annuler revient au résumé.

Créer une société depuis un candidat

Dans le formulaire du candidat, cliquez sur le + du champ Société. Saisissez le libellé et le secteur d'activité, puis cliquez sur Créer une société.

Choisir l'étape d'ajout dans un job

Par défaut, un candidat ajouté à un job depuis l'extension est placé dans la première étape de type Sourcing du processus de recrutement. Pour pouvoir choisir l'étape (ce réglage s'applique à tous les utilisateurs de votre espace) :

1. Dans Nicoka, ouvrez Paramétrage > Modules. Sur la carte ATS, cliquez sur Paramétrage, puis sur Points de paramétrage.


2. Dépliez la section Plugin Nicoka, cochez Choisir l'étape lors de l'ajout à un job, puis cliquez sur Sauvegarder en bas de la page.


3. Dans l'extension, cliquez sur ⋮ > Actualiser les paramètres, puis rafraîchissez la page.

Quand vous choisissez un job, vous pouvez alors choisir l'étape ; la première étape de type Sourcing reste proposée par défaut.

Ajouter une tâche, une note ou un document

Le candidat doit d'abord exister dans Nicoka. Cliquez sur Actions en bas de l'extension, puis choisissez l'action. Ajouter à un job ajoute le candidat à d'autres jobs.

• Ajouter une tâche : choisissez le type et la date cible, ajoutez si besoin un commentaire, puis cliquez sur Créer la tâche.


• Ajouter une note : choisissez le type et la date, rédigez le commentaire, puis cliquez sur Créer la note.


• Ajouter un document : choisissez le type, cliquez sur Sélectionner un fichier, puis sur Ajouter un document.

La tâche, la note ou le document apparaît ensuite sur la fiche du candidat dans Nicoka.

Disqualifier un candidat sur un job

1. Dans le résumé du candidat, passez la souris sur un job de la section Jobs, puis cliquez sur Disqualifier.


2. Choisissez le Motif de disqualification, ajoutez si besoin un commentaire, puis cliquez sur Disqualifier.

Avertissement pour les emails professionnels

Dans la section Plugin Nicoka des points de paramétrage du module ATS, cochez Afficher un avertissement pour les emails professionnels, puis sauvegardez. Après Actualiser les paramètres dans l'extension, un message vous prévient quand l'email saisi pour un candidat semble être une adresse professionnelle.

5. Contacts

Créer un contact

1. Sur la page de profil, ouvrez l'extension, puis l'onglet Contact.


2. Dans Compte, saisissez le nom de l'entreprise : choisissez-la si elle existe dans Nicoka, sinon choisissez Créer un nouveau Compte pour la créer en même temps.


3. Vérifiez les autres champs, ajoutez des notes si besoin, puis cliquez sur Enregistrer en tant que contact.

Comme pour un candidat, un contact existant s'affiche sous forme de résumé, avec le lien vers sa fiche et l'icône crayon pour le modifier. Le menu Actions propose en plus Ajouter une opportunité : saisissez le libellé, choisissez le type et l'étape, puis cliquez sur Créer l'opportunité.

Options du paramétrage CRM

Dans Nicoka, ouvrez Paramétrage > Modules, carte CRM, Paramétrage, puis Points de paramétrage, section Contacts :

• Décaler les coordonnées du plugin Nicoka dans les champs secondaires : l'email et le téléphone récupérés sont enregistrés dans Email 2 et Téléphone 2. Les premiers champs restent libres pour les coordonnées obtenues par un outil d'enrichissement.


• Afficher un avertissement pour les emails personnels dans le plugin Nicoka : un message vous prévient quand l'email saisi pour un contact semble être une adresse personnelle.


• Désactiver le raccourci de création de compte dans le plugin Nicoka : le champ Compte ne propose plus de créer un compte.

Après avoir sauvegardé, cliquez sur ⋮ > Actualiser les paramètres dans l'extension.

6. Comptes

Sur la page d'une entreprise ou d'une école (LinkedIn) ou sur une fiche Pappers, l'extension propose un formulaire de création de compte pré-rempli. Si le compte existe déjà, elle affiche son résumé : statut, coordonnées, fil d'actualité, avec le lien vers sa fiche et l'icône crayon pour le modifier. Le menu Actions permet d'y ajouter une note, une tâche ou une opportunité. Pour Pappers, voir aussi Lier un compte Nicoka à Pappers.

Alertes sur les pages de profil

Quand l'option Activer l'affichage d'alertes dans le plugin Nicoka est cochée (points de paramétrage du module CRM, section Comptes), l'extension ajoute un encadré « Alerte Nicoka » sur la page d'une entreprise présente dans votre CRM, et sur le profil d'une personne qui y travaille actuellement. L'alerte indique le type du compte et son statut et, pour un compte facturé, la date de la dernière facture quand il y en a une. Le lien ouvre le compte dans Nicoka.

7. Personnaliser les champs des formulaires

Les champs sont partagés par tous les utilisateurs de votre espace : une modification s'applique à tout le monde.

Certains champs sont toujours présents. Pour un candidat : Ajouter à un Job, Prénom, Nom, Fonction, Email, Société et Notes. Par défaut s'y ajoutent Civilité, Intitulé du poste, Domaine, Téléphone 1, Téléphone 2, Nb d'années d'exp. et Tags. Dès que vous personnalisez la liste, ces champs par défaut sont retirés : ajoutez tous ceux dont vous avez besoin.

Le bloc Champs disponibles dans le plugin Nicoka se trouve dans les points de paramétrage :

• candidats : module ATS, section Plugin Nicoka ;


• jobs : module ATS, section Plugin Nicoka - Job ;


• contacts : module CRM, section Contacts ;


• comptes : module CRM, section Comptes ;


• opportunités : module CRM, section Opportunités.

1. Cliquez sur Ajouter une ligne, choisissez le champ, puis la façon de l'afficher. Les lignes se déplacent avec la poignée pour changer l'ordre des champs.


2. Cochez Obligatoire pour imposer la saisie d'un champ. Pour que cette case soit prise en compte, cochez aussi l'option Activer les champs obligatoires de la même section.


3. Cliquez sur Sauvegarder en bas de la page, puis sur ⋮ > Actualiser les paramètres dans l'extension.

8. Relier un profil existant à sa page de CVthèque

Une personne créée à la main ou importée dans Nicoka n'est pas encore reliée à sa page de profil. Deux moyens de l'indiquer à Nicoka :

Recherche d'homonymes (candidats et contacts)

1. À l'ouverture d'une page de profil, l'extension cherche des doublons potentiels. Si elle en trouve, elle affiche « Un candidat similaire existe déjà dans la base de données ». Cliquez sur Consulter.


2. La liste Doublons potentiels s'ouvre. Cliquez sur un nom pour ouvrir sa fiche dans Nicoka, ou sur la flèche à droite pour relier la page à ce profil.

Fusion manuelle

Copiez l'email enregistré dans Nicoka et collez-le dans le champ Email de l'extension. Quand vous quittez le champ, l'extension cherche cet email dans Nicoka ; si elle le trouve, cliquez sur Relier pour rattacher la page au profil existant. Pour un compte, cela fonctionne aussi avec les champs Nom et Site web.

9. Importer des profils en masse depuis LinkedIn Recruiter

Avec LinkedIn Recruiter ou Recruiter Lite, vous pouvez importer plusieurs profils d'un coup depuis un projet, dans le pipeline ou dans les résultats de recherche du vivier de talents :

1. Ouvrez l'extension avec le bouton Nicoka affiché en haut de la page.


2. Cochez les profils à importer dans LinkedIn Recruiter : ils apparaissent dans l'extension.


3. Sur l'onglet Candidat, ajoutez-les si besoin à un ou plusieurs jobs ; sur l'onglet Contact, associez-les si besoin à un compte.


4. Cliquez sur Ajouter, et restez sur la page jusqu'à la fin de l'import : le temps dépend du nombre de profils.

À la fin, passez la souris sur l'icône au bout de chaque ligne pour voir le résultat de l'import ; le nom de chaque personne devient un lien vers sa fiche dans Nicoka. Voir la démonstration en vidéo : import en masse depuis LinkedIn Recruiter.

10. Importer vos conversations LinkedIn

Si vous avez connecté votre compte LinkedIn dans Paramétrage > Intégrations, vos conversations sont importées automatiquement, sans l'extension : les nouveaux messages échangés avec un candidat ou un contact présent dans Nicoka arrivent sur sa fiche, et une synchronisation repasse chaque heure. Une conversation avec une personne qui n'existe pas encore dans Nicoka n'est pas importée : créez d'abord sa fiche. Dans ce cas, n'utilisez pas en plus les boutons de l'extension, sinon chaque message est enregistré deux fois. Pour garder l'import par l'extension, désactivez l'option Importer les conversations LinkedIn de votre compte LinkedIn dans Paramétrage > Intégrations.

Avec l'extension :

1. Ouvrez votre messagerie LinkedIn (LinkedIn, LinkedIn Recruiter ou Sales Navigator), puis une conversation. Deux boutons Nicoka apparaissent au-dessus des messages.


2. Le premier envoie les messages dans Nicoka ; il indique ensuite que la conversation est à jour. Le second ouvre la fiche de la personne dans Nicoka.

Si les boutons sont grisés, la personne n'existe pas encore dans Nicoka : ouvrez son profil et ajoutez-la comme candidat ou contact. Les pièces jointes des conversations ne sont pas récupérées.

11. Offres d'emploi

Remplir une offre sur LinkedIn Recruiter ou France Travail

1. Créez d'abord le job dans Nicoka.


2. Ouvrez le formulaire de publication d'offre sur LinkedIn Recruiter ou sur votre espace recruteur France Travail, puis ouvrez l'extension avec le bouton Nicoka affiché sur le formulaire.


3. Recherchez le job : l'extension affiche les informations qui serviront à remplir le formulaire.


4. Cliquez sur Remplir le formulaire. Sur France Travail, le formulaire compte plusieurs étapes : l'extension passe de l'une à l'autre (Continuer à remplir le formulaire).

Une icône indique pour chaque information si le remplissage a réussi, en tout ou en partie, ou échoué. Complétez vous-même les champs signalés et la dernière étape, puis publiez l'offre.

Créer un job ou une opportunité depuis une offre

Sur la page d'une offre d'emploi LinkedIn, France Travail, APEC, Hellowork, Indeed ou Muzzo, ouvrez l'extension :

• onglet Job : vérifiez les informations reprises de l'offre, puis cliquez sur Enreg. comme un nouveau Job ;


• onglet Opportunité : choisissez ou créez le compte, puis cliquez sur Enreg. comme une nouvelle Opportunité.

Un message confirme la création ; Afficher dans Nicoka ouvre le job ou l'opportunité. Les champs de ces formulaires se personnalisent comme les autres (voir la partie 7). Le détail pour LinkedIn : Créer une opportunité depuis une offre LinkedIn Jobs, et en vidéo : créer une opportunité depuis LinkedIn Jobs.

12. En cas de problème

Une erreur s'affiche

Si l'extension affiche « Erreur inconnue, merci de rafraîchir le plugin », cliquez sur Rafraîchir le plugin. Si le problème persiste, vérifiez que votre navigateur ne bloque pas les cookies tiers : dans Chrome, Paramètres > Confidentialité et sécurité > Cookies tiers ; dans Edge, Paramètres > Confidentialité, recherche et services > Cookies. Autorisez les cookies tiers, ou ajoutez une exception pour les sites où vous utilisez l'extension si votre entreprise les bloque.

Le profil n'est pas détecté, ou votre espace n'apparaît pas dans la liste

1. Vérifiez les autorisations de l'extension : cliquez sur la pièce de puzzle, à droite de la barre d'adresse, puis sur Gérer les extensions. Ouvrez les détails de l'Extension Nicoka et, dans Accès aux sites, choisissez Sur tous les sites.


2. Déconnectez-vous puis reconnectez-vous : dans Nicoka, puis dans l'extension (⋮ > Se déconnecter) après avoir rafraîchi la page.


3. Vérifiez que l'extension est à jour (voir Mon plugin Nicoka est-il à jour ?). En dernier recours, désinstallez-la puis réinstallez-la depuis le Chrome Web Store ou Microsoft Edge Add-ons (partie 2), et reconnectez-vous.

Le CV ne s'ajoute pas dans Nicoka

• Après avoir créé ou mis à jour un candidat, attendez que l'extension affiche son résumé avant de changer de profil ou de page : sinon l'envoi du CV peut être interrompu.


• Vérifiez que les cookies tiers ne sont pas bloqués (voir plus haut).


• LinkedIn Recruiter limite le nombre de téléchargements de CV à 200 par mois. Les profils ajoutés dans Nicoka depuis Recruiter (avec l'extension ou en ajoutant un candidat dans le pipeline d'un job lié) comptent dans cette limite. Quand elle est atteinte, l'extension l'indique.

Il ne se passe rien quand je me connecte

Si une page Nicoka s'ouvre mais que l'extension ne se connecte pas, demandez à un administrateur de vérifier que votre profil d'accès a le droit de création sur Jetons d'accès API : voir Expiration des jetons d'accès.