Préremplir une demande d'absence avec l'avis d'arrêt (lecture IA)

Quand vous saisissez un arrêt de travail, l'avis d'arrêt que vous joignez à la demande peut remplir le formulaire à votre place : l'IA lit les dates et le type d'absence, vous vérifiez, vous enregistrez.

Objectifs

• Activer la lecture des pièces jointes sur votre instance.
• Préremplir une demande d'absence à partir de l'avis d'arrêt.
• Choisir les champs remplis pour chaque type de document.

1. Activer la lecture des pièces jointes

La fonction est désactivée par défaut. Un administrateur l'active dans le paramétrage du module Documents, onglet Points de paramétrage, en cochant Lecture IA des pièces jointes.

Le document joint est envoyé au fournisseur d'IA utilisé par Nicoka, un appel par fichier. Lisez la partie 4 avant d'activer la fonction.

2. Préremplir une demande d'absence

1. Ouvrez Créer une demande pour un collaborateur (gestion des absences) ou Ajouter une demande (Mes absences).
2. Choisissez le collaborateur si besoin. Le type d'absence peut rester vide : l'IA le propose parmi les types ouverts à ce collaborateur.
3. Cliquez sur Pièces jointes et choisissez l'avis d'arrêt (PDF, Word ou photo JPG / PNG).
4. Le message Lecture de la pièce jointe… s'affiche, puis les champs lus sont remplis et encadrés : dates de début et de fin, demi-journées, type d'absence. Le nombre de jours est recalculé.
5. Vérifiez les valeurs, corrigez si besoin, puis enregistrez.

Seuls les champs encore vides sont remplis. Une date que vous avez déjà saisie n'est jamais remplacée, et rien n'est enregistré sans votre clic.

3. Choisir les champs remplis par type de document

Pour une demande d'absence, les champs remplis par défaut sont les dates de début et de fin, leurs demi-journées et le type d'absence.

Pour changer cette liste sur un type de document, ouvrez le paramétrage du module Documents, onglet Types, modifiez le type et choisissez les champs dans Alimente les champs de la fiche (lecture IA). Ce champ n'apparaît que lorsque la lecture des pièces jointes est activée.

4. Données et confidentialité

• Un avis d'arrêt de travail est une donnée de santé. Activez la fonction seulement si votre organisation accepte que ces documents soient lus par l'IA.
• Un type de document coché Donnée sensible (IA) n'est jamais envoyé à l'IA, même lorsque la fonction est activée.
• Le contenu du document n'est pas conservé par Nicoka au-delà de la pièce jointe elle-même.

Limites

• Les photos au format HEIC (iPhone) ne sont pas lues : enregistrez-les en JPG ou joignez un PDF.
• Un document manuscrit ou peu lisible peut être mal lu : la vérification avant l'enregistrement reste nécessaire.