Gestion des entretiens

L'entretien est un temps d'échange privilégié entre un collaborateur et son manager ou les RH. Le module Entretiens & Évaluations de Nicoka SIRH vous aide à le préparer, à le mener et à en garder la trace : questionnaires sur mesure, circuit de validation, campagnes collectives, compte rendu PDF et suivi des entretiens obligatoires.

Il existe deux familles d'entretiens :

• les entretiens obligatoires, liés au parcours professionnel : premier entretien de parcours professionnel, entretien de parcours professionnel (tous les 4 ans depuis la réforme du 24 octobre 2025), bilan récapitulatif à 8 ans, entretien de mi-carrière, entretien de fin de carrière, mais aussi l'entretien de suivi du forfait jours ;
• les entretiens facultatifs, très utiles pour l'expérience collaborateur : entretien annuel, fin de période d'essai, entretien de départ…

Nous vous conseillons de lire cet article en entier avant de commencer le paramétrage. Le paramétrage se fait dans cet ordre : rôles, questionnaire, processus, template PDF, puis type d'entretien. Vous pourrez ensuite lancer une campagne.

Ouvrir le paramétrage du module

1. Dans le menu latéral, ouvrez Paramétrage > Modules.
2. Cliquez sur Paramétrage sur la carte Entretiens & Évaluations.

Le menu de gauche du paramétrage compte deux groupes : Entretiens (Alertes, Evènements, Processus, Questionnaires, Rôles, Templates (PDF,DOCX), Templates d'email, Types d'Entretien) et Objectifs (Catégories, Modèles). Les objectifs sont décrits dans Gestion des objectifs individuels.

1. Les rôles

Trois rôles sont prévus :

• Evalué : le collaborateur qui passe l'entretien ;
• Evaluateur : par défaut, le responsable direct du collaborateur ;
• Valideur : la personne qui valide l'entretien, par exemple un responsable de niveau supérieur ou une personne des RH. Ce rôle est facultatif.

Pour choisir qui tient un rôle, cliquez sur Rôles, puis sur l'icône crayon du rôle. Dans la fenêtre Modifier Rôle, la liste à droite de est désigne la personne qui tient le rôle. Sans choix de votre part, l'évaluateur est le responsable direct.

Les rôles servent ensuite partout : chaque section et chaque question du questionnaire indique quels rôles peuvent la voir et la modifier, et chaque étape du processus est confiée à un ou plusieurs rôles.

2. Les questionnaires

Cliquez sur Questionnaires. Nicoka fournit des questionnaires modèles, que vous pouvez utiliser comme base :

• « Entretien de fin d'année », pour l'entretien annuel ;
• pour le parcours professionnel issu de la réforme : « Premier Entretien de Parcours Professionnel », « Entretien de Parcours Professionnel », « Bilan Récapitulatif à 8 ans », « Entretien de Parcours Professionnel mi-carrière » et « Entretien de fin de carrière » ;
• d'autres modèles : suivi du forfait jours, intégration / étonnement, départ, suivi du télétravail…

Cliquez sur Ajouter pour partir d'un questionnaire vierge, ou ouvrez un modèle (icône crayon) puis cliquez sur le bouton Copier en haut de l'écran pour travailler sur une copie. Renommez ensuite la copie dans le champ Libellé.

Les boutons en haut à gauche permettent de revenir à la liste, de Prévisualiser le questionnaire tel que le verront les participants, de le Copier, de consulter l'Historique des modifications, de le Télécharger et de l'Exporter.

Les sections

Une section est une rubrique du questionnaire, qui regroupe des questions. Cliquez sur Ajouter une section. Seul le Libellé est obligatoire. Vous pouvez aussi renseigner :

• Introduction et Conclusion : un texte affiché avant et après les questions de la section ;
• Couleur (police) et Couleur (arrière plan) du titre, pour respecter votre charte graphique ;
• Visible par et Modifiable par : les rôles concernés ;
• Exclure du rapport PDF : la section n'apparaîtra pas dans le compte rendu PDF.

Dans l'écran du questionnaire, cliquez sur l'introduction ou la conclusion d'une section pour la saisir directement. Faites glisser les sections et les questions pour changer leur ordre.

Les questions

1. Dans la section, cliquez sur Ajouter une question. Un panneau s'ouvre à droite.
2. Choisissez la nature de la question :
   • Une donnée de la fiche : la réponse met à jour un champ de la fiche du collaborateur (intitulé de poste, date d'ancienneté…). C'est le choix recommandé quand l'information existe déjà dans Nicoka ;
   • Une question libre : la réponse est enregistrée dans le questionnaire uniquement.
3. Pour une question libre, choisissez son type (voir ci-dessous).

4. Rédigez la question et réglez ses options :
   • Question parent : pour n'afficher la question qu'en fonction de la réponse à une autre question ;
   • Aide à la saisie : un texte qui guide la personne qui répond, affiché selon le choix fait dans Affichage de l'aide à la saisie ;
   • Obligatoire : la réponse est nécessaire pour valider le questionnaire ;
   • dans Options avancées : Avec mise en forme (gras, listes…), Visible par et Modifiable par (les rôles), Autoriser le remplissage par l'IA et Actif.
5. Cliquez sur Créer.

Les types de questions

• Saisie : Question ouverte, Date, Montant et Ajouter un fichier (par exemple pour joindre un diplôme).
• Choix : Question fermée (Oui ou Non) et Question à choix multiple.
• Évaluation : Question ouverte avec feux tricolore (toujours accompagnée d'un commentaire), Slider avec gradiant (un curseur à déplacer sur une échelle) et Evaluation par étoile (une échelle de 2 à 10 étoiles, 5 par défaut).
• Ressources humaines :
  • Evaluer les Compétences ;
  • Evaluer les Objectifs : reprend les objectifs individuels de la période évaluée ;
  • Définir les Objectifs : fixe les objectifs de la période suivante ;
  • Evaluer les Formations : une évaluation à froid des formations suivies, par étoiles et commentaire ;
  • Définir les Demandes de formation : les besoins exprimés alimentent votre plan de développement des compétences ;
  • Evaluer les Projets, si vous utilisez la gestion des temps.

Les questions sur les objectifs, les formations et les projets ne peuvent figurer qu'une fois par questionnaire : une fois ajoutées, elles disparaissent de la liste des types.

Faire évoluer un questionnaire d'une année sur l'autre

Ne modifiez pas un questionnaire déjà utilisé : copiez-le, renommez la copie (par exemple avec l'année ou un numéro de version) et modifiez la copie. Vous conservez ainsi l'historique des entretiens déjà menés. Créez ensuite un nouveau type d'entretien qui utilise ce questionnaire.

3. Le processus de validation

Cliquez sur Processus. Le processus fourni s'appelle « Entretien avec managers ». Vous pouvez le modifier ou créer le vôtre avec Créer un nouveau processus. Cliquez sur le libellé d'un processus pour voir ses étapes.

Chaque étape ne démarre que lorsque la précédente est terminée. Pour chaque étape, vous choisissez le libellé, l'icône, la couleur, les Rôles qui doivent agir et le Type d'action attendue :

• Remplir le questionnaire : les personnes répondent aux questions qui leur sont ouvertes ;
• Validation : une étape de relecture et d'approbation. Le valideur ne modifie que les questions qui lui sont ouvertes ;
• Approbation finale : la personne approuve un texte d'attestation, avec si besoin une signature manuscrite et un commentaire final.

Faites glisser les étapes pour changer leur ordre. Une fois la dernière étape réalisée, l'entretien est terminé.

4. Le template PDF

À la fin de l'entretien, Nicoka produit un compte rendu PDF qui reprend les questions et les réponses. Il est enregistré dans les documents du collaborateur, qui peut le consulter depuis Mon Espace RH > Mes Documents.

Le template fourni s'appelle « Compte Rendu d'évaluation ». Pour le personnaliser, cliquez sur Templates (PDF,DOCX), ouvrez-le et copiez-le, puis modifiez la copie.

5. Les types d'entretien

Le type d'entretien réunit le processus, le questionnaire et le template PDF. C'est la dernière étape du paramétrage, et elle est obligatoire : sans type d'entretien actif, vous ne pouvez pas lancer de campagne.

1. Cliquez sur Types d'Entretien.
2. Cliquez sur Créer un nouveau type d'Entretien, ou sur l'icône crayon d'un type existant.

3. Renseignez les champs :
   • Libellé, Processus, Questionnaire et Template (PDF,DOCX) (obligatoires) ;
   • Modèle d'email - Formulaire à compléter, Modèle d'email - Formulaire à valider, Modèle d'email - Évaluation terminée et Modèle d'email de relance : à remplir seulement si ce type d'entretien doit utiliser d'autres courriels que ceux des points de paramétrage ;
   • Catégorie légale et Seuil (années) : pour le suivi des entretiens obligatoires (voir plus bas) ;
   • Fréquences des objectifs : les fréquences d'évaluation des objectifs proposées pendant l'entretien (annuelle, semestrielle…) ;
   • Objectifs standard : des modèles d'objectif créés pour chaque collaborateur évalué avec ce type ;
   • Actif : seuls les types actifs sont proposés.
4. Cliquez sur Créer (ou Mettre à jour).

Vérifiez vos types avant chaque campagne. Si vous avez créé un nouveau questionnaire, créez un nouveau type plutôt que de modifier l'ancien.

Suivre les entretiens obligatoires

Pour que Nicoka repère les collaborateurs qui doivent passer un entretien obligatoire, indiquez sur chaque type concerné sa Catégorie légale et son Seuil (années). Le seuil se lit selon la catégorie :

• Premier entretien de parcours professionnel : l'ancienneté, en années, à laquelle il est dû (par exemple 1) ;
• Entretien de parcours professionnel : sa périodicité, en années (4 depuis la réforme) ;
• Bilan récapitulatif : la durée du cycle, en années (8 depuis la réforme) ;
• Entretien de mi-carrière et Entretien de fin de carrière : l'âge, en années, auquel il est dû (par exemple 45 pour la mi-carrière).

Laissez Non suivi pour les autres types, comme l'entretien annuel. Aucun seuil n'est prérempli : vous les fixez selon les règles qui s'appliquent à votre entreprise.

Dès qu'un type porte une catégorie et un seuil, le bouton Suivi du parcours professionnel apparaît dans Mon Equipe > Entretiens. Cet écran compte les collaborateurs En retard, ceux dont l'entretien est À effectuer sous 12 mois et ceux qui sont À jour. Pour chacun, il affiche la date d'embauche, l'ancienneté, l'âge, le prochain entretien dû et le dernier entretien. Le bouton Planifier crée l'entretien avec le bon type déjà choisi. Pensez à renseigner la date d'embauche des collaborateurs, et leur date de naissance si vous suivez la mi-carrière ou la fin de carrière.

6. Lancer une campagne d'entretiens

La campagne permet d'annoncer les entretiens à toute une population et de suivre leur avancement.

1. Dans le menu latéral, ouvrez Mon Equipe > Campagnes d'entretiens, puis cliquez sur Créer une nouvelle campagne.
2. Renseignez :
   • Libellé : il est repris dans les courriels de la campagne ;
   • Type d'Entretien ;
   • Période : la période évaluée. Elle sert à reprendre les formations, les objectifs et les temps passés sur les projets de cette période.
3. Cliquez sur Créer.

4. Dans la campagne, cliquez sur Ajouter des Participants et sélectionnez les collaborateurs concernés.
5. Si besoin, ajoutez d'autres personnes à la campagne avec la flèche à côté des initiales, en haut à droite : par exemple vos collègues RH, avec le rôle Propriétaire. Les autres rôles sont Intervenant et Lecture Seule.
6. Avant le lancement, vous pouvez changer l'évaluateur ou le valideur : cochez les participants, cliquez sur Modification en masse, choisissez Evaluateur ou Valideur, puis la personne.
7. Cliquez sur Lancer la Campagne. La fenêtre qui s'ouvre indique le nombre de participants qui vont recevoir le courriel d'annonce : vérifiez-le, adaptez le texte si besoin, puis envoyez.

À chaque étape du processus, les personnes concernées reçoivent un courriel. Les entretiens sont ensuite accessibles :

• pour les managers, dans Mon Equipe > Entretiens ;
• pour les collaborateurs, dans Mon Espace RH > Mes Entretiens.

Vérifiez au préalable les droits d'accès des profils utilisateurs à ces menus.

7. Suivre une campagne

Ouvrez Mon Equipe > Campagnes d'entretiens et cliquez sur le libellé de la campagne. Le haut de l'écran compte les participants à chaque étape du processus : cliquez sur une étape pour n'afficher que ses participants.

Pour chaque participant, les boutons de la colonne Actions permettent notamment de relancer la personne attendue, d'afficher l'entretien, de le modifier ou de revenir à l'étape précédente. Le bouton Télécharger les entretiens récupère les entretiens de la campagne.

Le bouton à droite des étapes (Comparer les réponses) affiche les réponses de tous les participants, question par question, et peut les télécharger au format Excel : vous repérez vite les points forts et les axes d'amélioration.

8. Générer les comptes rendus et clôturer la campagne

Une fois les entretiens terminés, générez leur compte rendu PDF :

1. Cliquez sur l'étape Terminés.
2. Cochez les participants, puis choisissez Actions > Générer le document PDF. Vous pouvez aussi utiliser le bouton vert de la ligne d'un participant.

La colonne Document généré le affiche alors la date du PDF. Le document est verrouillé : le cadenas de la ligne permet de le déverrouiller si vous devez le générer à nouveau.

Pour clôturer définitivement la campagne, cliquez sur Actions en haut à droite, puis sur Mettre fin à la campagne, et confirmez.

9. Créer un entretien hors campagne

Pour un entretien ponctuel (fin de période d'essai, retour d'absence…) :

1. Ouvrez Mon Equipe > Entretiens, puis cliquez sur Créer un nouvel entretien.

2. Renseignez la Date, le Type d'Entretien, l'Evalué, l'Evaluateur et la Période évaluée, puis cliquez sur Créer.

Le bouton Entretiens par personne présente, pour chaque collaborateur, les dates de ses entretiens par type.

10. Les courriels et notifications

Dans le paramétrage du module, la rubrique Points de paramétrage indique quel modèle de courriel est envoyé à la création d'un entretien, pour remplir le formulaire et pour les étapes de validation. Elle permet aussi de choisir les personnes autorisées à supprimer les entretiens et de masquer certaines fréquences d'objectifs.

Pour personnaliser le texte des courriels, cliquez sur Templates d'email. Copiez le modèle d'origine, renommez la copie (par exemple en ajoutant le nom de votre entreprise), modifiez son contenu, puis choisissez la copie dans les Points de paramétrage. Vous pouvez ensuite désactiver le modèle d'origine.