Vigilance fournisseurs : suivre l'obligation de vigilance URSSAF
Pour tout contrat d'au moins 5 000 € HT, le Code du travail (art. L8222-1, R8222-1, D8222-5) vous impose de vous faire remettre par votre fournisseur, à la signature puis tous les six mois, son attestation de vigilance URSSAF, un justificatif d'immatriculation et la liste de ses salariés étrangers soumis à autorisation de travail, et de vérifier l'authenticité de l'attestation sur urssaf.fr. À défaut, vous êtes solidairement responsable de ses dettes en cas de travail dissimulé. Nicoka tient ce suivi pour vous et garde la preuve de vos vérifications.
Qui est concerné
Chaque fiche fournisseur porte un mode d'obligation de vigilance, dans le menu déroulant de l'onglet Vigilance :
- Automatique (par défaut) : le fournisseur est concerné dès que vos achats auprès de lui sur les douze derniers mois (commandes engagées ou factures validées, hors taxes) atteignent le seuil légal de 5 000 €.
- Toujours requise : concerné quels que soient les montants, par exemple un sous-traitant sous contrat-cadre.
- Exempté : jamais concerné, par exemple une administration.
L'onglet Vigilance de la fiche
L'onglet liste les documents requis avec leur état : Manquant, Expiré, Expire bientôt (dans les 30 jours) ou Valide. Le statut du fournisseur en découle : Non conforme dès qu'un document manque ou est expiré, À renouveler quand un document expire bientôt ou que l'attestation URSSAF n'a pas encore été vérifiée, Conforme sinon. Le statut est recalculé à chaque affichage : un dépôt ou une vérification le met à jour immédiatement. L'étiquette apparaît aussi dans l'en-tête de la fiche quand une action est attendue.
Depuis chaque ligne, l'icône de dépôt ajoute le document avec le bon type ; l'œil l'ouvre dans une fenêtre. La date d'expiration est lue dans l'attestation URSSAF, ou posée six mois après le dépôt pour les autres types.
Vérifier l'authenticité de l'attestation
L'attestation URSSAF porte un code de sécurité. Saisissez-le avec le SIREN du fournisseur sur urssaf.fr (« Vérifier une attestation »), puis cliquez sur l'icône de vérification de la ligne : indiquez la date, le code saisi et un commentaire. Chaque vérification rejoint le journal des vérifications, sous la grille, avec son auteur et son heure. Ce journal se télécharge : c'est le registre à présenter lors d'un contrôle. Une attestation redéposée est à revérifier.
Demander les documents au fournisseur
Le bouton Demander les documents ouvre un email prêt à partir, construit sur le questionnaire Documents de vigilance livré avec Nicoka. Le fournisseur reçoit un lien sécurisé, sans compte à créer, et dépose lui-même chaque pièce : une question par type de document, les trois premières obligatoires, le certificat de régularité sociale seulement pour une société établie à l'étranger. Les fichiers arrivent directement dans sa fiche, typés et datés, et le statut suit.
Tant que le fournisseur n'a pas répondu, Nicoka le relance automatiquement par email, en votre nom, tous les sept jours et trois fois au plus. Ces deux réglages sont modifiables sur le questionnaire (Paramétrage › Questionnaires), comme sur tout questionnaire envoyé par email.
Suivre tous les fournisseurs
La liste des fournisseurs gagne trois onglets, Vigilance : non conforme, Vigilance : à renouveler et Vigilance : conforme, et une colonne Statut de vigilance disponible dans les filtres et les exports de toute vue. Les fournisseurs sous le seuil et sans mode « Toujours requise » sont « Non concerné » et n'apparaissent dans aucun des deux premiers onglets.
Les modèles d'alerte « Document de vigilance - Expire dans 30 jours / 15 jours / Expiré » préviennent le responsable de la fiche à l'approche de l'échéance de chacun des quatre types de documents. Ils sont livrés inactifs : activez-les dans Paramétrage › Alertes.
Paramétrage
Dans Paramétrage › Achats, le bloc Vigilance règle le seuil d'achats (5 000 € par défaut), la période glissante (12 mois), les types de documents requis de tous les fournisseurs et ceux demandés en plus à un fournisseur étranger, ainsi que le questionnaire envoyé par « Demander les documents » (vide : bouton masqué). L'onglet et ses actions suivent les droits du module Vigilance des fournisseurs.