La visite médicale du candidat

La visite médicale permet de suivre le parcours de santé au travail d'un candidat (intérimaire), de la programmation jusqu'à l'expiration de l'aptitude. Chaque visite est rattachée à un candidat et, le plus souvent, à un compte client ; elle porte une référence unique (ex. VM-2026-XXXXX) et un statut qui évolue le long d'un workflow.

Où trouver les visites médicales

Plusieurs accès existent :

• un menu global « Visites médicales » (dans la navigation de gauche) qui ouvre la liste de toutes les visites ; un clic sur une ligne ouvre le détail ;


• un onglet dédié sur la fiche du candidat ;


• et, si vous l'activez, le même onglet sur la fiche du compte client — pratique pour suivre les visites côté client.

La page d'une visite

La page se compose de trois zones : l'en-tête, la fiche (informations de la visite) et le fil d'activité (échanges).

L'en-tête réunit :

• Fil d'ariane : Candidats / candidat / compte / Visite médicale · référence — chaque niveau est cliquable pour remonter au contexte.


• Statut : une pastille colorée à droite de la référence. Elle est cliquable et ouvre le menu de changement de statut.


• Intervenants : les avatars des personnes qui suivent la visite, avec un menu et le bouton « Gérer les intervenants ».


• Navigation : des flèches « précédent / suivant » lorsque vous êtes arrivé depuis une liste, pour enchaîner les visites sans revenir en arrière.


• Actions : Modifier, Notifier le candidat, Historique des modifications, Supprimer.

Créer une visite

Depuis la fiche candidat ou la liste, cliquez pour créer une visite. Le formulaire regroupe :

• Candidat et Compte : le candidat concerné et, si besoin, le compte client de rattachement.


• Demandeur : pré-rempli avec vous à la création ; c'est la personne à l'origine de la demande.


• Qualification(s) visé(s) : les intitulés de poste concernés par la visite.


• Type de suivi et Type de visite : la nature du suivi médical.


• Poste à risque (Oui / Non) : si Oui, la liste des risques professionnels apparaît pour les préciser.


• Organisme et Réalisé par : le centre de santé et la personne ayant réalisé la visite.


• Date de convocation et Valable jusqu'au : la date de rendez-vous et la fin de validité de l'aptitude.


• Commentaires et Recommandations : zones de texte libres.


• Convocation et Certificat : les pièces jointes (la fiche d'aptitude est le certificat).


• Conclusion : l'issue de la visite.

À l'enregistrement, la visite reçoit sa référence et se positionne sur le premier statut du workflow.

Le cycle de vie (statuts)

Une visite avance le long d'un workflow. Le parcours standard est : À programmer → Attente retour centre → Créneau proposé → Créneau validé → Fiche aptitude reçue → En cours de validité → Expirée. Les statuts, leurs couleurs et les transitions autorisées sont paramétrables (voir plus bas).

Changer le statut

Cliquez la pastille de statut dans l'en-tête : tous les statuts sont proposés.

• Si l'étape cible ne demande aucune information, le statut change immédiatement.


• Si l'étape demande des informations (par exemple le certificat pour passer à « Fiche aptitude reçue »), une fenêtre de complétion s'ouvre pour les saisir avant de valider.

Le bouton en bas de la fiche propose également les transitions « normales » du workflow (l'étape suivante logique).

Assignation automatique

Chaque étape du workflow peut assigner la visite à une ou plusieurs personnes. La visite est alors attribuée à la première d'entre elles (« Assigné à »). L'assignation est recalculée à la création et à chaque changement de statut, de sorte qu'elle reste toujours cohérente avec l'étape en cours.

Le choix des personnes assignées par étape se règle dans le paramétrage du workflow (colonne « Assigné à »).

Notifications par e-mail

Des e-mails partent automatiquement :

• à la création de la visite (notification de l'étape de départ) ;


• à chaque changement de statut (notification de l'étape atteinte) ;


• à chaque nouveau commentaire posté dans le fil (envoyé aux intervenants, sauf à l'auteur).

Les e-mails de création et de changement de statut sont configurables par étape dans le paramétrage du workflow (colonne « Notifications ») : vous choisissez le modèle d'e-mail et les destinataires (par exemple « la personne assignée »). Les modèles reprennent la charte Nicoka et affichent le nom du candidat dans l'objet.

Les intervenants

Les intervenants suivent la visite et reçoivent les notifications de commentaire. La liste se compose automatiquement : le créateur, le demandeur, la personne assignée, ainsi que toute personne ayant commenté ou modifié la visite. Le bouton « Gérer les intervenants » permet d'ajouter ou retirer des collaborateurs. Les comptes techniques (système, support) n'apparaissent jamais.

Le fil d'activité

La zone de saisie enrichie en haut du fil sert à échanger autour de la visite. À la publication (Poster), le message est enregistré, un e-mail est envoyé aux intervenants (sauf à vous-même), l'éditeur se vide et le fil se rafraîchit. Le nombre entre parenthèses indique le nombre de commentaires. Les changements de statut ne figurent pas dans le fil : ils sont tracés dans l'historique des modifications.

Les documents

La convocation et le certificat (fiche d'aptitude) s'ajoutent via le formulaire de modification. Cliquer une pièce jointe l'ouvre dans la visionneuse. Tant que le certificat n'est pas fourni, il s'affiche « En attente ».

Notifier le candidat

Menu Actions › Notifier le candidat : ouvre le composeur d'e-mail candidat standard, avec la visite déjà en contexte (utile pour transmettre une convocation ou une information).

Historique des modifications

Menu Actions › Historique des modifications : la fenêtre standard des versions retrace qui a modifié quoi et quand, changements de statut inclus.

Paramétrer le module (pour les administrateurs)

Tout le paramétrage se trouve dans Paramétrage › Recrutement › Visites médicales. Aucune compétence technique n'est requise : il s'agit de listes à compléter et d'un schéma d'étapes à ajuster.

Les listes de référence

Ce sont les valeurs proposées dans les menus déroulants du formulaire. Vous pouvez en ajouter, les renommer, les désactiver ou changer leur ordre :

• Statuts : les états possibles d'une visite (« À programmer », « Créneau validé »…). Chaque statut a un libellé et une couleur — c'est la pastille affichée dans l'en-tête.


• Types de visite : la nature de la visite (embauche, périodique, reprise…).


• Types de suivi : le type de suivi médical applicable.


• Organismes : les centres de santé au travail.


• Conclusions : les issues possibles (apte, apte avec réserves, inapte…).


• Risques professionnels : la liste proposée lorsqu'un poste est déclaré « à risque ».

Pour ajouter une valeur : ouvrez la liste concernée, cliquez « Ajouter », saisissez le libellé (et la couleur pour un statut), puis enregistrez. Une valeur devenue inutile se désactive : elle disparaît des menus sans effacer les visites qui l'utilisaient.

La boîte mail des e-mails automatiques

En haut du paramétrage, vous choisissez la boîte mail utilisée pour envoyer les e-mails automatiques aux candidats. Laissée vide, les e-mails partent depuis l'adresse par défaut.

Le workflow : le cœur du paramétrage

Le workflow décrit comment une visite passe d'un statut à l'autre, qui en devient responsable et quels e-mails sont envoyés. Il s'ouvre via « Visites médicales › Workflow ». On définit d'abord le statut de départ (celui d'une visite qui vient d'être créée), puis, pour chaque étape, les réglages ci-dessous.

Transitions — vers quels statuts on peut passer depuis cette étape. Ce sont les choix proposés au changement de statut. On ajoute une transition en désignant le statut d'arrivée ; on peut en retirer une.

Assigné à — qui devient responsable de la visite en arrivant à cette étape :

• Ne pas modifier : on conserve l'assignation en cours ;


• Laisser vide : personne n'est assigné ;


• Le demandeur : la personne à l'origine de la visite ;


• L'utilisateur courant : celui qui effectue le changement ;


• Les suivants : une ou plusieurs personnes précises que vous choisissez. Si vous en désignez plusieurs, c'est la première qui est assignée.

Notifications — les e-mails (ou notifications internes) envoyés automatiquement en arrivant sur l'étape. Pour chacun, vous choisissez le type (e-mail ou notification), les destinataires (par exemple « la personne assignée », « le demandeur », un rôle…) et le modèle d'e-mail. C'est ainsi qu'on envoie, par exemple, l'e-mail « Nouvelle visite créée » sur l'étape de départ, ou une convocation à l'étape « Créneau validé ».

Champs modifiables — les informations à renseigner obligatoirement pour atteindre cette étape. Exemple : exiger le certificat pour passer à « Fiche aptitude reçue ». C'est ce réglage qui fait apparaître la fenêtre de saisie au moment du changement de statut.

Objets liés — les éléments supplémentaires que l'on peut rattacher à l'étape.

En pratique : on crée une étape par statut, on relie les étapes par des transitions dans l'ordre du parcours, on désigne l'assigné et on branche les e-mails là où c'est utile (création, convocation, réception de la fiche d'aptitude…).

Droits d'accès

Vous ne voyez et ne modifiez que les visites des candidats auxquels vous avez accès. Consulter une visite requiert le droit de lecture ; la modifier (statut, commentaire, documents) requiert le droit de mise à jour.