Ce que votre assistant IA peut faire dans Nicoka (MCP)

Le connecteur MCP Nicoka relie votre assistant IA, par exemple Claude, ChatGPT ou Le Chat de Mistral, à votre espace Nicoka. Une fois connecté, l'assistant lit vos données et agit dans Nicoka, en langage naturel, avec vos droits d'utilisateur. Cet article présente ce qu'il peut faire, et les garde-fous qui encadrent chaque action.

1. Comment fonctionne la connexion

• Connexion sécurisée (OAuth 2.1) : vous vous identifiez avec votre compte Nicoka habituel. L'assistant n'a jamais accès à votre mot de passe.
• Consentement explicite : avant toute connexion, l'écran Autoriser l'accès de Nicoka liste ce que l'assistant pourra faire. Vous choisissez Autoriser ou Refuser. Cet écran est traduit dans les 12 langues de Nicoka.
• Contrôle administrateur : l'administrateur de votre espace décide, par les droits des profils, quels utilisateurs peuvent connecter un assistant IA.

2. Ce que votre assistant peut faire, module par module

Plus de 80 outils sont disponibles. Vous n'avez pas besoin de connaître leur nom : décrivez ce que vous voulez, l'assistant choisit l'outil. Les noms techniques figurent sous chaque module pour vous aider à régler les autorisations dans votre assistant.

Aller directement au module :

• 2.1 Recrutement (ATS)
• 2.2 CRM
• 2.3 Activités, tâches et agenda
• 2.4 Ventes et facturation
• 2.5 Projets, temps et planification
• 2.6 Service Desk
• 2.7 Notes de frais
• 2.8 Reporting et tableaux de bord
• 2.9 Documents
• 2.10 Équipe et paramétrage

2.1 Recrutement (ATS)

• Rechercher des candidats à partir d'un brief en langage naturel : poste, compétences, localisation et rayon, séniorité, salaire, « jamais contacté », « déjà évalué », « ajouté ce mois-ci ».
• Consulter un candidat : profil complet, candidatures en cours avec leur étape, historique des notes, appels, évaluations et partages client.
• Créer ou mettre à jour un candidat, champs spécifiques de votre espace compris.
• Gérer vos missions : lister, consulter une mission et les étapes de son pipeline, créer une mission.
• Faire avancer le pipeline : positionner jusqu'à 50 candidats sur une mission en une fois, les faire changer d'étape, les disqualifier avec un motif configuré. Un simple changement d'étape ne déclenche que les envois automatiques de l'étape, jamais l'email que la fenêtre « Déplacer vers » vous propose : pour celui-ci, voir le passage d'étape préparé ci-dessous.
• Tracer vos échanges : ajouter une note (compte rendu d'entretien, contrôle de références, selon les types de votre espace), journaliser un appel entrant ou sortant.
• Préparer une évaluation ou un partage : à partir de vos notes d'entretien, l'assistant prépare une grille d'évaluation ou un email de présentation du candidat à un client. La préparation apparaît dans la chronologie du candidat sous forme de formulaire pré-rempli : rien n'est créé ni envoyé tant que vous ne l'avez pas vérifié et validé dans Nicoka.
• Passer un candidat à une étape avec son email : l'assistant prépare le passage avec l'email que la fenêtre « Déplacer vers » vous propose, avec le modèle de votre choix et les documents du job joints (la fiche de poste par exemple). Il vous montre l'email tel que le candidat le recevra : expéditeur, destinataire, objet, texte et pièces jointes. Vous validez ensuite au choix dans la conversation, et l'assistant déplace le candidat et envoie exactement cet email depuis votre boîte, ou dans Nicoka, depuis la ligne « préparé par l'assistant » de la chronologie du candidat.
• Envoyer un message WhatsApp ou LinkedIn à un candidat ou à un contact, depuis votre propre compte relié à Nicoka : l'assistant prépare le message et vous montre l'aperçu (votre compte, le destinataire, le numéro ou le profil, le texte exact). Il l'envoie ensuite sur votre accord explicite dans la conversation, ou vous l'envoyez vous-même depuis la fiche, où il attend sous la forme d'un brouillon (« Modifier » ouvre la fenêtre d'envoi déjà remplie). Le message est tracé sur la fiche comme un envoi fait depuis Nicoka. Un message à la fois : les envois en nombre passent par une séquence.
• Chercher de nouveaux profils sur Kalent, quand votre espace a connecté son compte Kalent : à partir d'une description ou de critères (intitulés, compétences, lieu et rayon, années d'expérience, entreprises à cibler ou à exclure), l'assistant ramène des profils avec leur poste, leur parcours et leurs compétences, et signale ceux déjà présents dans votre base. Chaque profil renvoyé consomme un crédit Kalent : l'assistant en ramène 10 au plus par appel, précisez combien vous en voulez. Rien n'est ajouté à Nicoka sans votre demande. Voir Rechercher des profils avec Kalent.

Exemple : « Trouve-moi des développeurs PHP seniors autour de Nantes jamais contactés, et ajoute les trois premiers à la mission Lead Dev. »

Outils : nicoka_search_candidates, nicoka_list_candidates, nicoka_get_candidate, nicoka_create_candidate, nicoka_update_candidate, nicoka_candidate_jobs, nicoka_list_jobs, nicoka_get_job, nicoka_create_job, nicoka_job_candidates, nicoka_add_candidate_to_job, nicoka_move_candidate_to_step, nicoka_disqualify_candidate, nicoka_add_candidate_note, nicoka_log_candidate_call, nicoka_list_candidate_activities, nicoka_prepare_candidate_action, nicoka_kalent_search_talents

2.2 CRM

• Consulter vos comptes clients et vos prospects, avec leurs contacts, missions et opportunités.
• Retrouver l'historique des notes, appels, emails et réunions d'un compte, d'un contact ou d'une opportunité.
• Suivre vos opportunités et les leads issus de vos campagnes.
• Créer un compte, un contact ou une opportunité, mettre à jour un compte ou un contact, champs spécifiques de votre espace compris, ajouter une note sur chacun.

Exemple : « Résume-moi l'historique de ce client : derniers échanges, opportunités ouvertes, contacts clés. »

Outils : nicoka_list_customers, nicoka_get_customer, nicoka_create_customer, nicoka_update_entity, nicoka_list_prospect_companies, nicoka_get_prospect_company, nicoka_list_contacts, nicoka_get_contact, nicoka_create_contact, nicoka_update_contact, nicoka_list_opportunities, nicoka_get_opportunity, nicoka_create_opportunity, nicoka_add_customer_note, nicoka_add_contact_note, nicoka_add_opportunity_note, nicoka_list_crm_activities, nicoka_list_campaign_leads, nicoka_get_campaign_lead

2.3 Activités, tâches et agenda

• Journaliser une interaction passée à sa date réelle : email, appel, réunion ou note. Les indicateurs « dernier contact » de la fiche se mettent à jour.
• Corriger une activité (type, texte, date) ou la supprimer, après confirmation.
• Planifier une tâche sur un candidat, un contact, un compte ou une opportunité, avec échéance, priorité et assigné.
• Consulter l'agenda sur une période de 92 jours au plus.

Exemple : « Enregistre mon appel de ce matin avec ce contact, puis crée une relance pour jeudi. »

Outils : nicoka_log_activity, nicoka_update_activity, nicoka_delete_activity, nicoka_create_task, nicoka_list_events, nicoka_get_event

2.4 Ventes et facturation

• Consulter vos devis et commandes, avec leurs lignes et l'échéancier de facturation.
• Consulter vos factures et paiements : montants, statut de règlement, client concerné.
• Consulter le prévisionnel de facturation : les échéances pas encore facturées, issues des commandes et des tickets.
• Ce module est en lecture seule : l'assistant ne crée ni devis, ni commande, ni facture, ni paiement.

Exemple : « Quelles factures de ce client restent à régler ? »

Outils : nicoka_list_quotations, nicoka_get_quotation, nicoka_list_quotation_items, nicoka_list_orders, nicoka_get_order, nicoka_list_order_items, nicoka_list_order_deadlines, nicoka_list_invoices, nicoka_get_invoice, nicoka_list_payments, nicoka_get_payment, nicoka_list_billing_forecast

2.5 Projets, temps et planification

• Consulter vos projets et leurs activités facturables : quantités commandées, prévues, prix.
• Créer un projet ou modifier un projet existant, champ par champ.
• Consulter les feuilles de temps par collaborateur et par période, puis le détail des saisies jour par jour. Les feuilles de temps sont en lecture seule.
• Consulter la capacité de l'équipe : jours travaillés et absences des collaborateurs sur une période, selon vos droits.
• Consulter la charge planifiée : jours prévus par personne, et sur quels projets ou tickets.

Exemple : « Combien de jours ont été saisis sur ce projet ce mois-ci ? »

Outils : nicoka_list_projects, nicoka_get_project, nicoka_update_project, nicoka_list_project_items, nicoka_list_timesheets, nicoka_get_timesheet, nicoka_list_timesheet_items, nicoka_list_working_days, nicoka_list_planned_workload, nicoka_create_entity

2.6 Service Desk

• Consulter vos tickets : projet, demandeur, assigné, statut et description.
• Créer un ticket ou modifier un ticket existant.
• Répondre dans un ticket : un message est visible du demandeur et peut lui être envoyé par email, ainsi qu'aux personnes qui suivent le ticket. Une note interne reste visible de l'équipe seulement.

Exemple : « Quels tickets ouverts me sont assignés sur ce projet ? »

Outils : nicoka_list_tickets, nicoka_get_ticket, nicoka_create_entity, nicoka_update_entity, nicoka_add_branch

2.7 Notes de frais

• Créer une note de frais avec ses dépenses, ou ajouter une dépense à une note de frais encore modifiable.
• Corriger une dépense existante.

Exemple : « Crée ma note de frais de septembre avec mes deux trajets en train chez ce client. »

Outils : nicoka_create_entity, nicoka_update_entity

2.8 Reporting et tableaux de bord

• Poser une question chiffrée : un total, une répartition, un top, une évolution ou une liste filtrée, sans rien enregistrer.
• Exécuter un rapport existant de votre catalogue.
• Enregistrer un nouveau rapport et composer un tableau de bord, pour vous seul ou partagé avec l'équipe (droit de création requis).

Exemple : « Crée un tableau de bord avec les missions ouvertes par consultant et les factures du trimestre. »

Outils : nicoka_query, nicoka_list_reports, nicoka_run_report, nicoka_create_report, nicoka_create_dashboard

2.9 Documents

• Lister les documents rattachés à une fiche.
• Lire le contenu d'un CV ou d'un fichier PDF ou Office.
• Joindre un document à une fiche, 10 Mo au plus. Un CV joint à un candidat devient son CV de référence.

Exemple : « Lis le CV de ce candidat et résume ses trois dernières expériences. »

Outils : nicoka_list_documents, nicoka_read_document, nicoka_upload_document, nicoka_list_document_types

2.10 Équipe et paramétrage

• Identifier l'utilisateur connecté et lister les membres de l'équipe.
• Découvrir la structure de vos fiches, champs spécifiques compris, pour que l'assistant lise et écrive au bon endroit.

Exemple : « Qui, dans l'équipe, est rattaché à l'agence de Lyon ? »

Outils : nicoka_me, nicoka_list_team_members, nicoka_get_team_member, nicoka_get_schema, nicoka_list_entity_types

3. Exemples d'usage par profil

Quelques demandes types, et ce que l'assistant enchaîne pour y répondre. Vous n'avez rien à préciser sur les outils : décrivez le besoin, il choisit.

Recruteur

• « Quels candidats positionnés sur la mission Lead Dev n'ont eu aucun contact depuis deux semaines ? » L'assistant retrouve la mission, liste ses candidats, consulte l'historique de chacun et vous rend ceux sans échange récent.
• « Lis le CV de Marie Martin et résume ses trois dernières expériences. » Il ouvre la fiche, repère le CV parmi ses documents, le lit et résume.
• « J'ai eu Jean Dupont au téléphone, il est intéressé. Enregistre l'appel et crée une relance pour vendredi. » Il journalise un appel sortant sur la fiche du candidat, puis crée une tâche datée.
• « Prépare l'évaluation de ce candidat à partir de mes notes d'entretien. » Il dépose une grille pré-remplie dans la chronologie du candidat ; vous la relisez et l'enregistrez vous-même.

Commercial

• « Fais-moi un état du compte Inomeum : opportunités en cours, derniers échanges, devis envoyés. » Il lit la fiche du compte, ses opportunités, son historique d'activités et ses devis, puis compose la synthèse.
• « Quelles factures de ce client restent à régler ? » Il liste les factures du compte et ne garde que celles dont le règlement n'est pas soldé.
• « Enregistre l'email que j'ai envoyé hier à ce contact, puis note que j'ai rendez-vous jeudi à 14 h. » Il journalise l'email à sa date réelle, ce qui met à jour le dernier contact de la fiche, puis ajoute la note.

Manager

• « Synthèse de l'activité de mon équipe cette semaine. » Il identifie votre équipe, parcourt l'agenda de la semaine et les derniers échanges sur les comptes et opportunités importants, puis rédige le compte rendu.
• « Combien de jours ont été saisis sur le projet Alpha ce mois-ci, par consultant ? » Il pose la question au moteur de rapports, qui calcule dans votre périmètre de droits, et vous indique ce qui a été calculé.
• « Qui est disponible la semaine prochaine, et sur quoi l'équipe est-elle planifiée ? » Il croise les jours travaillés et les absences avec la charge planifiée par personne et par projet.
• « Crée un tableau de bord avec les missions ouvertes par consultant et le chiffre d'affaires facturé du trimestre. » Il enregistre un rapport par indicateur, puis les assemble en un tableau de bord, pour vous ou pour l'équipe.

RH et opérations

• « Avec quels candidats avons-nous eu un entretien cette semaine ? » Il parcourt les événements d'agenda de la semaine liés à des candidats et vous présente leurs profils.
• « Crée ma note de frais de septembre avec mes deux trajets en train chez ce client. » Il crée la note de frais avec ses deux dépenses, en brouillon ; vous l'envoyez en validation depuis Nicoka.
• « Ouvre un ticket pour le client Durand : accès au portail impossible, priorité haute, puis réponds-lui que c'est pris en charge. » Il crée le ticket sur le projet du client, puis ajoute un message dans le fil, visible du demandeur.
• « Quels documents sont attachés à ce candidat ? Joins-y ce contrat. » Il liste les documents de la fiche et dépose le fichier sous le bon type de document.

4. Les garde-fous intégrés

• Additif par défaut : créer une fiche, ajouter une note ou journaliser un appel ajoute une entrée, sans modifier l'existant.
• Modifications ciblées et tracées : seuls les candidats, les contacts, les projets, les tickets, les dépenses et les activités se modifient, champ par champ. L'assistant vous indique précisément ce qui a été écrit.
• Aucune suppression de fiche : ni candidat, ni contact, ni compte, ni mission. Seule une activité (note, appel, email) peut être supprimée, après confirmation.
• Ventes et facturation en lecture seule : l'assistant ne crée ni devis, ni commande, ni facture, ni paiement. Les feuilles de temps sont également en lecture seule.
• Évaluations et partages validés par vous : l'assistant les prépare, mais ils ne sont créés et envoyés qu'après votre validation dans Nicoka.
• Emails d'étape envoyés sur votre accord : un passage d'étape avec email ne part qu'après votre accord explicite, donné dans la conversation sur l'aperçu de l'email ou dans Nicoka. Votre assistant vous demande en plus l'autorisation avant d'utiliser l'outil de déplacement. L'email part toujours au candidat lui-même, depuis un modèle de votre instance : l'assistant ne peut ni en réécrire le texte, ni changer de destinataire. Si le modèle ou la fiche du candidat change entre l'aperçu et votre accord, rien ne part et l'assistant doit vous montrer un nouvel aperçu.
• Messages WhatsApp et LinkedIn envoyés sur votre accord : seul le texte de l'aperçu que vous avez validé peut partir, depuis votre compte et vers le destinataire de l'aperçu. Si le texte est retouché, l'assistant doit vous montrer un nouvel aperçu. Les plafonds de votre compte, l'étalement des premiers messages et le refus d'un doublon récent s'appliquent comme depuis Nicoka. Dans les réglages de votre assistant, nous vous conseillons de laisser cet envoi soumis à votre approbation à chaque fois.
• Vos droits s'appliquent : l'assistant ne voit et ne modifie que ce que vous pouvez voir et modifier. Créer un rapport ou un tableau de bord exige le droit correspondant.
• Disqualifier n'envoie rien : aucun message n'est adressé au candidat par ce biais.

5. Ce que votre assistant ne fait pas

Ces limites sont voulues : elles gardent dans Nicoka, sous votre contrôle, les actions qui engagent vos clients, vos candidats ou vos comptes.

• Aucun envoi d'email ni de SMS en votre nom : il journalise vos échanges, il ne les envoie pas. Seule la réponse dans le fil d'un ticket est transmise au demandeur, selon les règles de notification du projet. Les messages WhatsApp et LinkedIn font exception, un par un et sur votre accord (voir plus haut).
• Aucune suppression de fiche, aucune fusion : candidats, contacts, comptes, missions, projets et tickets restent en place. Seule une activité se supprime, après confirmation.
• Aucune décision de recrutement : embaucher, rouvrir une candidature ou envoyer un message de refus se font dans Nicoka. L'assistant se limite au changement d'étape et à la disqualification, sans message au candidat.
• Ventes en lecture seule : ni devis, ni commande, ni facture, ni paiement. Les feuilles de temps ne se saisissent pas par l'assistant.
• Notes de frais en brouillon : l'assistant crée la note et ses dépenses ; l'envoi en validation, la validation et le paiement restent dans Nicoka.
• Modules non couverts : congés et absences, paie, achats, équipements et formation ne sont pas accessibles au connecteur. Les absences n'apparaissent que dans la capacité de l'équipe (voir 2.5).
• Aucun paramétrage : il ne modifie ni vos droits, ni vos workflows, ni vos modèles.
• Des volumes bornés : l'agenda se consulte par périodes de 92 jours au plus, un document déposé pèse 10 Mo au plus, et un positionnement porte sur 50 candidats au plus à la fois.
• Pas de veille : l'assistant répond quand vous le sollicitez. Il ne surveille pas vos données et ne vous prévient pas de lui-même.

6. Nos conseils pour bien démarrer

• Autorisez toujours les outils de lecture que vous utilisez souvent (recherche de candidats, consultation de fiches).
• Gardez la validation manuelle pour les outils d'écriture le temps de prendre vos marques : votre assistant vous demandera confirmation à chaque création ou modification.
• Soyez précis : nommez la mission, le client ou le candidat concerné, et donnez vos critères en une seule phrase. L'assistant enchaîne ensuite les outils nécessaires.

7. Questions fréquentes

Mes champs spécifiques sont-ils accessibles ?
Oui. L'assistant découvre la structure réelle de vos fiches, champs spécifiques compris, et les utilise pour lire comme pour écrire.

Où sont traitées mes données ?
Vos données restent dans Nicoka. L'assistant ne reçoit que les informations renvoyées par les outils qu'il appelle pour répondre à vos demandes. Il applique ensuite ses propres conditions d'utilisation : consultez-les avant de l'utiliser sur des données personnelles.

Puis-je couper l'accès ?
Oui, à tout moment : déconnectez le connecteur depuis les réglages de votre assistant. L'administrateur de votre espace peut aussi retirer le droit de connexion à un profil.

Besoin d'aide ?

Contactez le support Nicoka : nos équipes vous accompagnent pour connecter votre assistant et régler vos autorisations.