Configuration de la multi-diffusion

La multi-diffusion publie les offres d'emploi créées dans Nicoka sur des sites de recrutement externes, les jobboards. Chaque jobboard est relié à Nicoka par un connecteur, que vous paramétrez une fois dans une configuration Multi-Diffusion. Ensuite, vous diffusez chaque job en quelques clics et vous suivez l'état de ses annonces depuis sa fiche.

Cet article vous guide pas à pas : les démarches à faire auprès des jobboards, le paramétrage dans Nicoka, la diffusion d'une offre, le suivi des diffusions et la réception des candidatures.

1. Avant de commencer : les démarches auprès des jobboards

Listez d'abord les jobboards sur lesquels vous souhaitez diffuser. Chaque jobboard a ses propres exigences : contrat ou abonnement, identifiant, champs obligatoires… Certaines démarches se font en amont, directement avec le jobboard. Les plus courantes sont détaillées ci-dessous.

Indeed

Pour diffuser vos offres sur Indeed depuis Nicoka, contactez votre interlocuteur commercial chez Indeed et indiquez-lui que vous utilisez Nicoka comme logiciel de recrutement (ATS) pour diffuser vos offres. Si vous n'avez pas encore d'interlocuteur, contactez Indeed depuis votre compte employeur (employers.indeed.com), dans la rubrique d'aide.

Dans Nicoka, la configuration Indeed rappelle cette démarche dans un encadré Attention. Les options marquées comme réservées à un paramétrage spécifique (les Tags (additionnel) par exemple) ne se renseignent qu'avec votre interlocuteur Indeed.

APEC

L'APEC demande une inscription préalable : l'APEC vous envoie un fichier Excel à compléter, puis vous communique un identifiant ADEP pour chaque recruteur. Toute la procédure est décrite dans l'article Diffuser ses annonces sur l'APEC depuis Nicoka.

France Travail

France Travail ne vous demande pas d'identifiant : Nicoka lui transmet vos offres par son propre accès partenaire. Dans la configuration France Travail de Nicoka, le seul champ obligatoire est le Code NAF, le code d'activité principale que l'INSEE a attribué à votre société (quatre chiffres et une lettre, par exemple 6202A). Il figure sur votre extrait Kbis et sur la fiche de votre société dans l'Annuaire des entreprises. Tant qu'il est vide, la configuration ne peut pas être activée.

Si vous diffusez des offres pour le compte de vos clients, cochez l'option Client Indirect : France Travail reçoit alors le SIRET du client final, repris de la fiche du compte client du job.

HelloWork

Communiquez à votre contact technique HelloWork l'adresse qui permet de transmettre les candidatures HelloWork à votre espace Nicoka. Elle est toujours construite ainsi, en remplaçant votre-espace par l'adresse de votre espace Nicoka :

https://votre-espace.nicoka.com/api/jobs/helloworkApply

LinkedIn

Avec le service Job Wrapping de LinkedIn, c'est LinkedIn qui vient lire les offres que vous diffusez depuis Nicoka et les publie dans les emplacements d'offres (job slots) de votre compte LinkedIn Recruiter. Pour l'activer, l'administrateur de votre compte LinkedIn ajoute Nicoka comme source automatique d'offres d'emploi :

1. Dans LinkedIn, cliquez sur votre photo de profil, puis sur Préférences de produit.
2. Dans le menu Offres d'emploi, ouvrez Sources d'offres d'emploi automatiques, puis Ajouter une nouvelle source d'offre d'emploi, et sélectionnez Nicoka dans la liste.
3. Cliquez sur Demande de connexion.

Dans la configuration LinkedIn de Nicoka, renseignez aussi le champ Identifiant LinkedIn : c'est l'identifiant de votre page entreprise LinkedIn. Vous le trouvez dans l'espace d'administration de cette page, ou auprès du support LinkedIn.

2. Paramétrer un jobboard dans Nicoka

Le paramétrage de la multi-diffusion est réservé aux administrateurs de votre espace Nicoka.

1. Dans le menu latéral, ouvrez Paramétrage > Modules.
2. Sur la carte ATS, cliquez sur Paramétrage.

3. Dans le menu de gauche, ouvrez la rubrique Jobs, puis cliquez sur Configurations Multi-Diffusion.

La liste affiche vos configurations : leur libellé, l'icône engrenages Paramétrer, qui leur a accès (Accessible par) et si elles sont actives (Actif).

Créer la configuration

1. Cliquez sur Créer une nouvelle configuration Multi-Diffusion.
2. Dans Job Board, choisissez le jobboard. La liste propose les jobboards disponibles pour votre espace.
3. Dans Libellé, donnez un nom clair : c'est celui que vos recruteurs verront au moment de diffuser.
4. Laissez Accessible par sur Tout le monde, sauf si vous voulez réserver ce jobboard à certaines personnes. Vous pourrez le modifier ensuite.
5. Cliquez sur Créer.

Compléter la configuration

Dans la liste, cliquez sur l'icône engrenages Paramétrer de la configuration. Un assistant s'ouvre. Ses étapes et ses champs dépendent du jobboard : certains n'ont pas d'étape Identifiant requis ou Options de configuration.

• Identifiant requis : l'identifiant que le jobboard vous a attribué, et selon le jobboard votre société ou un code. Par exemple Identifiant ADEP et Code NAF pour l'APEC, Code NAF pour France Travail, Identifiant LinkedIn pour LinkedIn, Société pour HelloWork.
• Options de configuration : notamment l'Email de réception des candidatures, et les options propres au jobboard.
• Gestion du mapping : les correspondances entre vos valeurs Nicoka et celles du jobboard (voir ci-dessous).
• Accessibilités : le libellé, une éventuelle limite de diffusions (Nombre maximum de diffusions et Activer la limite) et Accessible par.

Passez d'une étape à l'autre avec Suivant et Etape précédente, puis cliquez sur Envoyer pour enregistrer. À la dernière étape, le bouton Copier duplique la configuration, pratique pour en créer une par recruteur ou par société.

Le mapping des valeurs

Le « mapping » associe vos valeurs Nicoka aux valeurs imposées par le jobboard. À l'étape Gestion du mapping, chaque bloc (Types de Contrat, Durées de Travail, Niveaux de formation, Secteurs d'activité…) affiche à gauche la valeur Nicoka et à droite la valeur du jobboard. Cliquez sur Ajouter une ligne pour ajouter une correspondance, et sur la corbeille pour en retirer une.

Certains jobboards demandent beaucoup de correspondances, d'autres très peu. Mappez au moins les valeurs utilisées dans vos jobs : s'il en manque une au moment de la diffusion, celle-ci passe en erreur. Vous pourrez alors compléter la correspondance directement depuis le job (voir Gérer les erreurs de diffusion).

Réserver un jobboard à certaines personnes

À l'étape Accessibilités, cliquez sur l'icône d'édition à côté de Tout le monde, choisissez Uniquement certain, cochez les personnes (ou les services, agences, profils…) concernées, puis cliquez sur Mettre à jour et sur Envoyer. Seules ces personnes verront ce jobboard au moment de diffuser.

Activer la configuration

Une configuration n'est proposée à la diffusion que si elle est active. Pour l'activer, cliquez dans sa colonne Actif : une coche apparaît. Nicoka n'accepte l'activation que si les informations obligatoires du jobboard sont renseignées ; sinon, un message indique ce qui manque, à compléter avec l'icône engrenages Paramétrer.

3. Diffuser une offre

1. Créez votre job et complétez ses informations, en particulier celles qui servent au mapping (type de contrat, durée de travail…).
2. Cliquez sur Publier, en haut à droite de la fiche. Le job est publié sur votre site carrière : cette page publique sert de point de départ aux diffusions.
3. Une fois le job publié, le bouton Multi-Diffusion apparaît. Cliquez dessus, puis sur Diffuser mon poste.

4. La fenêtre Multi-Diffusion liste les jobboards actifs auxquels vous avez accès. Cochez ceux qui vous intéressent, puis cliquez sur Envoyer.

Si un jobboard demande une information qui manque (un champ obligatoire du job, une correspondance de mapping…), Nicoka vous l'indique. Les messages les plus fréquents et leur correction sont expliqués dans Gérer les erreurs de diffusion.

L'entrée Renouveler les diffusions republie les annonces expirées du job : voir Renouveler la diffusion des offres.

4. Suivre vos diffusions

Ouvrez le job, puis l'onglet Logs Diffusion. Chaque ligne correspond à un jobboard : la colonne Statut indique où en est l'annonce, la colonne Première diffusion la date de sa première mise en ligne.

• Diffusion Planifiée : la diffusion est programmée. Survolez le statut pour voir sa date, cliquez dessus pour diffuser tout de suite. Si une diffusion reste planifiée plusieurs heures après la date prévue, contactez le support.
• Diffusé : l'annonce est en ligne.
• En validation auprès du jobboard : le jobboard doit encore valider l'annonce. C'est le cas de l'APEC, où un conseiller valide chaque offre.
• L'annonce n'est pas à jour : le job a été modifié depuis sa diffusion. Cliquez sur le statut pour mettre à jour l'annonce sur le jobboard.
• Annonce expirée : le délai de renouvellement (25 jours par défaut) est écoulé, vous pouvez renouveler la diffusion. Ce statut est indicatif : il ne veut pas dire que le jobboard a retiré l'annonce. Voir Renouveler la diffusion des offres.
• Annonce Rejetée : le jobboard a refusé l'annonce. Survolez ou cliquez sur le statut pour voir le motif, corrigez le job, puis cliquez sur l'icône Soumettre à nouveau l'annonce de la colonne Actions.
• Diffusion Annulée : l'annonce a été retirée du jobboard.
• Erreur : la dernière tentative de diffusion a échoué. Voir Gérer les erreurs de diffusion.

Dans la colonne Actions, la loupe Rechercher mon annonce sur le jobboard ouvre une recherche de votre offre sur le site du jobboard.

Pour suivre les diffusions de tous vos jobs sur un seul écran, le menu Recrutement > Diffusions jobboards les regroupe. Ce menu est désactivé par défaut : demandez son activation à votre administrateur Nicoka ou au support.

Noter une diffusion faite en dehors de Nicoka

L'onglet Logs Diffusion peut aussi garder la trace d'une annonce que vous avez publiée vous-même sur un jobboard. Cliquez sur Ajouter, renseignez le Job Board, la date Début le et, si vous le souhaitez, la référence, le libellé, l'URL de l'annonce et l'email de réponse, puis cliquez sur Créer. Cette ligne est informative : Nicoka n'envoie rien au jobboard.

5. Recevoir les candidatures

Selon le jobboard et sa configuration, les candidatures arrivent dans Nicoka de trois façons.

• Directement dans le job : le jobboard transmet la candidature à Nicoka, qui l'ajoute aux candidatures du job. C'est le cas par exemple de HelloWork, d'Indeed ou de Monster.
• Par email : le jobboard envoie la candidature à l'Email de réception des candidatures de la configuration. Si cette boîte mail est connectée à Nicoka, Nicoka analyse l'email et crée le candidat à partir du CV joint (voir Connecter sa boîte mail).
• Par votre site carrière : le candidat est redirigé vers la page de l'offre sur votre site carrière et postule depuis celle-ci. Sa candidature arrive dans le job.

6. Modifier, retirer ou clôturer une offre

Modifier une offre déjà diffusée : vos modifications ne sont pas envoyées automatiquement aux jobboards. Un bandeau vous le rappelle sur la fiche du job et le statut passe à L'annonce n'est pas à jour. Dans l'onglet Logs Diffusion, cliquez sur ce statut pour envoyer l'annonce à jour au jobboard.

Retirer l'annonce d'un seul jobboard : dans l'onglet Logs Diffusion, cliquez sur l'icône rouge Annuler la publication de la colonne Actions, sur la ligne du jobboard. Nicoka demande le retrait au jobboard ; le délai dépend du jobboard. Cela vaut aussi pour l'APEC. La ligne reste dans l'onglet avec le statut Diffusion Annulée, ce qui garde la trace de la diffusion. La corbeille de la colonne Sup., quand elle est proposée, supprime la ligne : si l'annonce est encore en ligne, Nicoka demande aussi son retrait au jobboard.

Retirer l'offre partout : cliquez sur Annuler la publication, en haut à droite de la fiche. Le job n'est plus publié sur votre site carrière et Nicoka retire ses annonces des jobboards.

Clôturer le recrutement : cliquez sur Fermer (poste pourvu ou abandonné). Cela revient à changer le statut du job ; ses annonces sont aussi retirées des jobboards.

Bonnes pratiques

• Après l'ajout d'un nouveau jobboard, diffusez un premier job et vérifiez sa mise en ligne sur le site du jobboard.
• Surveillez vos quotas d'annonces auprès de chaque jobboard ; la limite de diffusions de l'étape Accessibilités peut vous y aider.
• Gardez le mapping à jour quand vous ajoutez un type de contrat ou une durée de travail dans Nicoka.
• Pour un jobboard qui n'apparaît pas dans la liste, contactez le support avant de vous engager avec lui.

Questions fréquentes

Tous les jobboards sont-ils disponibles dans Nicoka ?
Non, seuls ceux pour lesquels un connecteur existe. Pour en demander un nouveau, écrivez à support@nicoka.com avec les coordonnées du jobboard : l'ajout se fait sous réserve de faisabilité technique et commerciale.

Peut-on diffuser automatiquement toutes nos offres ?
En règle générale, vous choisissez pour chaque job les jobboards sur lesquels le diffuser, avec Diffuser mon poste : vous gardez ainsi la main sur le contenu et les cibles. Le renouvellement, lui, peut se faire pour plusieurs jobs à la fois (voir Renouveler la diffusion des offres). Pour certains jobboards, une synchronisation automatique peut être mise en place avec l'équipe Nicoka : renseignez-vous auprès du support.

Comment faire remonter une offre en tête de liste sur un jobboard ?
Renouvelez sa diffusion : l'annonce est republiée avec une nouvelle date de publication, ce qui peut la faire remonter selon les règles de chaque jobboard. Tout est expliqué dans Renouveler la diffusion des offres.

Pourquoi mon offre est-elle toujours en ligne alors que je l'ai retirée ?

• Le délai de retrait varie selon les jobboards et peut aller jusqu'à 24 heures.
• Certains jobboards diffusent eux-mêmes vos offres sur d'autres sites : le retrait se fait sur le jobboard principal, pas toujours sur ses partenaires.
• Un problème ponctuel de synchronisation est possible : si l'annonce reste en ligne au-delà de 24 heures, contactez le support.

Si vous êtes bloqué, écrivez à support@nicoka.com en précisant le job, le jobboard et le message affiché.