Connecter son compte Gmail

Connecter une boîte Gmail professionnelle à Nicoka se fait en deux temps :

1. l'administrateur Google Workspace de votre entreprise prépare une seule fois l'accès de Nicoka dans la console Google Cloud ;
2. chaque utilisateur connecte ensuite sa boîte depuis Nicoka.

Les principes communs à toutes les messageries sont décrits dans Étape 3 - Connecter sa boîte mail.

Prérequis

• Une adresse Gmail professionnelle, sur un compte Google Workspace (par exemple vous@votreentreprise.com).
• L'adresse email de l'administrateur Google Workspace de votre entreprise.

Administrateur, étape 1 : créer un projet dans Google Cloud

Les étapes 1 à 6 sont réalisées par l'administrateur Google Workspace dans la console Google Cloud. Les écrans de Google évoluent régulièrement : ils peuvent différer légèrement des captures.

1. En haut de la page, cliquez sur Sélectionnez un projet, puis sur Nouveau projet.

2. Nommez le projet Nicoka. L'organisation et la zone doivent être celles de votre entreprise. Cliquez sur Créer.

Administrateur, étape 2 : paramétrer l'écran de consentement

1. Dans le menu, ouvrez API et services, puis Écran de consentement OAuth.

2. Dans le projet Nicoka, cliquez sur Premiers pas et renseignez :
   • Informations sur l'application : le nom Nicoka et l'adresse email de l'administrateur ;
   • Cible : Interne ;
   • Coordonnées : à nouveau l'adresse email de l'administrateur ;
   • Terminer : lisez et acceptez le règlement sur les données utilisateur, puis cliquez sur Continuer et Créer.

Administrateur, étape 3 : ajouter le domaine nicoka.com

Dans le menu, ouvrez Branding. Sous Domaines autorisés, ajoutez nicoka.com, puis cliquez sur Enregistrer.

Administrateur, étape 4 : ajouter les niveaux d'accès

Dans le menu, ouvrez Accès aux données, puis cliquez sur Ajouter ou supprimer des niveaux d'accès. Sous Ajouter manuellement des niveaux d'accès, saisissez les niveaux suivants, cliquez sur Ajouter à la table, puis sur Mettre à jour :

• https://www.googleapis.com/auth/gmail.readonly
• https://www.googleapis.com/auth/gmail.send
• https://www.googleapis.com/auth/calendar.readonly
• https://www.googleapis.com/auth/calendar.events
• https://www.googleapis.com/auth/drive.file

Administrateur, étape 5 : activer les API

Revenez dans API et services, cliquez sur Activer les API et les services, puis recherchez et activez :

• Gmail API ;
• Google Calendar API ;
• Google Drive API.

Administrateur, étape 6 : créer les identifiants OAuth

1. Dans API et services, ouvrez Identifiants, puis cliquez sur Créer des identifiants > ID client OAuth.
2. Choisissez le type Application web et le nom Nicoka.
3. Sous URI de redirection autorisés, ajoutez ces deux adresses :
   • https://master.nicoka.com/api/clouds/services/google/callback
   • https://master.nicoka.com/api/login/openid/google/callback/
4. Cliquez sur Créer, puis téléchargez les identifiants au format JSON.

Transmettez ce fichier JSON à l'équipe support Nicoka (support@nicoka.com). Il contient la clé secrète de votre application : ne le partagez avec personne d'autre. Une fois ces identifiants installés sur votre espace Nicoka, les utilisateurs peuvent connecter leur boîte.

Utilisateur : connecter votre boîte Gmail

1. En haut à droite, cliquez sur vos initiales, puis sur Boites Mail.

2. Sur la page Paramétrage des Boites Mail, cliquez sur Ajouter un courriel (ou Ajouter une boite Mail si vous n'avez encore aucune boîte).

3. Dans la fenêtre Connectez votre boite mail à Nicoka, cliquez sur la carte Google / Gmail, lisez les conditions d'utilisation, puis cliquez sur Continuer.

4. Vous êtes redirigé vers Google. Choisissez votre compte professionnel et autorisez Nicoka à accéder à votre boîte. Vous ne saisissez aucun mot de passe dans Nicoka.
5. De retour dans Nicoka, la page de paramétrage de la connexion s'ouvre. Dans Paramétrage de la boite mail, cochez Je souhaite recevoir mes emails dans Nicoka (conseillé pour le recrutement) et, si vous le souhaitez, Je souhaite synchroniser mon dossier 'emails envoyés' dans Nicoka. Dans Paramétrage du calendrier, cochez Activer la synchronisation de l'agenda pour retrouver vos événements Google Agenda.
6. Cliquez sur Sauvegarder.

Votre boîte apparaît dans la liste des Boites Mail. Une pastille verte dans la colonne Statut indique qu'elle est active. En cas de problème, contactez le support Nicoka.