Envoyer des messages WhatsApp depuis Nicoka

Objectifs

• Écrire depuis Nicoka : rédiger et envoyer un message WhatsApp sans quitter la fiche du candidat ou du contact.
• Tout garder : les messages envoyés et les réponses reçues sont enregistrés sur la fiche et regroupés dans la Messagerie.
• Gagner du temps : vos modèles de message, vos pièces jointes et votre lien d'agenda directement dans la fenêtre d'envoi.
• Rester serein : des garde-fous d'envoi protègent votre numéro des restrictions de WhatsApp.

Deux situations, deux comportements

L'action WhatsApp d'une fiche ne fait pas la même chose selon que vous avez connecté votre compte WhatsApp ou non.

• Sans compte connecté, l'action Discuter sur WhatsApp (menu … de la fiche) ouvre simplement WhatsApp Web ou l'application WhatsApp, avec le numéro de la personne déjà saisi. L'échange se déroule en dehors de Nicoka et n'est pas enregistré.
• Avec votre compte connecté, l'action Envoyer un message WhatsApp ouvre une fenêtre de rédaction dans Nicoka. Le message part de votre numéro et la conversation remonte dans la Messagerie.

La suite de cet article décrit le second cas.

Ce qu'il vous faut

• Un compte WhatsApp sur votre téléphone. Nicoka ne fournit pas de numéro : vous écrivez depuis le vôtre, comme sur WhatsApp Web.
• Un numéro de mobile sur la fiche du candidat ou du contact. WhatsApp ne fonctionne pas avec un numéro fixe.
• Un compte WhatsApp disponible dans votre abonnement Nicoka : le nombre de comptes WhatsApp connectables est indiqué sur la tuile WhatsApp de Paramétrage > Intégrations, sous la forme « comptes connectés / comptes prévus ». S'il est atteint, contactez votre administrateur.

Connecter votre compte WhatsApp

La connexion est individuelle : chaque utilisateur relie son propre numéro. Le compte d'un collègue ne permet pas d'écrire à sa place.

1. En haut à droite, cliquez sur vos initiales, puis sur Intégrations.
2. Dans le panneau Applications de messagerie, cliquez sur Connecter mon compte WhatsApp.

3. Un assistant de connexion s'ouvre dans un nouvel onglet et affiche un QR code.
4. Sur votre téléphone, ouvrez WhatsApp, allez dans les appareils connectés et choisissez de connecter un appareil, puis scannez le QR code.
5. Revenez dans Nicoka : votre compte apparaît dans vos intégrations.

Les administrateurs retrouvent les comptes WhatsApp connectés dans Paramétrage > Intégrations, tuile WhatsApp. Le premier compte s'y ajoute avec le bouton Configurer, les suivants avec Ajouter un compte.

Une fois votre compte connecté, l'icône WhatsApp s'ajoute à la barre d'actions des fiches, le canal WhatsApp s'active dans la Messagerie et l'étape WhatsApp devient utilisable dans vos séquences.

Important : gardez votre téléphone allumé et connecté à internet. C'est lui qui porte la session, exactement comme pour WhatsApp Web. Si vous déconnectez l'appareil depuis votre téléphone, l'envoi depuis Nicoka s'arrête.

Envoyer un message depuis une fiche

Une fois le compte connecté, cliquez sur l'icône WhatsApp de la barre d'actions d'une fiche candidat ou contact. La fenêtre d'envoi s'ouvre. Vous y trouvez :

• De : le compte WhatsApp utilisé. Le compteur à droite indique le nombre d'envois qu'il vous reste sur la journée.
• Le destinataire et son numéro. La mention Joignable confirme que ce numéro a bien un compte WhatsApp : la vérification est faite avant l'envoi.
• Template de message : partez d'un de vos modèles, les variables (prénom, poste, offre…) sont remplacées automatiquement. Choisissez Aucun — message libre pour écrire librement.
• La zone de rédaction, limitée à 1 024 caractères, avec le compteur en bas.
• Le trombone pour joindre un document.
• La touche « / » pour insérer votre lien d'agenda ou vos coordonnées sans les retaper.

Ouverte depuis une offre d'emploi, la fenêtre connaît aussi le contexte de la candidature : un modèle qui cite l'intitulé du poste ou le client se remplit tout seul.

Préparer vos modèles

Les modèles proposés dans la fenêtre WhatsApp sont les mêmes que ceux du SMS et de LinkedIn. Ils se gèrent dans Paramétrage > Administration > Emails et Notifications > Templates de message (WhatsApp, SMS, LinkedIn). Un modèle court et personnalisé fonctionne beaucoup mieux sur WhatsApp qu'un texte d'email recopié.

D'où envoyer un message WhatsApp

• La fiche candidat et la fiche contact, depuis la barre d'actions.
• Le pipeline d'une offre, sur la ligne d'un candidat.
• La chronologie d'un contact, via le menu d'ajout d'activité.
• Une cible de campagne CRM, depuis le menu d'actions de la cible.
• La Messagerie, pour répondre dans une conversation existante.
• Une séquence, sous forme d'étape planifiée.

Suivre les réponses

Le message envoyé s'inscrit immédiatement dans la chronologie du candidat ou du contact. La réponse revient au même endroit, et vous recevez une notification du type « Chloé ROUX vous a répondu sur WhatsApp ».

La conversation est aussi consultable dans la Messagerie, aux côtés de vos emails, de vos SMS et de vos messages LinkedIn : vous y répondez sans repasser par la fiche. Sur la fiche candidat, l'onglet Messagerie affiche ce même fil, replacé dans le contexte du dossier.

WhatsApp dans les séquences

WhatsApp est disponible comme étape d'une séquence, au même titre que l'email, le SMS et les actions LinkedIn. Quelques règles à connaître :

• La séquence utilise le compte WhatsApp de l'utilisateur qui l'exécute. Une étape WhatsApp est ignorée pour un utilisateur qui n'a pas connecté son compte.
• Une réponse WhatsApp, comme sur les autres canaux, n'arrête pas la séquence d'elle-même : pour l'arrêter, placez après le message une Branche conditionnelle réglée sur A répondu, qui compte aussi les réponses WhatsApp.
• Les envois sont volontairement étalés dans le temps, pas envoyés en bloc.

Les garde-fous d'envoi

WhatsApp n'est pas un canal de masse. La plateforme restreint les numéros qui ouvrent beaucoup de nouvelles conversations restées sans réponse, et une restriction touche votre numéro personnel, pas Nicoka. Trois protections sont donc en place.

1. Des limites d'envoi par compte. Sur la carte de votre compte WhatsApp, le bouton Configurer ouvre la configuration des limites d'envoi : par jour et par semaine, le nombre de conversations et le nombre de conversations sans réponse. C'est le second qui compte vraiment : une réponse du candidat libère immédiatement une unité. Un compte tout juste connecté démarre volontairement bas et monte en puissance sur ses trois premières semaines : c'est un compte neuf qui envoie beaucoup dès le premier jour qui se fait signaler.

2. L'espacement automatique. Si vous enchaînez plusieurs premiers contacts en quelques minutes, Nicoka programme les suivants au lieu de tout envoyer d'un coup, et vous l'indique : « Message programmé vers 14:35 : vos envois sont espacés automatiquement pour protéger votre compte. » Le message part tout seul, vous n'avez rien à refaire. Une réponse dans une conversation déjà ouverte n'est jamais retardée : seule la prise de contact est espacée.

Ces envois espacés respectent les horaires d'envoi du compte, réglés par l'administrateur dans Paramétrage > Administration > Configuration, bloc Horaires d'envoi (par défaut de 7h00 à 19h30, du lundi au vendredi, hors jours fériés) : un message programmé en dehors de ces horaires part à la prochaine ouverture. Les horaires s'appliquent dans le fuseau horaire de chaque utilisateur, celui de ses préférences (menu utilisateur > Préférences) : un recruteur basé à Kuala Lumpur envoie dès 7h00, heure de Kuala Lumpur.

3. Le refus des doublons. Un message identique envoyé deux fois à la même personne en moins de dix minutes est refusé. Cela évite le double envoi sur un clic répété.

Résoudre un problème

• « Ce numéro n'est pas joignable sur WhatsApp » : le numéro de la fiche n'a pas de compte WhatsApp, ou c'est un numéro fixe. Vérifiez le numéro de mobile sur la fiche.
• « Cette personne n'a pas de numéro de téléphone valide » : le format du numéro est incorrect. Saisissez-le au format international, indicatif compris.
• « Ce message identique a déjà été envoyé… » : protection contre les doublons. Attendez dix minutes ou modifiez le texte.
• « Limite … atteinte » : le plafond d'envois du jour ou de la semaine est atteint. Réessayez plus tard, ou demandez à votre administrateur d'ajuster vos limites.
• « Votre compte n'est plus connecté » : la session a été fermée depuis votre téléphone. Reconnectez le compte depuis vos intégrations.

Un compte déconnecté se repère au premier coup d'œil dans les intégrations, et se rétablit avec Reconnecter, en scannant un nouveau QR code. Votre configuration et vos limites sont conservées.

Bon à savoir

• Les messages restent des messages WhatsApp classiques : la personne les reçoit dans son application habituelle et peut répondre normalement.
• Vos conversations WhatsApp personnelles ne remontent pas dans Nicoka : seules celles qui correspondent à une fiche candidat ou contact sont rattachées.
• Les fichiers que vous recevez dans une conversation sont enregistrés dans l'onglet Documents de la fiche, et un CV devient le CV de la fiche. Sauf s'il désigne une autre personne, avec un autre nom et un autre numéro que ceux de la fiche, comme le CV d'un collègue transmis par votre interlocuteur : il reste alors affiché sur le message, hors de la fiche, en orange (survolez-le pour lire pourquoi). Le menu … du message propose alors Enregistrer les PJ dans Nicoka pour l'ajouter malgré tout à la fiche, et Créer un nouveau Candidat à partir de « nom du fichier », une entrée par fichier, qui l'envoie dans Importer des CV où vous validez la nouvelle fiche. Ces entrées disparaissent dès que le fichier attend son import ; un fichier déjà présent sur la fiche d'un autre candidat apparaît en bleu, avec le nom de cette fiche au survol.
• La connexion est individuelle. Pour équiper une équipe, chaque collaborateur connecte son propre numéro.
• Retirer un compte des intégrations n'efface pas les messages déjà enregistrés sur les fiches.