La messagerie unifiée : suivre et répondre à tous vos échanges

Objectifs

• Un seul fil par personne : les emails, les messages LinkedIn, les InMails, les messages WhatsApp et les SMS échangés avec un candidat ou un contact se retrouvent dans une même conversation.
• Un seul endroit pour traiter : vous voyez ce qui attend une réponse, vous répondez sur le canal de votre choix et vous archivez ce qui est traité.
• Aucune ressaisie : chaque message envoyé ou reçu reste enregistré sur la fiche de la personne.

Où trouver la Messagerie

Dans la barre du haut, cliquez sur l'enveloppe, puis sur Afficher tous les Messages en bas du volet.

En haut à gauche de l'écran, la bascule Boîte mail / Messagerie permet de passer d'une vue à l'autre : la Boîte mail ne montre que vos emails, la Messagerie regroupe tous les canaux. Nicoka retient la dernière vue choisie.

Vous préférez un accès direct ? La Messagerie peut être ajoutée comme entrée du menu principal. Cette opération se fait dans le paramétrage de votre espace : contactez le support Nicoka pour que nous l'activions. C'est aussi la solution si vous n'avez pas de boîte mail connectée à Nicoka, car l'écran atteint par l'enveloppe vous propose alors d'abord d'en connecter une.

L'écran en trois volets

À gauche, la liste des conversations. Vous la filtrez de trois manières :

• Moi / Équipe / Partagées : vos échanges, ceux de votre équipe si vous encadrez des collaborateurs, et les conversations qui n'appartiennent à personne (boîtes communes), que chacun peut reprendre.
• Les puces de canal : Tous, Email, LinkedIn, InMail, WhatsApp, SMS.
• La recherche et le bouton Archivées, pour retrouver ce que vous avez déjà traité.

Un bandeau indique combien de conversations sont en attente de réponse.

Au centre, le fil de la conversation. Chaque message porte la puce du canal utilisé. En haut du fil :

• le bouton Mes échanges / Tous les échanges : par défaut, vous ne voyez que vos propres messages avec la personne ; cliquez dessus pour ajouter ceux de vos collègues ;
• l'étoile pour mettre la conversation en favori ;
• la boîte d'archive pour sortir la conversation de la liste une fois traitée. Un nouveau message entrant la fait revenir automatiquement.

À droite, la fiche de la personne : sa photo, ses coordonnées, ses dernières activités et le bouton Ouvrir la fiche pour basculer sur le dossier complet.

Répondre depuis la Messagerie

Sous le fil, la ligne Répondre via vous laisse choisir le canal de votre réponse. Les canaux proposés dépendent de ce qui est connecté et des coordonnées de la personne :

• LinkedIn, WhatsApp et SMS : vous écrivez directement dans la zone de rédaction. WhatsApp et SMS demandent un numéro de téléphone sur la fiche, LinkedIn un identifiant LinkedIn.
• Email : si la conversation contient un email, ce canal ouvre la fenêtre d'envoi d'email habituelle, en réponse au dernier email reçu.
• InMail : les InMails sont consultables dans le fil ; la réponse se fait depuis la fiche.

La zone de rédaction propose :

• Template de message, pour partir d'un de vos modèles, variables comprises ;
• le trombone pour joindre un document (LinkedIn et WhatsApp) ;
• la touche « / » pour insérer votre lien d'agenda ou vos coordonnées sans les retaper.

La fenêtre d'envoi, la même partout dans Nicoka

La même fenêtre d'email s'ouvre depuis les fiches candidat, collaborateur et CRM, les tickets, les ventes et achats, la signature électronique et les envois groupés.

1. Cliquez sur l'action d'envoi d'email depuis la fiche concernée.
2. Choisissez un modèle d'email, ou partez d'une page blanche. Vos modèles sont propres à chaque utilisateur.
3. Vérifiez l'expéditeur, ajoutez les destinataires (avec Cc ou Cci si besoin), puis renseignez l'objet et le message.
4. Ajoutez une pièce jointe ou attachez un document existant de la fiche.
5. Choisissez, si besoin, une action suivante à enchaîner après l'envoi.
6. Cliquez sur Envoyer.

Un email ne peut pas partir sans objet.

Quatre façons d'échanger avec un candidat ou un contact

La Messagerie n'est qu'un des points d'entrée. Selon le moment, vous utiliserez plutôt l'un ou l'autre.

1. La Messagerie, pour traiter ce qui arrive. C'est votre vue de travail quotidienne : tout ce qui est arrivé, quel que soit le canal, avec les échanges les plus récents en tête et vos conversations favorites épinglées au-dessus. Vous traitez, vous répondez, vous archivez.

2. L'envoi direct depuis une fiche, pour lancer un échange. Sur la fiche d'un candidat ou d'un contact, la barre d'actions propose une icône par canal : email, SMS, WhatsApp, actions LinkedIn (message, InMail, invitation). Vous partez d'un modèle, vous ajustez, vous envoyez. Le message rejoint immédiatement la conversation de la personne.

3. L'onglet Messagerie de la fiche candidat, pour le contexte. Il affiche la conversation de ce candidat, avec la même zone de réponse que la Messagerie. Pratique quand vous travaillez sur le dossier : vous avez l'historique des échanges sans le mélange d'évaluations, de notes et d'étapes de la chronologie.

Cet onglet peut être masqué selon le paramétrage de votre espace. Contactez le support Nicoka si vous souhaitez l'afficher.

4. Les séquences, pour automatiser. Une séquence enchaîne des étapes de contact planifiées (email, SMS, message LinkedIn, InMail, invitation LinkedIn, message WhatsApp) et peut s'arrêter dès que la personne répond, grâce à une branche A répondu. C'est l'outil de l'approche directe et des relances : vous inscrivez un ou plusieurs candidats, la séquence se charge du rythme. Les réponses reviennent dans la Messagerie comme n'importe quel autre échange.

Prérequis par canal

• Email : une boîte mail connectée à votre compte Nicoka.
• SMS : un service SMS configuré par votre administrateur.
• LinkedIn et WhatsApp : votre propre compte connecté. En haut à droite, cliquez sur vos initiales, puis sur Intégrations, et utilisez Connecter mon compte LinkedIn ou Connecter mon compte WhatsApp. La connexion est individuelle : chaque utilisateur écrit depuis son propre compte.

Une fois votre compte LinkedIn connecté, vos conversations avec les candidats et contacts présents dans Nicoka sont importées automatiquement sur leur fiche : dès leur réception pour les nouveaux messages, et chaque heure pour le reste, y compris les messages envoyés directement depuis LinkedIn. Pour WhatsApp, voir Envoyer des messages WhatsApp depuis Nicoka.

Tant qu'aucun compte LinkedIn ou WhatsApp n'est connecté, les boutons d'envoi correspondants n'apparaissent pas sur les fiches, et une réponse sur ce canal depuis la Messagerie ne peut pas partir.