La réforme de la facturation électronique impose progressivement aux entreprises françaises d'échanger leurs factures via des plateformes agréées.

Dans Nicoka, cette évolution a été intégrée afin de vous permettre d'envoyer et de recevoir vos factures électroniques directement depuis votre environnement de gestion.

Avant de commencer

L'envoi d'une facture électronique est déclenché par une étape spécifique de votre workflow de vente.

Cette configuration n'est pas activée automatiquement. Vous devez donc vérifier que vos workflows sont correctement paramétrés pour permettre l'envoi des factures électroniques.

Comment envoyer une facture électronique ?

Une fois votre workflow configuré, l'envoi de la facture électronique est déclenché lors du passage de la facture à l'étape Envoyé à la plateforme agréée.

Cette transition est réalisée depuis l'écran de la facture en cliquant sur le bouton de transition correspondant.

Au moment de l'envoi, Nicoka effectue plusieurs contrôles afin de vérifier que toutes les informations obligatoires sont présentes sur la facture et sur la fiche client.

Si certaines informations sont manquantes, une fenêtre d'envoi s'affiche et vous permet de compléter directement les champs nécessaires avant de poursuivre la transmission.

Ces contrôles permettent d'éviter la majorité des erreurs de transmission.

Comment Nicoka sait où envoyer la facture ?

Nicoka ne gère pas directement le routage des factures électroniques.

Pour chaque client, une adresse électronique de facturation (qui n'est pas une adresse e-mail) est enregistrée dans sa fiche.

Cette adresse est utilisée par la plateforme agréée pour transmettre la facture au bon destinataire.

Si aucune adresse électronique de facturation n'est renseignée sur la fiche client, une recherche est automatiquement effectuée dans l'annuaire national de la facturation électronique au moment de l'envoi de la facture. Si plusieurs résultats sont trouvés, Nicoka vous proposera de sélectionner celui qui correspond à votre client.

Vous pouvez aussi demander à vos clients de vous communiquer leur adresse de facturation et la renseigner manuellement dans la fiche client sur Nicoka

Nous vous recommandons de vérifier régulièrement que les informations de vos clients sont à jour.

Comment suivre l'envoi d'une facture ?

Chaque facture dispose d'une activité permettant de suivre son cycle de transmission.

Vous pouvez ainsi consulter l'état d'avancement de l'envoi directement depuis la facture concernée.

Cette activité vous permet notamment de vérifier :

• que la facture a bien été transmise ;
• qu'elle a été prise en charge par la plateforme ;
• qu'aucune erreur n'a été détectée lors du traitement.

Comment recevoir des factures électroniques ?

Les factures électroniques reçues sont automatiquement intégrées dans Nicoka.

Elles sont créées dans vos factures fournisseurs avec le statut Nouveau.

Vous pouvez alors les traiter selon vos processus habituels de validation et de comptabilisation.

Aucune importation manuelle n'est nécessaire.

Dois-je encore envoyer un PDF par e-mail à mon client ?

Non.

Lorsque vous envoyez une facture électronique via la plateforme agréée, vous avez déjà rempli votre obligation de transmission.

Il n'est donc plus nécessaire d'envoyer la facture à votre client par e-mail ou de lui transmettre un fichier PDF séparément.

Si vous le souhaitez, vous pouvez continuer à envoyer une copie de la facture à titre informatif, mais cela n'a aucune valeur supplémentaire dans le cadre de la réforme. La facture officielle est celle qui a été transmise via la plateforme agréée.

Que se passe-t-il si j'utilise Pennylane ?

Nicoka est actuellement interfacé avec Hubtimize pour la gestion de la facturation électronique.

Une synchronisation avec Pennylane est également disponible.

Dans ce cas, c'est Pennylane qui prend en charge l'émission des factures électroniques et les échanges liés à la réforme.

Le suivi des transmissions devra alors être réalisé dans l'environnement Pennylane.

Que faire si une facture est en erreur ?

La plupart des erreurs sont détectées avant l'envoi grâce aux contrôles réalisés par Nicoka.

Si une erreur est malgré tout signalée après émission, la correction ne peut pas être effectuée directement sur la facture transmise.

Vous devrez :

1. établir un avoir sur la facture concernée ;
2. corriger les informations nécessaires ;
3. émettre une nouvelle facture.

Cette procédure garantit la conformité de vos échanges et la traçabilité des documents transmis.

Questions fréquentes

Dois-je choisir la plateforme du destinataire ?

Non. Vous devez simplement disposer de l'adresse électronique de facturation du client. Hubtimize se charge ensuite de transmettre la facture au bon destinataire.

Puis-je continuer à envoyer mes factures comme aujourd'hui ?

Pour les clients concernés par la réforme, les factures devront être transmises via la plateforme agréée. L'envoi d'un PDF seul ne sera plus suffisant.

Les factures fournisseurs sont-elles créées automatiquement ?

Oui. Les factures reçues sont automatiquement créées dans Nicoka avec le statut Nouveau.

Que faire si mon client n'apparaît pas dans l'annuaire ?

Vérifiez les informations de votre client et assurez-vous qu'il est bien enregistré dans le dispositif de facturation électronique. Si nécessaire, contactez votre client pour obtenir ses informations de réception.