Facturation sur TimeSheet

Nicoka génère vos factures à partir des feuilles de temps validées de vos collaborateurs (TimeSheet), ainsi que des dépenses refacturables et des tickets. Cet article décrit les trois façons de lancer ce processus de facturation et les options de sa fenêtre. Pour comprendre comment le devis, la commande, le projet et les feuilles de temps s'enchaînent jusqu'à la facture, voir De la commande à la facture : le flux Projet et Feuilles de temps.

Trois façons de lancer la facturation

Le bouton s'appelle toujours Lancer le processus de facturation. Selon l'endroit d'où vous le lancez, Nicoka facture un seul projet, un seul client ou tous vos clients.

Depuis le projet : ouvrez la fiche du projet, cliquez sur l'onglet Factures, puis sur Lancer le processus de facturation. Seules les factures de ce projet sont générées.

Depuis le compte client : ouvrez la fiche du compte, cliquez sur l'onglet Factures, puis sur Lancer le processus de facturation. Seules les factures de ce client sont générées.

Pour tous les clients : dans le menu latéral, cliquez sur Ventes, puis sur Factures, et cliquez sur Lancer le processus de facturation. Nicoka génère les factures de tous les clients.

Facturer un projet ou un client

Depuis un projet ou un compte client, la fenêtre Lancer le processus de facturation propose :

• Eléments facturables : ce que vous voulez facturer. Sur un projet, il s'agit des feuilles de temps (ou des tickets si le projet fonctionne au ticket) et des dépenses si le projet a des frais refacturables ; le champ n'apparaît que s'il y a plusieurs possibilités.
• Date de la facture : par défaut, le dernier jour du mois précédent.
• Période : l'intervalle dans lequel Nicoka prend les éléments validés. Si vous la laissez vide, Nicoka reprend tous les éléments facturables jusqu'à la date de la facture.
• Générer le PDF des Feuilles de temps : cochez cette case pour joindre à chaque facture créée un PDF qui regroupe les feuilles de temps facturées. Choisissez alors le modèle dans Template (PDF,DOCX).

Avant de générer les factures, cliquez sur Aperçu : Nicoka affiche ce qui serait facturé, sans rien créer. Vérifiez les lignes, puis cliquez sur Lancer pour générer les factures.

Une activité qui ne peut pas être valorisée à partir des temps (unité au forfait, ou aucune unité) est mise de côté : le reste du projet est facturé, et la fenêtre l'indique dans l'aperçu, puis après Lancer. Si plus rien n'est facturable, elle affiche la raison à la place de « Aucun élément facturable n'a été trouvé. ».

Facturer tous les clients

Depuis Ventes > Factures, la fenêtre propose :

• Eléments facturables (obligatoire, choix multiple) : Feuilles de temps, Dépenses, Tickets.
• Date : la date des factures, par défaut le premier jour du mois en cours.
• Période : comme ci-dessus.

Cliquez sur Lancer. Il n'y a pas d'aperçu dans ce cas : le traitement se fait en arrière-plan et Nicoka vous envoie un email quand il est terminé. Cet email liste les factures créées, puis ce qui n'a pas été facturé et pourquoi : une activité dont l'unité n'est pas basée sur une quantité, ou un projet terminé depuis plus d'un mois qui garde des temps de la période. Pour vérifier le résultat avant de lancer tous les clients, faites d'abord un aperçu depuis un projet ou un client.

Ce que Nicoka facture

• Feuilles de temps : Nicoka prend les imputations validées (ou auto-validées) de la période et crée une ligne de facture par collaborateur et par activité imputée. La quantité dépend de l'unité de l'activité : seules les unités basées sur une quantité (jours, heures, unités, mois…) sont facturables ; une activité au forfait ne se facture pas au temps passé : si des temps y sont imputés, elle est mise de côté et signalée, et le reste du projet est facturé. Le prix unitaire est celui de l'activité.
• Dépenses : Nicoka prend les dépenses validées de la période dont le type est refacturable sur le projet.
• Tickets : pour les projets qui fonctionnent au ticket.

Les éléments facturés sont marqués avec le numéro de la facture : ils ne seront pas facturés une deuxième fois.

Consommation de vos commandes

Quand des commandes sont reliées à votre projet, Nicoka consomme en priorité la commande ouverte la plus ancienne, c'est-à-dire celle sur laquelle il reste un montant à facturer. Chaque ligne de facture est rapprochée de la ligne de commande qui porte la même activité.

Questions fréquentes

J'ai le message « Aucun élément facturable n'a été trouvé. » : que faire ?
Aucun élément ne correspond à vos critères. Si des éléments ont été écartés (activité au forfait, projet terminé), Nicoka affiche la raison à la place de ce message, ou la liste dans l'email de fin de traitement. Vérifiez que les éléments à facturer sont bien validés ou auto-validés et qu'ils tombent dans la période choisie. S'ils le sont, ils ont peut-être déjà été facturés. La liste complète des vérifications est dans De la commande à la facture : le flux Projet et Feuilles de temps.

Je ne veux pas facturer toutes les imputations validées de la période. Comment faire ?
Réduisez la Période dans la fenêtre, et vérifiez le résultat avec Aperçu. Vous pouvez aussi modifier la facture générée tant qu'elle est modifiable, par exemple au statut Brouillon.