Fusionner des contacts

Nicoka CRM repère les fiches contacts qui semblent désigner la même personne et vous permet de les fusionner en une seule fiche. Vous gardez ainsi tout l'historique des échanges au même endroit.

Comment Nicoka repère les doublons

Sur la fiche d'un contact, Nicoka recherche les autres contacts qui ont :

• le même nom et prénom ;
• la même adresse email ;
• le même Téléphone 1 (la ligne directe). Le Téléphone 2, souvent le standard de l'entreprise, n'est pas pris en compte.

Sur la fiche, le signalement des doublons n'apparaît qu'aux utilisateurs qui ont le droit de supprimer des contacts.

Repérer les doublons d'un contact

1. Ouvrez la fiche du contact. Si Nicoka a trouvé des doublons, le bouton Des doublons potentiels ont été trouvés s'affiche en haut de la fiche, à côté du nom du contact.

2. Cliquez sur ce bouton. La fenêtre Doublons Potentiels liste les contacts concernés, avec leur titre, leur compte, leur email et leur téléphone.

Retrouver tous les doublons

Depuis la liste des contacts, ouvrez le menu Rapports et cliquez sur Doublons Potentiels.

La page liste les contacts qui partagent le même nom et prénom ou la même adresse email. Le bouton de la colonne Actions ouvre la fenêtre Doublons Potentiels du contact.

Fusionner deux contacts

La fiche que vous avez ouverte est conservée : l'autre contact y est fusionné puis supprimé. Ouvrez donc d'abord la fiche du contact à garder.

1. Dans la fenêtre Doublons Potentiels, cliquez sur le bouton Fusionner de la ligne du doublon.
2. La fenêtre Fusionner vous rappelle que toutes les données des contacts seront fusionnées. Cliquez sur Fusionner pour confirmer.

Le message Fusion effectuée confirme l'opération.

Ce qui est fusionné

• L'historique : activités, notes, emails, tâches et événements rattachés au contact.
• Les éléments liés : documents, devis, opportunités, commandes, factures, jobs dont le doublon était le contact principal, tickets, feuilles de temps.
• Les coordonnées : les téléphones et emails du doublon complètent les emplacements libres de la fiche conservée. Les autres champs, adresses et champs personnalisés ne sont repris que s'ils sont vides sur la fiche conservée.
• Les comptes : si le doublon est relié à un autre compte, ce compte est ajouté aux comptes liés du contact conservé. Ses responsables sont aussi ajoutés. Voir Relier un contact à plusieurs comptes.

Ce n'est pas un doublon

Si les deux fiches désignent bien deux personnes différentes, cliquez sur le bouton Il ne s'agit pas d'un doublon ! de la ligne. Nicoka ne les signalera plus comme doublons, dans un sens comme dans l'autre.

Les paires exclues sont listées sous Doublons exclus, en haut de la page Doublons Potentiels ; vous pouvez y annuler une exclusion.

Peut-on annuler une fusion ?

Non. Une fusion ne peut pas être annulée : vérifiez bien les deux fiches avant de confirmer.