Gérer un groupe et ses établissements : compte parent, filiales et sites

Un client est souvent un groupe présent à plusieurs endroits : une société mère et ses filiales, ou une entreprise avec plusieurs établissements, agences ou entrepôts. Nicoka propose deux façons de le représenter dans le CRM, qui peuvent se combiner :

• un compte par établissement, rattaché au compte du groupe par le champ Compte Parent ;


• un seul compte avec plusieurs sites, dans la rubrique Sites de la fiche.

Quelle organisation choisir ?

Un compte par établissement convient quand chaque établissement se gère comme un client à part entière : ses contacts, ses missions, ses opportunités, ses factures, son responsable, son statut et son propre SIRET. Le compte du groupe donne la vue d'ensemble.

Un compte avec des sites convient à un même client, avec une seule fiche et un seul SIRET, présent à plusieurs adresses. Vous indiquez sur quel site travaille chaque contact et où se déroule chaque mission. Un site porte un libellé, une adresse et des téléphones, mais pas de SIRET.

Rattacher un établissement à son groupe

1. Créez le compte du groupe, ou ouvrez-le s'il existe déjà.


2. Ouvrez la fiche de l'établissement, rubrique Informations.


3. Dans le bloc Données d'en-tête, choisissez le groupe dans le champ Compte Parent, puis enregistrez.

Sur la fiche du groupe, la rubrique Filiales liste ses établissements. Son bouton Ajouter ouvre la création d'un compte dont le Compte Parent est déjà renseigné. La rubrique Missions du groupe reprend aussi les missions de ses établissements.

Le SIRET de chaque établissement

Les établissements d'une entreprise partagent son SIREN (9 chiffres), mais chacun a son propre SIRET (14 chiffres : le SIREN suivi du numéro de l'établissement). Pour remplir la fiche d'un établissement, saisissez son SIRET dans la loupe du champ SIRET, bloc Identification : Nicoka reprend l'adresse de cet établissement (voir Remplir l'identification d'un compte ou d'un fournisseur depuis son SIRET). Les SIRET de tous les établissements d'une entreprise sont listés sur annuaire-entreprises.data.gouv.fr.

À l'inverse, un SIREN, ou la recherche de la société par son nom à la création du compte, reprend le SIRET et l'adresse du siège.

À la création d'un compte, Nicoka refuse les doublons : un compte qui reprend le Nom, le SIRET, l'Email ou le Site Web d'un compte existant n'est pas enregistré, et le message indique le compte en double. Pour les établissements d'un même groupe :

• donnez à chacun un Nom distinct. La loupe remplit le Nom avec la raison sociale de l'entreprise, identique pour tous ses établissements : complétez-le avant d'enregistrer, par exemple Dupont Conseil - Lyon ;


• saisissez le SIRET de l'établissement, pas celui du siège. Un refus sur le SIRET est souvent le signe que le SIRET du siège a été repris ;


• gardez le site web commun sur le compte du groupe.

Le SIRET n'est pas obligatoire : le rattachement au groupe ne dépend que du Compte Parent.

Activer la rubrique Sites

Si la rubrique Sites n'apparaît pas sur vos fiches, un administrateur l'active pour tous les comptes :

1. Dans le menu latéral, ouvrez Paramétrage > Modules, puis cliquez sur Paramétrage sur la carte CRM.


2. Dépliez Comptes et cliquez sur Rubriques.


3. Sur la ligne Sites, cliquez dans la colonne Actif : la coche apparaît et la rubrique s'affiche sur les fiches.

Les colonnes Afficher dans le menu et Afficher dans résumé placent la rubrique dans le menu de la fiche et sur son résumé. Visible par choisit les profils qui la voient.

Ajouter des sites à un compte

Chaque adresse saisie sur le compte crée automatiquement un site, nommé d'après son type (par exemple Adresse Principale), qui suit ses modifications. Pour ajouter un autre site :

1. Sur la fiche du compte, ouvrez la rubrique Sites et cliquez sur Ajouter.


2. Saisissez le Libellé du site, par exemple Entrepôt - Roissy, puis son adresse et, si besoin, ses téléphones.


3. Cliquez sur Créer.

La rubrique liste les sites du compte et le nombre de contacts rattachés à chacun.

Rattacher un contact ou une mission à un site

Contact : sur la fiche du contact, rubrique Info, bloc Données Société, choisissez son Site principal et, s'il intervient ailleurs, ses Sites secondaires. Un contact créé sur le compte reçoit par défaut le site de l'adresse principale, sinon le premier site.

Mission : dans le bloc Adresse de la mission, choisissez Site dans Type d'adresse, puis le site du compte où se déroule la mission.